אוק 162013
 

בתגובה למאמר לא לשכוח, הוכיח אותי קורא ותיק של האתר על שזנחתי את OneNote (סליחה, שבתאי!). למעשה, הוא רק הזכיר לי שהתוכנה קיימת, ואני הייתי זה שנתן לי על הראש – איך יכולתי לשכוח את המחברת הבלתי-נגמרת?

כך אני מתייחס ל-OneNote, אחת מהתוכנות השימושיות של חבילת Office של מיקרוסופט מאז 2003: מחברת עם מספר אינסופי של עמודים, כשכל עמוד ניתן להארכה ככל הנדרש. למעשה, OneNote מעוצבת כאוגדן שיכול להכיל כמה מחברות שתרצו. לכל מחברת ניתן להוסיף מקטעים (תת-מחברת), וכל מקטע מכיל עמודים – כמה שתרצו, כמה ארוכים שתרצו. הנה כך:

מחברות, מקטעים ועמודים ב-OneNote (לחצו להגדלת התמונה)

מחברות, מקטעים ועמודים ב-OneNote (לחצו להגדלת התמונה)

בצילום המסך ניתן לראות את רשימת המחברות מצד ימין – מחברת בנושא אתרי אינטרנט, המחברת הפתוחה כרגע בנושא הדרכה ועוד. מחברת ההדרכה מחולקת למקטעים הצבעוניים המופיעים מעל לעמודים: שפות תכנות, שימוש במחשב ועוד. מקטע השימוש במחשב מכיל מספר עמודים, כגון "הדרכות מותאמות אישית" ו"שימוש בסיסי ב-Windows". הוא פתוח בעמוד "הדרכות מותאמות אישית", ותוכן העמוד נראה מצד שמאל. שימו לב לעמוד "שימוש בסיסי ב-Office", המכיל תתי-עמודים – כותרותיהם מוכנסות מעט שמאלה.

מלבד טקסט, ניתן "להדביק" לעמודים מסמכים שלמים כקבצים, או רק את תוכנם של מסמכים; תמונות ותרשימים; ואם יש לכם מסך מגע, עם או בלי חרט (stylus, עט-המגע המיועד לכתיבה על מסכים מיוחדים), תוכלו לכתוב על-פני הדף הבלתי-נגמר, לשרטט נוסחאות או תרשימים, או סתם לקשקש.

מה אפשר לעשות עם מחברות

מה אפשר לעשות עם שפע העמודים הללו? הכל (חוץ ממטוסי נייר, בעצם). בעיקר, אפשר לראות בהם את מקומן הטבעי של כל הרשימות שאינן שייכות לקטגוריה ברורה כמו מסמכים, טורי מספרים או מצגות. רשימת המחברות שלי ושל אנשים אחרים שאני מכיר כוללת מתכונים, הוראות הפעלה מיוחדות, תוכניות לפרויקטים עסקיים וביתיים, וגם "רשימות בדיקה" (התרגום הלא-מי-יודע-מה לביטוי checklist) – רשימה של פריטים שצריכים להילקח או צעדים שצריכים להיעשות באופן קבוע במקרה מסוים. לדוגמה, אני מחזיק ברשימה כזו עבור טיולים: מכנסיים, חולצה לכל יום, סנדלי טיולים, נעלי טיולים, קרם הגנה וכו', ואפילו רשימה קצרה לבוקר הטיול עצמו, הכוללת פריטים שאי-אפשר לארוז קודם לכן, כמו מברשת ומשחת שיניים או טלפון נייד. לפני כל טיול, אני צריך רק לעבור על הרשימה ולוודא שלקחתי הכל – אין צורך לחשוב בכל פעם מחדש מה עוד צריך לקחת ומה שכחתי הפעם.

חיפוש ושילוב

זיהוי טקסט והעתקתו (לחצו להגדלת התמונה)

זיהוי טקסט והעתקתו (לחצו להגדלת התמונה)

