דצמ 242014
 

מזמן כבר רציתי לספר לכם על נושא כאוב, אבל בכל פעם שכחתי. אז הנה, עכשיו אני מספר: אני שכחן. זה לא שלפעמים אני שוכח – יותר נכון יהיה לומר שלעתים נדירות אני זוכר. המצב עד כדי כך גרוע, שפעם אפילו… על מה רציתי לספר? שוב שכחתי.

למזלי, יש סביבי אבזרי עזר לשכחן. דיברנו עליהם במסגרת מאמר על משימות ורשימות (זוכרים?). אבל לפעמים אני עדיין צריך תזכורות, ככה בקטנה: לקחת את הילדה מבית הספר ביום מסוים, להתקשר לחבר מהעבודה, ואפילו לקחת תרופה כשאני חולה. המשותף לכל הדברים הללו הוא שהם אמורים להתבצע בזמן מסוים, ומצד שני – הם אינם חלק מהשגרה, ולכן אני שוכח לבצע אותם.

לא תופתעו לגלות שגם במקרה הזה אני משתמש בכלים הדיגיטליים שברשותי. הפעם מדובר בלוח השנה: אם ידוע לי שהילדה מסיימת מוקדם ביום חמישי הבא, אני יוצר לעצמי תזכורת בדמות אירוע בלוח השנה, עם התראה מוקדמת שתאפשר לי להגיע לבית הספר בזמן. מכירים את המצב הזה, בו אתם מבקשים משהו ממישהו, והוא מבקש מכם להזכיר לו לטפל בעניין, ולכן אתם מבקשים ממנו שיזכיר לכם להזכיר לו וחוזר חלילה? כל אחד מאיתנו מנסה להתנער מהאחריות לזכור ולהטיל אותה על האחר – אבל אין בכך צורך: אם אני צריך להתקשר לחבר כדי להזכיר לו לעשות משהו, אני מתזמן "פגישה" עבור השיחה לזמן בו נראה לי שאהיה פנוי – לדוגמה, בערב אחרי כיבוי האורות של הילדים.

אירוע חוזר ביומן Google

אירוע חוזר ביומן Google

כשאני חולה (לא עלינו) וצריך לקחת תרופה בכל יום בשבוע הקרוב, אני יוצר אוסף של אירועים זהים באמצעות יכולות השכפול של תוכנת היומן שלי (Outlook קורא לזה "סדרה", יומן Google קורא לזה "אירוע חוזר"): לאירועים הללו יש תוכן ושעה זהים, אבל כל אחד מהם יארע ביום אחר – לדוגמה, מדי יום מיום שלישי הקרוב ועד ליום שני הבא בשמונה בבוקר (Outlook קורא לזה "מופע חוזר", יומן Google קורא לזה סתם "חוזר"). הטלפון, הטאבלט ו/או המחשב שלי יצפצפו בשעה היעודה ויזכירו לי להיות בריא.

סדרת פעילויות ב-Outlook. שימו לב למופע החוזר (לחצו על התמונה להגדלה)

סדרת פעילויות ב-Outlook. שימו לב למופע החוזר (לחצו על התמונה להגדלה)

דצמ 122013
 

פתגם אנגלי ישן טוען כי לא ניתן ללמד כלב זקן לבצע טריקים חדשים. הבעיה הניצבת בפנינו הפעם היא: האם ניתן ללמד כלב צעיר טריקים ישנים? או, אם יורשה לי להיות ספציפי יותר: האם ניתן לגרום ל-Office 2013 לזנוח חלק מהחידושים שבה לטובת התנהגות ישנה ומוכרת?

חבילת התוכנות המשרדיות Office של מיקרוסופט נמצאת כמעט בכל בית. גרסת 2013 הינה גרסת המשך ל-2007 ול-2010, עם כמה שיפורים קטנים (המשמעותי שבהם הוא האינטגרציה עם שירות SkyDrive של מיקרוסופט, אבל זהו נושא אחר ויידון בפעם אחרת) וכמה שינויי עיצוב – וכאן קבור הכלב מהשאלה למעלה. הנה נעבור על מקבץ מייצג של השינויים הללו ונבדוק האם אפשר להחזיר אותם לקדמותם, ואיך.

מסך התחל – גם ב-Office

בכל פעם שנפעיל את Word 2013 בלי להגדיר מסמך כלשהו (כלומר – הרצה ישירה של Word ולא קליק כפול על מסמך), נקבל את מסך הפתיחה הבא:

מסך התחל של Word 2013

מסך התחל של Word 2013 (לחצו להגדלת התמונה)

התוכנה רוצה מאוד לעזור לנו, ולכן היא פורשת בפנינו את שלל האפשרויות העומדות בפנינו: סיור ברחבי התוכנה החדשה, יצירת מסמך בשלל עיצובים ונושאים (רוצים לכתוב קורות חיים? אולי ליצור רשימת פעולות לביצוע?), וגם – כמה בנאלי – יצירת מסמך חדש, ריק ונקי. זה מזכיר לי את המסייע שהתלווה ל-Word במשך שנים רבות בדמות אנימציה של סיכה משרדית או כלבלב, ריחף לו בצד המסמך והציע בכל רגע הצעות מיותרות לחלוטין. הקישו "clippy" במנוע החיפוש המועדף עליכם כדי לראות עד כמה העולם "אהב" את הרעיון. ולענייננו: הצעות הן דבר נחמד בפעם הראשונה, אבל בפעם השלישית הן כבר מעיקות ובפעם החמישית הן מעצבנות לגמרי. רוב הזמן, אני מעוניין ליצור מסמך חדש על-גבי דף חלק ונקי. את העיצוב אשאיר לסוף.

נושא נוסף שקצת מציק לי, ואולי גם לכם, הוא תצוגת הקריאה – כאשר Word מציג מסמך באופן שיהיה נוח לקריאה מעל-גבי מסך, בניגוד לתצוגה הרגילה, המראה לנו איך ייראה המסמך שלנו אם נדפיס אותו (כולל הדמיה של שולי הדפים, תצוגת מספרי העמודים ועוד). כלומר, זו היתה הכוונה. בגרסת 2013, מיקרוסופט נטתה בבירור לכיוון טאבלטים וטלפונים – מוצרים בעלי מסך קטן יחסית – ולכן Word מציג את המסמך באותיות ענק, דבר הגורם לכך שכל מסמך קטן ישתרע על-פני עמודים רבים.

ביטול תצוגת קריאה ומסך התחל ב-Word 2013

ביטול תצוגת קריאה ומסך התחל ב-Word 2013 (לחצו להגדלת התמונה)

את שתי הבעיות הללו ניתן לפתור במקום אחד: היכנסו ל-Word ופיתחו מסמך ריק כדי לקבל את תצוגת רצועת הכלים. ביחרו בלשונית קובץ ואז באפשרויות. בחלון שיוצג, תוכלו למצוא בלשונית כללי (הלשונית הראשונה שתוצג) שתי תיבות סימון: ניקוי תיבת "פתח קבצים מצורפים…" יגרום ל-Word להציג את כל המסמכים בתצוגה הרגילה, ללא קשר למוצאם (המקום ממנו פתחתם אותם). ניקוי תיבת "הצג את מסך התחל…" יחזיר את ההתנהגות הרגילה והמוכרת של Word – פתיחה של מסמך ריק כברירת מחדל. לחצו על כפתור אישור וחיזרו לעבוד כפי שאתם אוהבים.

Word כמקרה מבחן

מסך הפתיחה, או כפי שקוראים לו במיקרוסופט "מסך התחל", קיים גם בתוכנות Excel ו-PowerPoint. ההוראות לביטולו זהות.

מה החזאי מבין

לאנשי Outlook נגמרו, כנראה, הרעיונות לתכונות חדשות עבור התוכנה. זו כנראה הסיבה לכך שהם הוסיפו את תחזית מזג-האוויר ללוח השנה (אפשרות אחרת היא קנאה עזה באפליקציות התחזית השונות בטלפונים ובטאבלטים).

תחזית מזג האוויר, בחסות Outlook 2013

תחזית מזג האוויר, בחסות Outlook 2013 (לחצו להגדלת התמונה)

הרעיון יכול להיות נחמד – תכנון יום העבודה יכול להיות מושפע ממזג-האוויר. מעשית, התחזית היא ליומיים הבאים בלבד, ומוגבלת לספק תחזית (החברה שמבצעת את המדידות ומספקת את הנתונים) אחד, המציע מגוון מוגבל למדי של ערים. תושבי מודיעין או עכו, לדוגמה, ייאלצו להסתפק בתחזית עבור מקומות קרובים (רמלה וקריית ים).

הוספת והסרת ערים מהרשימה

הוספת והסרת ערים מהרשימה

לחיצה על החץ שמשמאל לעיר המוצגת תציג רשימת ערים – אם תבחרו באחת מהן, היא זו שתוצג מעתה והלאה. העברת העכבר מעל לאחת השורות הללו תציג כפתור מחיקה (X) משמאל, שיאפשר לכם להסיר את העיר מהרשימה. בחירה בשורה "הוסף מיקום" תאפשר לכם להוסיף עיר לרשימה. כפי שכתבתי, לא כל מקום שתקלידו יוכר על-ידי המערכת, אבל היא תשמח להציע תחליפים קרובים. בנוסף, חלק מהמקומות מופיעים בכיתוב באנגלית בלבד, משום-מה.

אפשרויות מזג-האוויר ב-Outlook 2013

אפשרויות מזג-האוויר ב-Outlook 2013

כדי להיפטר משורת התחזית לגמרי, גשו ללשונית קובץ ובחרו באפשרויות. גשו ללשונית לוח שנה וגללו לתחתית עמוד האפשרויות – שם תוכלו לבטל את הצגת מזג-האוויר בלוח השנה (או לשנות את הטמפרטורות מצלזיוס לפרנהייט).

ויש עוד…

כיסינו מספר דוגמאות בודדות מתוך המגוון הקיים. אם משהו מפריע לכם בתצוגה או בהתנהגות של אחת מתוכנות Office, חפשו באפשרויות וקרוב לוודאי שתמצאו את האפשרות לשנות את ההתנהגות הסוררת. לי, לדוגמה, הפריע מאוד הגופן שנבחר כברירת מחדל עבור גליונות חדשים של Excel – אז מצאתי את האפשרות ושיניתי אותה.

אם חיפשתם ולא הצלחתם למצוא, כתבו הערה בעמוד זה או צרו קשר. בהצלחה!

ספט 162013
 

שוב שכחתם לקנות משהו בסופר, למרות שהייתם ממש ליד המדף? שוב שכחתם להתקשר למיכל, ודווקא הייתם צמודים לטלפון כל הזמן? שוב אתם מוצאים את עצמכם בלי משהו לעשות, למרות שברור שאי-שם בירכתי ראשכם ממתינות עשרות משימות? אל תרגישו רע – ככה זה אצל כולם. כמעט. בואו נראה איך עוברים לצד של אלה ששולטים בעניינים, במקום שהעניינים ישלטו בהם ויפתיעו אותם בכל פעם מחדש.

הפתרון המושלם

הפתרון פשוט. למעשה, הוא כל-כך פשוט, שאתם כבר יודעים עליו מאז כיתה א', ואפילו מוקדם יותר: לכתוב. צריכים משהו מהסופר? הוסיפו לרשימת המכולת. צריכים להתקשר למיכל? כיתבו זאת, כדי שלא תשכחו. יש לכם רעיון פתאומי? אני יודע שאתם בטוחים שתזכרו אותו בעל-פה, אבל אולי כדאי לכם לגבות את זה גם בכתב איפשהו. ההצעה שלי: כיתבו הכל.