שתיים מהתכונות החשובות ביותר של OneNote, מבחינתי, הן החיפוש במחברות והשילוב (אינטגרציה) עם Outlook. החיפוש מזכיר את זה של Outlook: ניתן לבצע חיפוש של מלים בכל רחבי המחברות, מתוך תוכנת OneNote עצמה או אפילו ישירות מתפריט התחל (האינדקס של OneNote מקושר לשירות החיפוש של Windows). הדובדבן שבקצפת הוא יכולת החיפוש בטקסטים שאינם מוקלדים: אם הדבקתם במחברת תמונה המכילה טקסט כלשהו באנגלית (ובעוד מספר שפות – עברית עדיין אינה נתמכת), OneNote תמצא את הטקסט הזה. הדבר נכון גם לגבי כתיבה בחרט, עם זיהוי כתב-יד לא רע בכלל (שוב באנגלית). ואם כבר דיברנו על זיהוי טקסט – אתם יכולים ללחוץ על תמונה ולבקש מ-OneNote לסרוק ולהעתיק את הטקסט שזיהתה אל לוח העריכה (clipboard) של Windows, משם תוכלו להעתיק אותו לכל מקום שתרצו. כאמור, טכנולוגיית הזיהוי אינה תומכת בשפה העברית, אבל אני ממשיך לקוות שיום אחד האנשים הטובים במיקרוסופט יתעוררו ויפשילו שרוולים…

קישור משימות בין Outlook ל-OneNote (לחצו להגדלת התמונה)

קישור משימות בין Outlook ל-OneNote (לחצו להגדלת התמונה)

השילוב עם Outlook קיים מיומה הראשון של OneNote. במסגרת השילוב, ניתן לסמן שורות במחברות כמשימות, ואלו יסונכרנו עם Outlook ויהפכו למשימות שם. עדכונים וסימון שהמשימות בוצעו ב-Outlook ישפיעו על המשימות הללו ב-OneNote. בתמונה מימין, ניתן לראות כיצד נוכל ליצור משימות Outlook מתוך OneNote, כולל קביעת תאריכי היעד שלהן (שיסומנו בגוונים שונים). בתמונה למטה תוכלו לראות את המשימות שנוספו ל-Outlook.

משימות שנוצרו ב-OneNote, כפי שהן מוצגות ב-Outlook

משימות שנוצרו ב-OneNote, כפי שהן מוצגות ב-Outlook

ויש עוד (אם רק תרצו)

וזהו רק קצה הקרחון: עוד לא דיברנו על הקלטת אודיו ווידאו – לדוגמה, בזמן ישיבה או פגישה חשובה – ועל היכולת לסנכרן בין ההקלטות הללו לדברים שכתבנו באותו הזמן; על יכולות החיפוש בתוך ההקלטות הללו (עדיין באנגלית בלבד); על סימון שורות באמצעות אייקונים שונים שיסמלו דברים שונים – רואים את תיבות הסימון בתמונה למעלה מימין? אפשר לסמן או לרוקן אותן, וזו רק אחת מהאפשרויות לסימון פריטים במחברות; על האפשרות לשמור מחברות "בענן" האינטרנט ולהשתמש בהן גם מטלפונים חכמים; ועל עוד תכונות שימושיות הנחבאות בתוכנה.

מה שיפה ב-OneNote הוא היכולת להתחיל להשתמש בה באופן מיידי כמחברת, עם או בלי להכיר את כל היכולות המיוחדות שלה. ובתור כלי עזר לזכירה ולשמירה של מידע, שבתאי צודק לגמרי – אין כמוה.

ינו 162011
 

ב-Office 2007, שינתה מיקרוסופט את צורת העבודה עם Word ,Excel ו-PowerPoint. ב-Office 2010, הצטרפו לשינוי גם Outlook ו-OneNote. אנשי Office איחדו את התפריטים (קובץ, עריכה, תצוגה…) ואת סרגלי הכלים (שורות הכפתורים שמתחת לתפריטים), ויצרו את רצועת הפקודות – לשוניות (המכונות כרטיסיות), שכל אחת מהן מכילה פקודות שונות, עם מראה גרפי המקל על זיהוין.

לכל אלה שמשתמשים עדיין בגרסת 2003 (או אפילו בגרסה ישנה יותר), להלן הבדל לדוגמה. במקום התפריט "הוספה", שדרש פתיחה של תתי-תפריטים ומעבר על כתוביות טקסט ב-Word 2003…

תפריט הוספה - Word 2003

…מאפשרת רצועת העריכה מבט נוח יותר, עם איורים שעוזרים למצוא את הפעולה המבוקשת ביתר קלות:

רצועת הוספה - Word 2010

עם צאתו של Office 2007, בו הוצגו הרצועות לראשונה, החל ויכוח קולני בין המצדדים בממשק החדש לבין אלה שרק רצו שיעזבו אותם בשקט ויתנו להם לעבוד עם התפריטים המוכרים. משום מה, במיקרוסופט החליטו ללכת על כל הקופה, ולא נתנו אפשרות למשתמש לבחור עם איזה ממשק הוא רוצה לעבוד, כך שלמשתמשים בגרסהה החדשה לא נותרה ברירה והם נאלצו ללמוד מחדש איפה נמצאת כל פקודה.