גם אם אנחנו בטוחים שנזכור (וכמו שידוע לכולנו, אנחנו שוכחים), גם אם יש לנו זיכרון מעולה, גם אם אמרנו למישהו שיזכור עבורנו – לכתיבה יש יתרונות נוספים.

שקט נפשי

כל עוד אנחנו נאלצים לזכור דברים בראש, אנחנו לא רגועים: אני זוכר שצריך לזכור, לחוץ שמא אשכח, ותמיד מוטרד מהאפשרות שאולי הייתי אמור לזכור משהו אבל שכחתי. ברגע שאנחנו כותבים הכל, אנחנו יכולים לסמוך על כך שהכל נמצא במקום בטוח – מחוץ לראש שלנו.

הקשר (קונטקסט)

רעיונות נוטים לצוץ במקומות ובזמנים בלתי צפויים: רעיון לבילוי עם הילדים צץ באמצע ישיבת עבודה, אנחנו נזכרים שצריך לקנות חלב תוך כדי נהיגה, ומבחינים בכסא הרעוע דווקא כשאנחנו רוצים לשבת עליו, ולא ליד מדף המסמרים והדבקים בחנות. אם נכתוב הכל, נוכל לשלוף את הרשימות שלנו בזמן הרלוונטי ולהיעזר בהן. כך, נוכל "להיזכר" במסמרים בזמן הקניות בחנות, ולשלב את הרעיון לבילוי עם הילדים בתכנון החופשה השנתית שלנו.

איך ואיפה?

בכל זמן, בכל מקום ובכל אמצעי. אני, לדוגמה, משתמש בדרך-כלל במחשב ובטלפון ככלי הכתיבה העיקריים שלי. בנוסף, אני מחזיק תמיד פנקס בהישג יד, כדי שסוללה מרוקנת או כל סיבה אחרת לא ימנעו ממני לכתוב מייד כל דבר שאני נזכר בו. במקרים בהם אני לא יכול לכתוב, כמו נהיגה, אני משתמש בתכונת ההקלטה הקולית של הטלפון שלי – אני מקליט את הרעיון, מספר הטלפון שקיבלתי כרגע, העדכון של תאריך המסיבה וכל השאר.

לכתוב בכל מקום - גם במקלחת (ותודה ל-AquaNotes על הרעיון)

לכתוב בכל מקום – גם במקלחת (ותודה ל-AquaNotes על הרעיון)

ארגון

לאחר שכתבנו הכל, כדאי שנארגן את הדברים לפי הנושא או ההקשר שלהם. לדוגמה, כל שיחות הטלפון שעלינו לערוך יישמרו ברשימה אחת – כך, בכל פעם שיהיו לנו כמה דקות ונרצה לנצל אותן היטב, נוכל לשלוף את רשימת הטלפונים ולהתחיל לעבוד, בלי שנצטרך להיזכר למי רצינו לחזור ועם מי אנחנו רוצים לפתוח בדיון.

הרעיון בארגון הוא ההפרדה והגישור בין הפעולות: לפעמים אנחנו חושבים על משהו שצריך לעשות (להתקשר לאודליה), ולפעמים אנחנו ליד הטלפון. הארגון ברשימות עוזר לנו להפריד בין הפעולות הללו רוב הזמן, ולגשר ביניהן רק כשצריך.

רשימות נוספות לשיקולכם:

  • פעילויות ליד המחשב: אימיילים שצריך לכתוב, מסמך שצריך לעדכן, מוצר שרצינו לרכוש באינטרנט ועוד.
  • קניות: זוכרים את החלב והמסמרים? זו הרשימה עבורם. אתם יכולים גם ליצור רשימות נפרדות עבור החנויות השונות – רשימת מכולת עבור הקניות השבועיות, רשימת מוצרים לבית למקרה שתעברו ליד החנות המתאימה וכו'. בפינת רשימת הקניות האישית שלי ממתינות אפילו המידות הפנימיות של אחד הארונות בבית – אני רוצה לרכוש סלסלות שיתאימו לשטחי המדפים, ובכל פעם שאני בחנות המתאימה אני מחפש סלסלות במידות הנכונות.
  • רשימת נושאים לשיחה עם האנשים שאתם מתקשרים איתם רוב הזמן – הבוס, בן/בת הזוג וכו'. בכל פעם שאתם חושבים על נושא לשיחה, אתם יכולים להוסיף אותו לרשימה. בפעם הבאה שיש לכם פגישה עם אותו אדם, תוכלו לדון בכל הנושאים בפעם אחת, במקום להפריע לו שוב ושוב.

מה הקשר למחשבים ולטכנולוגיה?

שאלה מצוינת. כחובב טכנולוגיה המסתדר מצוין גם עם נייר ועט, אני מוצא את עצמי משתמש בטוב שבכל אחד מהעולמות הללו, ולפעמים סתם במה שזמין באותו הרגע.

אני ממשתמשי Outlook, והרשימות שלי מתרכזות בסופו של דבר בצורת משימות בתיקיית המשימות שבתיבה שלי. לכל משימה יש כותרת, ואפשר להצמיד לה תאריך יעד, תזכורות, פירוט והערות, ואפילו לשלוח אותה לאנשים אחרים, במקרה שהם אמורים לבצע את המשימה (מי רוצה לערוך קניות מחר?).

משימות הקבועות בזמן – פגישות עם אנשים, פעילויות חוזרות כמו הגיבוי השבועי ודברים דומים – אני ממקם בלוח השנה, בלוויית תזכורת מתאימה. הוסיפו לכך את תיבת הדואר, ותקבלו סביבת עבודה שמכילה את כל הדרוש – מקום אחד המרכז את כל מה שאני צריך לעשות. סנכרון של Outlook עם תוכנה מקבילה בטלפון מאפשר לי לקחת את כל הרשימות הללו אתי לכל מקום, ואפילו לעדכן אותן ולסנכרן בחזרה אל המחשב שלי. משתמשי ג'ימייל ותוכנות אחרות יכולים ליצור לעצמם סביבת עבודה דומה.