מסתבר שמישהו בכל זאת הקשיב: אנשי מעבדות Office, גוף המחקר של הקבוצה שהביאה לנו את כלי העבודה הללו, הגו ופרסמו משחק בשם Ribbon Hero, "גיבור הרצועה". השם נלקח מהמשחק הפופולרי Guitar Hero (גיבור הגיטרה), בו השחקן מקבל גיטרה מפלסטיק וצריך "לנגן" עליה את השיר שמופיע מולו. Ribbon Hero יכול לאתגר אותנו עם PowerPoint ,Excel ,Word ואפילו OneNote. הוא עובד עם גרסאות Office 2007 ו-2010.

כשנפעיל את המשחק, נוכל לבחור את הכלי בו נשחק (Excel ,Word וכו'). לאחר מכן, נקבל משימות (או אתגרים, כפי שקוראים להם במשחק) לביצוע ואת מספר הצעדים הדרוש. אם נבחר בפקודות הנכונות, נקבל נקודות, ובינתיים נתרגל לממשק החדש.

הנה האתגר הראשון שקיבלתי: למצוא את הדרך לשנות גודל גופן – להקטין קטע אחד ולהגדיל את השני. קלי קלות.

Ribbon Hero - Word, האתגר הראשון

כפי שניתן לראות בצילום המסך, ניתן לבחור במספר קטגוריות – עבודה עם טקסט, עריכת עמוד ועוד. ניתן לקבל את האתגר ולשחק בו, או לעבור לאתגר הבא. עם קבלת האתגר, תיפתח התוכנה המתאימה (במקרה זה, Word) ונתבקש לבצע את השינויים. בדוגמה שלנו, יש לבחור את הטקסט הקטן ואז ללחוץ על כפתור "הגדל גופן" (הכפתור הזה: כפתור הגדל גופן ב-Word). המשחק יאשר את הפעולה עם בלונים וצלילים. אם לא הצלחנו, ניתן לבקש עזרה: לעבור לקישור אל עמוד העזרה של אותה תכונה ואפילו לצפות בסרטון וידאו הממחיש אותה. כאן, אולי, המקום להוסיף אזהרה קטנה: המשחק כולו באנגלית. ניתן להתקין אותו גם על Office בעברית, אבל ההוראות והקישורים לעמודי העזרה יישארו באנגלית. למרות זאת, המשחק מומלץ ביותר, מאחר שאחד היתרונות של ממשק הרצועה הוא הגרפיות שלו, שעוזרת להבין פקודות גם אם הן בשפה אחרת.

לפרטים נוספים ולהורדת המשחק, גשו לאתר הבית של Ribbon Hero (כן, באנגלית).

עברי, דבר עברית!

רגע לפני שאתם רוגמים אותי בדיסק ההתקנה של Office: אני מבין שלא כולם שולטים בשפתו של שייקספיר (ושל ביל גייטס). למענכם, פיתחו אנשי מיקרוסופט כלי עזר קטנים, ה"מתרגמים" תפריטים וסרגלי כלים בגרסת 2003 לרצועה של גרסת 2007.

באמצעות אנימציית פלאש, ניתן לבחור בפקודות מתוך התפריט של Word 2003, לדוגמה, או מתוך סרגלי הכלים, ולקבל אנימציה שמנחה אותנו לפקודות המקבילות בגרסת 2007. לא מדובר במשחק, אלא במורה נבוכים גרפי.

ניתן להוריד ולהתקין את מדריכי הפקודות האינטראקטיביים (זה שמם הרשמי) עבור התוכנות הבאות:

תיהנו!

דצמ 082010
 

צילום מסך (screenshot), או "תפיסת מסך" כפי שקוראים לו לפעמים באנגלית (screen capture), הוא שמירה של כל מה שמופיע כרגע על מסך המחשב (תוכנות, חלונות, תיבות דו-שיח) בקובץ תמונה. בדרך כלל, נשתמש בצילום כדי להדגים משהו, או כדי להסביר בעיה לאדם שלא נמצא ליד המחשב. לדוגמה, אם קיבלתי פתאום הודעה מוזרה מהדפדפן שלי ואני רוצה לשאול את גורו המחשבים הפרטי שלי על איזה כפתור ללחוץ, אני יכול לשלוח לו את מה שמופיע לי על המסך ברגע זה (לחצו על התמונה כדי לראות אותה בגודל מלא):

דוגמה לצילום מסך

נחמד, נכון? עכשיו בואו נראה איך עושים את זה.