לעשות דברים

את הרעיון לכתוב הכל לא המצאתי בעצמי. קדמו לי רבים וטובים. הנה מקור מהמאה ה-19 – קבלו ציטוט ישיר מתוך הספר "פלא יועץ", העוסק במוסר ומטפטף מדי פעם עצות כלליות לחיים:

שירשם בכתב ישר ויבטא בשפתים יום ליום יביע אמר, יזכר בפה ואל ישכח בלב… כי ראיה מביאה לידי זכירה, ובלבד שיזכר לרשם את הכל בכתב.

אם תרשו לי לחזור למאה הנוכחית, אספר לכם על ספר בשם Getting Things Done, או בקיצור GTD, מאת דייוויד אלן, המתווה דרך פעולה שעוזרת לי גם היום לזכור הכל ולהשתמש בצורה יעילה בזמן שלי. על הספר, ועל הרעיונות הנוספים שבו, אכתוב מאמרים נוספים בעתיד.

ועכשיו תסלחו לי, אני צריך להוסיף לעצמי תזכורת לכתוב את המאמרים הללו.

יול 182013
 

קיבלתם אימייל מעניין ואתם רוצים לשלוח אותו לכל מכריכם וקרוביכם? כתבתם מניפסט מהפכני ואתם רוצים להודיע על כך לעולם כולו? אתם רוצים להודיע משהו ליותר מאדם אחד, ומעוניינים בתגובה/אישור/הערות? חכו רגע, אל תשלחו את האימייל שלכם עדיין. הרשו לי להראות לכם משהו.

קודם כל, לפני שאתם מעבירים למישהו אימייל שקיבלתם, אנא ודאו שהוא אמיתי. שנית, עיצרו רגע לחשוב על המקבל: האם הוא ישמח לקבל את ההודעה שלכם, או שיש סיכוי סביר (ואולי יותר מכך) שהוא ימחק אותה מייד, ואולי אפילו יפטיר איזו קללה עסיסית אודות האנשים שמזבלים לו את תיבת הדואר?

אם עברתם את המשוכה – את בטוחה שההזמנה להרצאה שלך אכן אמורה להישלח לכל האנשים שבחרת, אתה בטוח שהסטיקר שעיצבת ישמח את כל המכותבים עליהם החלטת – יש לי (ולמכותבים שלכם) עוד בקשה קטנה: אל תפרסמו את רשימת המכותבים המלאה. בכל אימייל שאתם שולחים, אתם מציינים את כתובת השולח (אתם), וכן את כתובות האימייל של כל הנמענים בתיבת "אל" (To). זה טוב ויפה, וזו דרכה היחידה של תוכנת האימייל שלכם לבצע את המשלוח עד לתיבת הדואר של הנמענים, אבל בדרך, אתם מפרסמים לכל נמען את שמות כל הנמענים האחרים. אם כל נמען ישיב לכם, אפילו תשובה קצרצרה ("אני מגיע!" "ממתי את מרצה על ננוגיאופיזיולוגיה השוואתית?" "מצחיק!!!!1"), וילחץ בטעות על כפתור "השב לכולם" (Reply All), הרי שכל הנמענים האחרים יהיו שותפים בעל-כורחם לשיחה. בנוסף, זוהי חדירה אפשרית לפרטיותם של אנשים (אולי חלק מהנמענים שלך לא מעוניינים שכל העולם ידע את הכתובת האישית שלהם?), שלא לדבר על הצקות, הטרדות ומשלוח אימיילים לא-רצויים אחרים על-ידי מי מהנמענים לכל הנמענים האחרים.

אז מה עושים?

איך שולחים אימייל אחד להרבה אנשים, בלי לחשוף אותם זה לזה? יש פתרון פשוט: עותק מוסתר.

כל תוכנות האימייל מגיעות עם שני שדות עבור נמענים: "אל" – שדה אליו נוסיף את הנמענים הראשיים, ו"עותק" – שדה אליו נוסיף מכותבים שאמורים רק להיות מודעים לאימייל שלנו. זהו שריד לימים בהם שלחנו מכתבים שנכתבו או הודפסו בדיו על-גבי נייר (זוכרים?). מכתבים רשמיים פתחו בשורה "אל:" בתוספת שם הנמען – נאמר, פקיד זוטר במשרד לענייני משהו. מתחת לנמען הופיע "העתק:" – שמו של נמען נוסף, בדרך-כלל הממונה על הנמען הראשי, לדוגמה השר עצמו. זו היתה הדרך לכתב אדם אחד, אך להודיע על כך גם לאדם השני, ולא פחות מכך – לרמוז לנמען שלנו שהאדם השני יודע על המכתב ששלחנו ועוקב אחר ההתפתחויות. מאחר שההעתקים הללו נוצרו בעבר באמצעות נייר העתקה (נייר פחם), שדה הנמענים הנוספים (ההעתק) קרוי עד היום באנגלית "העתק פחם" (Carbon Copy, או בקיצור CC).

שני השדות הללו – "אל" ו"העתק" – זהים מבחינתה של תוכנת הדואר: היא תשלח את ההודעה לכל המכותבים במידה שווה, ללא קשר לשדה בו הם רשומים. קוראי האימייל יוכלו לראות את שם השולח, את שמות הנמענים הראשיים וגם את שמות הנמענים שקיבלו "העתק". אבל יש עוד שדה אחד, סודי למחצה: ההעתק המוסתר. שדה זה דומה למדי מבחינת תוכנת הדואר לשדות האחרים – היא תשלח עותק של ההודעה לנמענים המופיעים בשדה, אבל בהבדל אחד: שמות הנמענים המופיעים בשדה לא יופצו בהודעה. באנגלית נקרא השדה הזה "העתק פחם עיוור" (Blind Carbon Copy, או BCC). עכשיו אתם יודעים מה פשר האימיילים שאתם מקבלים למרות ששמכם בכלל לא מופיע ברשימת הנמענים, או – הרבה יותר מוזר – אם רשימת הנמענים ריקה לגמרי: השולח נהג בנימוס (קוראים לזה netiquette, "נימוסי רשת", ואנו נדון בהם אולי בפעם אחרת) וחסך מכם את החשיפה לאנשים אחרים.

עותק מוסתר בפעולה...

עותק מוסתר בפעולה…

...וככה זה נראה בצד המקבל. שימו לב לשדות "עותק" ו"אל" הריקים.

…וככה זה נראה בצד המקבל. שימו לב לשדות "עותק" ו"אל" הריקים.

אם איכם רואים את שדה ההעתק המוסתר, בידקו את הגדרות תוכנת הדואר שלכם. ב-Outlook, לדוגמה, תוכלו למצוא את ההגדרה הרלוונטית אם תיצרו הודעת אימייל חדשה, תגשו לתפריט אפשרויות ותוודאו שהמלבן עותק מוסתר מסומן (מואר). ככה זה נראה ב-Outlook 2010:

אפשרות עותק מוסתר ב-Outlook 2010

אפשרות עותק מוסתר ב-Outlook 2010

מהיום, כשאתם שולחים אימייל בתפוצה רחבה, אנא ודאו ששמות הנמענים נמצאים כולם בשדה העותק המוסתר. הם ואני מודים לכם מראש.

ספט 262012
 

בעבר כבר כתבתי על הוספת חגים עבריים (כמו פסח) וישראליים (כגון יום העצמאות) ל-Outlook. הוספתי גם מאמר המלמד איך להוסיף תאריכים עבריים ללוח השנה שלו. במשך הזמן, קיבלתי מספר שאלות נוספות בנושא, ואחרי חקירה מאומצת מצאתי תשובות מעניינות; כפי שנראה מייד, עכשיו הזמן הטוב ביותר לדבר על הנושא. הפתרונות מבוססים על אתר חביב בשם Hebcal, המציע שירות חיוני לתושבי מדינת ישראל בפרט וליהודי העולם בכלל, ועושה זאת חינם אין כסף. האתר כתוב אמנם באנגלית, אבל במאמר זה אנו ננווט בו ונגלה את צפונותיו בעברית צחה. ויש אפילו בונוס: באותו מחיר (אמרתי כבר שהפתרון הזה לא עולה אגורה?), תקבלו גם לוח שנה מוכן להדפסה או לשמירה.

עכשיו הזמן

גם אם עקבתם אחר ההוראות במאמר על הוספת החגים, עוד מעט תהיו בבעיה: כל גרסאות Outlook מוסיפות חגים וימים מיוחדים עד סוף שנת 2012. החל משנת 2013, אנחנו בצרות.

נכון, מיקרוסופט יוציאו קובץ עם תוספות חגים לעוד שנה-שנתיים, ושנתיים אחר-כך עוד קובץ, אבל נצטרך לחפש ולמצוא אותם בכל פעם מחדש. במקום זה, אפשר לשמור בסימניות או ברשימת המועדפים בדפדפן שלנו אתר אחד, שיוכל לתת לנו קובץ מתאים כל פעם מחדש. הנה הקישור, לחצו עליו ושימרו כסימניה או ברשימת המועדפים:

http://www.hebcal.com/hebcal

מה תרצו היום?

שמרתם? נהדר. העמוד ששמרתם מאפשר ליצור לוח שנה מותאם אישית. תוכלו לבחור בו את האפשרויות הבאות:

אפשרויות קביעת טווח התאריכים

  • סוג השנה המבוקשת – עברית (Hebrew Year) או לועזית (Gregorian). האם אתם רוצים לוח שנה עבור תשע"ג או 2013?
  • השנה המבוקשת – 2013, 2014 וכו' (אל תשכחו לכתוב את השנה המלאה, עם ארבע ספרות), או 5773 (תשע"ג), 5774 (תשע"ד) וכו'. בחירה בסוג השנה המבוקשת (עברית/לועזית) תשנה את המספור.
  • טווח הזמן המבוקש – חודש מסוים (ניתן לבחור מהרשימה ליד הכיתוב Month), או כל השנה (– Entire Year –)?

אפשרויות הוספת אירועים

  • האם תרצו לכלול חגים בלוח השנה? אם כן, סמנו את התיבה All default Holidays. מאחר שאנחנו פה כדי להוסיף חגים, אני מניח שתרצו להשאיר את האפשרות הזו מסומנת.
  • אם תרצו לכלול ראשי חודשים עבריים כאירועים בלוח השנה, סמנו את התיבה Rosh Chodesh.
  • כדי לכלול צומות "קלים", כגון תענית אסתר או עשרה בטבת, סמנו את האפשרות Minor Fasts.
  • שבתות מיוחדות בלוח העברי (שבת שובה, שבת שקלים ועוד) ניתן להוסיף באמצעות סימון Sepcial Shabbatot.
  • אם אתם רוצים ש-Outlook יראה לכם את ימי ספירת העומר, סמנו את Days of the Omer.
  • כדי ללמד את Outlook מה פרשת השבוע, סמנו את האפשרות Weekly Sderot. ניתן לסמן את הפרשות כפי שהן נקראות בארץ (Israel) או בחו"ל (Diaspora) – יש הבדלים קטנים במספר מקרים.