תנו ל-Windows לעשות את העבודה

אחד המקשים הפחות-מוערכים במקלדת שלנו הוא מקש הדפסת המסך. לא מכירים אותו? אולי בגלל שקיצצו לו את השם: חפשו מקש עם הכיתוב Print Screen או PrtScn או במקלדת שלכם, אי-שם מעל מקשי החיצים (ליד ScrLk ו-Pause/Break, שני מקשים שמעלים אבק אצל כולנו):

PrtScn - מקש הדפסת המסך

לחיצה על מקש הדפסת המסך תשלח את תמונת המסך ללוח העריכה – המקום בזיכרון המחשב בו נשמרים דברים שאנחנו רוצים להעביר ממקום למקום. מכירים את הצמד העתק-הדבק, או בשמם העברי קופי-פייסט (Copy-Paste)? כרגע ביצענו העתקה. עכשיו, כל מה שנותר לנו הוא לבצע את ההדבקה.

פיתחו את הצייר (Paint בגרסה האנגלית), ולחצו על "הדבק" או Control-V. לא להאמין, המסך שלכם נכנס לתוכנת הציור. עכשיו, שימרו את התמונה (רצוי כ-JPEG, כדי שקובץ התמונה לא יהיה גדול מדי) ושילחו אותה לאן שאתם רוצים.

למעשה, אחרי שהעתקתם את תוכן המסך ללוח העריכה, אפשר להדביק אותו בכל תוכנה שיודעת לקבל תמונות. אפשר לשמור את התמונה ב-Word (פיתחו מסמך Word חדש, בחרו בתפריט עריכה את אפשרות ההדבקה או לחצו Control-V), ב-PowerPoint (כנ"ל) או, אם תוכנת הדואר האלקטרוני שלכם תומכת בכך, ישירות בהודעת אימייל. (איך יודעים אם התוכנה יכולה לעמוד במשימה? מנסים!)

צילום מסך מתקדם

טוב, חצי מתקדם – אפשר להורות למחשב לשמור רק את החלון הראשי הפתוח כרגע. לדוגמה, אם המסך שלי נראה כרגע ככה (לחצו על התמונה כדי לראות אותה בגודל מלא):

מסך עמוס

לחיצה על צירוף המקשים Alt ו-PrtScn (או, כמו שקוראים לזה אצלנו, Alt-PrtScn), תשמור בלוח העריכה רק את החלון עליו אנחנו עובדים כרגע. בדוגמה שלנו, זהו החלון עם הכותרת "מסמך – פנקס רשימות". הדבקה בתוכנת הצייר (או בכל תוכנה אחרת) תניב את התמונה הבאה:

הדפסת חלון אחד בלבד

הדפסת מסך חדשנית

Windows Vista ו-7 מכילות תוכנת צילום מסך עוד יותר משוכללת. היא נקראת "כלי החיתוך" (Snipping Tool, לבעלי הגרסה האנגלית), וניתן למצוא אותה בתיקיית העזרים שבתפריט "התחל". בעזרת כלי החיתוך, ניתן לצלם לא רק את כל המסך או חלון אחד, אלא אפילו קטע מסוים מהמסך. לאחר החיתוך, ניתן לערוך את התמונה – להוסיף לה הערות, להדגיש קטעים ועוד. הנה דוגמה לחיתוך של תוכנת המחשבון של Windows, עם תוספת אישית של הדגשה וציור:כלי החיתוךהוראות מדויקות לשימוש בכלי תוכלו למצוא בעמוד המוקדש לשימוש בכלי החיתוך ללכידת צילומי מסך באתר מיקרוסופט בעברית.

עוד דרך לתפוס מסך

הדרך המועדפת עלי: אם ברשותכם Office בגרסאות הנכונות, אלה המכילות את OneNote, תוכלו לבצע צילום מסך נוסח Vista ו-7 במינימום מאמץ: סמלון המגש של OneNote מאפשר, בין השאר, שימוש במקש החלון (הנמצא בדרך-כלל בין Ctrl ל-Alt בצד שמאל של המקלדת) למטרות צילום. לחצו על מקש החלון בצירוף S (או, כמו שקוראים לזה אצלנו, Win-S) ותוכלו לבחור את האיזור שברצונכם לתפוס. זהו שילוב של קיצורי הדרך (כמו ב-PrtScn) עם יכולות החיתוך של כלי החיתוך. ניתן גם להגדיר לתוכנה מה לעשות עם התמונה שנוצרה – האם לשמור אותה בזיכרון, למקם אותה בדף חדש של OneNote או שתי האפשרויות גם יחד.

צילום נעים!