אפשרויות אחרות

  • איך תרצו לקרוא את האירועים שבחרתם? עבור עברית, בחרו באפשרות Hebrew only. אם אתם רוצים את השמות באנגלית ("Sukkot"), באנגלית ובעברית ("Sukkot" וגם "סוכות"), או אפילו בהגיה אשכנזית טהורה ("Sukkos"), תוכלו לבחור באפשרויות האחרות.
  • האם תרצו לציין תאריכים עבריים עבור אירועים? אם אתם מציגים כבר תאריכים עבריים ב-Outlook, אין צורך לבחור באפשרות הזו – כבו את Show Hebrew date for dates with some event.
  • האם תרצו להציג תאריכים עבריים בלוח השנה כולו? סמנו את האפשרות Show Hebrew date for entire date range אם אתם רוצים להציג את הלוח למטרת הדפסה או שמירה. אם אתם כאן רק בשביל Outlook, בטלו את האפשרות.

זמני הדלקת נרות

  • אם תרצו לגייר לגמרי את לוח השנה שלכם, למדו אותו מתי נכנסת השבת באיזור המגורים שלכם. לא ניכנס כאן לפרטים, רק נציין שאם תבחרו באפשרות none או שלא תמלאו מספרים בתיבות הטקסט המתאימות, זמני הדלקת הנרות לא ייתווספו ללוח השנה שלכם.

הכל מוכן? לחצו על כפתור התצוגה המתאימה:

כפתור תצוגה מקדימה

ותקבלו תצוגה של לוח השנה, בטווח התאריכים ועם האירועים שבחרתם.

תצוגה מקדימה של לוח השנה

תצוגה מקדימה של לוח השנה (לחצו להגדלת התמונה)

ייצוא לכל תוכנה בכל עונה

יוצרי האתר הגדילו לעשות, והם מציעים לכם לשמור את לוח השנה שיצרתם על-מנת שתוכלו לייבא אותו לתוכנת לוח השנה המועדפת עליכם. אנחנו מעוניינים, כמובן, ב-Outlook, אבל אם אתם משתמשים בלוח השנה של גוגל, תוכלו לבקש ייצוא של לוח השנה לפורמט מתאים עבורו, ואם יש לכם אייפון או אייפד, תוכלו לייבא גם אליהם.

אם תעקבו אחר ההוראות המפורטות שמספק האתר (באנגלית), תקבלו לוח שנה נוסף בתוך Outlook. אנחנו מעוניינים בלוח שנה יחיד ובייבוא כל האירועים החדשים לתוכו, ולכן נבצע את הפעולות הבאות:

  1. נבחר דווקא בייצוא לתוכנת שולחן העבודה של פאלם – Palm Desktop. לחיצה על הקישור תפתח בפנינו קישור נוסף בשם hebcal_2013_2017.vcs – נלחץ עליו ונבקש לשמור אותו במחשב שלנו.
  2. לאחר מכן, נפתח את Outlook ונייבא את לוח השנה:
    • אם ברשותנו Outlook 2003, נלחץ על קובץ ואז על ייבוא וייצוא. ברשימה שנקבל, נבחר באפשרות ייבוא קובץ iCalendar או vCalendar, נלחץ על כפתור הבא ונבחר בקובץ לוח השנה ששמרנו כרגע. נבקש לייבא אותו אל תוך לוח השנה הקיים.
    • אם ברשותנו גרסה חדשה יותר, נלחץ על כפתור Office (ב-Outlook 2007) או קובץ (בגרסת 2010), נבחר באפשרות פתח ואז יבא. ברשימה שנקבל, נבחר באפשרות ייבוא קובץ iCalendar או vCalendar, נלחץ על כפתור הבא ונבחר בקובץ לוח השנה ששמרנו כרגע. נבקש לייבא אותו אל תוך לוח השנה הקיים.
ייבוא לוח שנה אל Outlook

ייבוא לוח שנה אל Outlook

לוח השנה שלנו עודכן. אל תשכחו לבקר שוב באתר Hebcal בשנת 2017 כדי לחדש את אירועי השנים הבאות!

אוג 232011
 

אני עובד כבר שנים עם Outlook, לא רק כתוכנת אימייל אלא גם כמחברת משימות, כשירות תזכורות אישי ובעיקר – כלוח שנה. רוצים לקבוע אתי פגישה? אין בעיה, חכו רגע ואבדוק אם אני פנוי באותו זמן… Outlook מוסר שיש לי שעה פנויה באותו יום, אפשר לקבוע (ולעדכן את הפגישה בלוח השנה שלו).

נכון ש-Outlook הוא לא "משלנו" – הוא נוצר בארה"ב הרחוקה ולא יודע מתי ראש השנה ומתי יום העצמאות, אבל אפשר ללמד אותו. אם אתם עובדים הרבה עם צרפת או הודו ורוצים לדעת מתי כדאי ומתי לא כדאי להתקשר אליהם, תוכלו להדריך אותו להציג לכם גם את החגים המקומיים שם. למרות זאת, אני פוגש מדי פעם אנשים שמחזיקים לוח שנה אמיתי – מנייר, כזה שמדפדפים בו באמת ולא בקליק – על השולחן, ולא רק בשביל התמונות. כשאני שואל למה יש להם שני לוחות שנה, התשובה הקבועה היא שזה בגלל התאריכים העבריים. לא משנה אם אתם חילוניים או דתיים, הלוח העברי נמצא בשימוש תמידי בארץ, אם זה כדי לחפש את עונות החגים (תשרי, ניסן) או אפילו כדי למצוא ביתר קלות מועדים שונים: גם אם Outlook כבר מציג את החגים העבריים, עדיין צריך לחפש אותם. קל יותר למצוא את חנוכה כשאני מביט בתאריך י"ג בחשוון מאשר כשאני נמצא ב-27 בדצמבר. הבעיה מתגברת כשהגננת מספרת על המסיבה בגן, או החברים על בר-המצווה, והיד נשלחת לרשום תזכורת בלוח השנה הפיזי: עכשיו יש לכם שני מקומות בהם כתובות פגישות, ובכל פעם שתרצו לקבוע פגישה חדשה תצטרכו להיוועץ בשניהם.

אין צורך להיכנס לפאניקה – גם כאן, Outlook משנס את מתניו ובא לעזור. נניח שלוח השנה שלכם נראה כך:

לוח שנה לועזי

כדי להוסיף לו לוח שנה עברי, עליכם לבצע את הצעדים הבאים:

  • Outlook 2010

הוספת לוח שנה חלופי - מסך האפשרויות (לחצו להגדלת התמונה)

הוספת לוח שנה חלופי - מסך האפשרויות (לחצו להגדלת התמונה)

  1. לחצו על לשונית קובץ ובחרו באפשרויות
  2. לחצו על לוח שנה
  3. תחת תת-הכותרת אפשרויות לוח שנה, חפשו את תיבת הסימון אפשר לוח שנה חלופי וסמנו אותה
  4. מתחת לתיבת הסימון יש שתי רשימות. בחרו באפשרות "עברי" בשתיהן (הרשימה הימנית מאפשרת לבחור בשפת התצוגה, והשמאלית – בלוח השנה הרצוי. לדוגמה – בחירה ב"אנגלי" בעמודה הימנית וב"עברי" בשמאלית תציג את החודש "Elul", בעוד בחירה ב"עברי" בשתי הרשימות תציג אותו כ"אלול")
  5. לחצו על אישור כדי לצאת ממסך האפשרויות
  6. העבירו את כל ההערות שרשמתם בעט על לוח השנה המשרדי שלכם ל-Outlook, והתחילו ליהנות מלוח שנה יחיד ומעודכן
  • Outlook 2007

לחצו על כפתור Office ובחרו באפשרויות. לאחר מכן, עקבו אחר ההוראות עבור Outlook 2010 מצעד 2 והלאה.

  • Outlook 2003

  1. בתפריט כלים, לחצו על אפשרויות ולאחר מכן על אפשרויות לוח שנה
  2. תחת אפשרויות מתקדמות, סמנו את תיבת הסימון אפשר לוח שנה חלופי
  3. מתחת לתיבת הסימון יש שתי רשימות. בחרו באפשרות "עברי" בשתיהן (הרשימה הימנית מאפשרת לבחור בשפת התצוגה, והשמאלית – בלוח השנה הרצוי. לדוגמה – בחירה ב"אנגלי" בעמודה הימנית וב"עברי" בשמאלית תציג את החודש "Elul", בעוד בחירה ב"עברי" בשתי הרשימות תציג אותו כ"אלול")
  4. לחצו על אישור כדי לסגור את מסך אפשרויות לוח השנה, ושוב אישור כדי לצאת ממסך האפשרויות
  5. העבירו את כל ההערות שרשמתם בעט על לוח השנה המשרדי שלכם ל-Outlook, והתחילו ליהנות מלוח שנה יחיד ומעודכן

לוח השנה המאוחד שלכם מוכן, וכך הוא נראה:

לוח השנה של Outlook, כולל תאריך עברי

לוח השנה של Outlook, כולל תאריך עברי

ינו 162011
 

ב-Office 2007, שינתה מיקרוסופט את צורת העבודה עם Word ,Excel ו-PowerPoint. ב-Office 2010, הצטרפו לשינוי גם Outlook ו-OneNote. אנשי Office איחדו את התפריטים (קובץ, עריכה, תצוגה…) ואת סרגלי הכלים (שורות הכפתורים שמתחת לתפריטים), ויצרו את רצועת הפקודות – לשוניות (המכונות כרטיסיות), שכל אחת מהן מכילה פקודות שונות, עם מראה גרפי המקל על זיהוין.

לכל אלה שמשתמשים עדיין בגרסת 2003 (או אפילו בגרסה ישנה יותר), להלן הבדל לדוגמה. במקום התפריט "הוספה", שדרש פתיחה של תתי-תפריטים ומעבר על כתוביות טקסט ב-Word 2003…

תפריט הוספה - Word 2003

…מאפשרת רצועת העריכה מבט נוח יותר, עם איורים שעוזרים למצוא את הפעולה המבוקשת ביתר קלות:

רצועת הוספה - Word 2010

עם צאתו של Office 2007, בו הוצגו הרצועות לראשונה, החל ויכוח קולני בין המצדדים בממשק החדש לבין אלה שרק רצו שיעזבו אותם בשקט ויתנו להם לעבוד עם התפריטים המוכרים. משום מה, במיקרוסופט החליטו ללכת על כל הקופה, ולא נתנו אפשרות למשתמש לבחור עם איזה ממשק הוא רוצה לעבוד, כך שלמשתמשים בגרסהה החדשה לא נותרה ברירה והם נאלצו ללמוד מחדש איפה נמצאת כל פקודה.

מסתבר שמישהו בכל זאת הקשיב: אנשי מעבדות Office, גוף המחקר של הקבוצה שהביאה לנו את כלי העבודה הללו, הגו ופרסמו משחק בשם Ribbon Hero, "גיבור הרצועה". השם נלקח מהמשחק הפופולרי Guitar Hero (גיבור הגיטרה), בו השחקן מקבל גיטרה מפלסטיק וצריך "לנגן" עליה את השיר שמופיע מולו. Ribbon Hero יכול לאתגר אותנו עם PowerPoint ,Excel ,Word ואפילו OneNote. הוא עובד עם גרסאות Office 2007 ו-2010.

כשנפעיל את המשחק, נוכל לבחור את הכלי בו נשחק (Excel ,Word וכו'). לאחר מכן, נקבל משימות (או אתגרים, כפי שקוראים להם במשחק) לביצוע ואת מספר הצעדים הדרוש. אם נבחר בפקודות הנכונות, נקבל נקודות, ובינתיים נתרגל לממשק החדש.

הנה האתגר הראשון שקיבלתי: למצוא את הדרך לשנות גודל גופן – להקטין קטע אחד ולהגדיל את השני. קלי קלות.

Ribbon Hero - Word, האתגר הראשון

כפי שניתן לראות בצילום המסך, ניתן לבחור במספר קטגוריות – עבודה עם טקסט, עריכת עמוד ועוד. ניתן לקבל את האתגר ולשחק בו, או לעבור לאתגר הבא. עם קבלת האתגר, תיפתח התוכנה המתאימה (במקרה זה, Word) ונתבקש לבצע את השינויים. בדוגמה שלנו, יש לבחור את הטקסט הקטן ואז ללחוץ על כפתור "הגדל גופן" (הכפתור הזה: כפתור הגדל גופן ב-Word). המשחק יאשר את הפעולה עם בלונים וצלילים. אם לא הצלחנו, ניתן לבקש עזרה: לעבור לקישור אל עמוד העזרה של אותה תכונה ואפילו לצפות בסרטון וידאו הממחיש אותה. כאן, אולי, המקום להוסיף אזהרה קטנה: המשחק כולו באנגלית. ניתן להתקין אותו גם על Office בעברית, אבל ההוראות והקישורים לעמודי העזרה יישארו באנגלית. למרות זאת, המשחק מומלץ ביותר, מאחר שאחד היתרונות של ממשק הרצועה הוא הגרפיות שלו, שעוזרת להבין פקודות גם אם הן בשפה אחרת.

לפרטים נוספים ולהורדת המשחק, גשו לאתר הבית של Ribbon Hero (כן, באנגלית).

עברי, דבר עברית!

רגע לפני שאתם רוגמים אותי בדיסק ההתקנה של Office: אני מבין שלא כולם שולטים בשפתו של שייקספיר (ושל ביל גייטס). למענכם, פיתחו אנשי מיקרוסופט כלי עזר קטנים, ה"מתרגמים" תפריטים וסרגלי כלים בגרסת 2003 לרצועה של גרסת 2007.

באמצעות אנימציית פלאש, ניתן לבחור בפקודות מתוך התפריט של Word 2003, לדוגמה, או מתוך סרגלי הכלים, ולקבל אנימציה שמנחה אותנו לפקודות המקבילות בגרסת 2007. לא מדובר במשחק, אלא במורה נבוכים גרפי.

ניתן להוריד ולהתקין את מדריכי הפקודות האינטראקטיביים (זה שמם הרשמי) עבור התוכנות הבאות:

תיהנו!

אוק 122010
 

אחת התכונות השימושיות ביותר עבורי ב-Outlook (חוץ מאימייל) היא לוח השנה. היות שהזיכרון שלי לא מי-יודע-מה, אני מסתמך על לוח השנה של Outlook כמקום האיחסון לכל הפגישות, האירועים והדברים-שצריך-לעשות. היכולת לכוון תזכורות בצורה גמישה (אני צריך תזכורת שבוע לפני הטיסה לחו"ל ושעתיים לפני החתונה של בת הדוד, אבל רק חמש דקות לפני הישיבה הבאה) עוזרת לי להתרכז בדברים החשובים באמת שצריך לזכור. כל השאר יוזכר לי בבוא העת.

האנשים החביבים במיקרוסופט (והפעם אני לא ציני) טרחו וערכו רשימה של חגים וימים מיוחדים אחרים, וחילקו אותה לקטגוריות לפי ארצות ודתות. באופן זה, אני יכול להוסיף ללוח השנה הפרטי שלי את כל החגים היהודיים, כל המועדים הלאומיים הישראליים (יום העצמאות, יום הזיכרון וכו') ואפילו את אלה של צרפת או ארה"ב, למקרה שאני מגיע לשם או סתם עובד הרבה עם אנשים ממדינות אחרות.

החגים יופיעו כאירועים הנמשכים יום שלם. הזמן יופיע כפנוי, כך שניתן להוסיף אירועים במהלך היום בלי לקבל התראות מ-Outlook על בעיות בתזמון.

חגים ב-Outlook


איך עושים את זה

  • Outlook 2010

  1. לחצו על לשונית קובץ ובחרו באפשרויות
  2. לחצו על לוח שנה
  3. חפשו את הכפתור הוסף חגים… ולחצו עליו
  4. בח רו את תיבות הסימון לצד כל מדינה/אזור שאת חגיהם אתם רוצים להוסיף ללוח השנה שלכם. המדינה או האזור אותו הגדרתם ב-Windows (עבור רובנו מדובר בישראל) כבר מסומנים
  5. לחצו על אישור כדי לחזור לאפשרויות, ושוב אישור כדי לצאת ממסך האפשרויות
  6. עברו ללוח השנה כדי ליהנות מהפלא
  • Outlook 2007

לחצו על כפתור Office ובחרו באפשרויות. לאחר מכן, עקבו אחר ההוראות עבור Outlook 2010 מצעד 2 והלאה.

  • Outlook 2003

מאחר שמדובר בתוכנה קצת ישנה, רשימת החגים שלה מגיעה רק עד שנת 2007. לכן, נצטרך תחילה לייבא רשימת חגים מעודכנת.

  1. סגרו את Outlook
  2. הקליקו כאן כדי לייבא את הרשימה המעודכנת (כל החגים עד 2012). עקבו אחר ההוראות
  3. הרצתם את הקובץ שהורדתם? יופי, עכשיו הפעילו שוב את Outlook
  4. בתפריט כלים, לחצו על אפשרויות ולאחר מכן על אפשרויות לוח שנה
  5. תחת אפשרויות לוח שנה, לחצו על הוספת חגים
  6. בחרו את תיבות הסימון לצד כל מדינה/אזור שאת חגיהם אתם רוצים להוסיף ללוח השנה שלכם. המדינה או האזור אותו הגדרתם ב-Windows (עבור רובנו מדובר בישראל) כבר מסומנים
  7. לחצו על אישור. עברו ללוח השנה כדי ליהנות מהפלא