מרץ 302015
 

יש אנשים שלא כל-כך זוכרים שמות, אבל זוכרים פרצופים. מכירים אותם? ככה זה גם עם מסמכים: לפעמים אנחנו לא זוכרים את שמו המדויק של מסמך, אבל זוכרים את המבנה שלו: צבע הכותרת, הטבלה בעמוד הראשון, הגרף מתחתיה. עבור האנשים הללו, מציעה חבילת Office אפשרות לשמירת תמונה ממוזערת (thumbnail בעגה המקצועית) של המסמך, והצגתה כאייקון בסייר הקבצים. הודות לכך, במקום לראות רשימת קבצים וסמלים כלליים של התוכנות המקושרות אליהם (Excel ,Word וכו'), כמו בתמונה הזו:

שמות קבצים וסמלי תוכנות. משעמם ולא תמיד עוזר

שמות קבצים וסמלי תוכנות. משעמם ולא תמיד עוזר

תוכלו "להציץ" אל תוך הקבצים ולקבל מושג טוב יותר לגבי זהותם ותוכנם:

תמונה ממוזערת של תוכן המסמכים. הרבה יותר ברור

תמונה ממוזערת של תוכן המסמכים. הרבה יותר ברור

הפרטים הטכניים

כדי לאפשר הצגת תוכנו של מסמך Word או גיליון Excel, גשו לתפריט קובץ (אם אתם משתמשים ב-Office 2007, גשו לכפתור Office העגול) ולחצו על שמירה בשם. בחרו בתיקיה, ובתיבת הדו-שיח שתיפתח, סמנו את התיבה שמור תמונה ממוזערת.

 

אם סייר הקבצים לא מציג את התמונות הממוזערות, ודאו שהגדרות התצוגה שלכם מכוונות היטב: ראשית, נסו לרענן את התצוגה – ייתכן שהסייר לא מודע לתוכן החדש שהוא אמור להציג. אתחול של הסייר (סגירה ופתיחה מחדש) יכולים לעזור. שנית, התמונות הממוזערות מוצגות החל מגודל מסוים בלבד: גשו לתפריט תצוגה ובחרו באפשרות סמלים בינוניים:

אם יש לכם עדיין בעיות עם התצוגה, אולי ביקשתם פעם מהסייר לבטל את אפשרות התצוגה המקדימה. גשו שוב לתפריט תצוגה, ובחרו הפעם בכפתור אפשרויות. בחלון שייפתח, עברו ללשונית תצוגה וודאו שתיבת הצג תמיד סמלים, אף פעם לא תמונות ממוזערות אינה מסומנת (באנגלית זה Always show icons, never thumbnails; בגרסאות שונות של Windows ייתכן ניסוח מעט שונה).

עובד? נהדר. אם אתם רוצים, אתם יכולים להציג את תוכן המסמכים בתמונה גדולה יותר. בתפריט תצוגה של הסייר, בחרו בסמלים גדולים, ואפילו בסמלים גדולים מאוד. עכשיו לא צריך לאמץ את העיניים.

יול 162014
 

במאמר הקודם סקרנו מספר אפשרויות מובנות ב-Word להשוואת מסמכים, ובסופו הבטחתי לספר לכם על האפשרות החזקה ביותר בפעם הבאה. מאחר שהבטחות צריך לקיים, לפניכם אופן ההשוואה השלישי של Word: מעקב אחר שינויים.

התרחיש

כמעט כל אחד התנסה בתרחיש הבא: אני כותב מסמך, שולח אותו באימייל ומקבל בחזרה את המסמך ששלחתי, בתוספת תיקונים, תוספות, הערות והגהות. אני עורך שוב את המסמך, שולח אותו שוב, ומקבל מסמך מתוקן נוסף.

חלקנו מתנסים בכך מדי פעם. עבור אחרים, זוהי צורת העבודה הסטנדרטית. לדוגמה: עורכי-דין מנסחים מסמכים משפטיים ושולחים אותם ללקוחות; הלקוחות מוסיפים פרטים, שואלים שאלות ומעירים הערות בגוף המסמך; עורכי-הדין עוברים על המסמך, מנסחים מחדש, מוחקים וכותבים ומתקנים, וכך הופכות אט-אט טיוטות למסמכים רשמיים.

מעבד התמלילים Word כולל תכונה חשובה, שהופכת את המעקב אחר שינויים במסמכים מחליפי ידיים למשחק ילדים. כל מה שאתם צריכים זה להורות ל-Word לעקוב אחר שינויים במסמך, והוא כבר יציג בפניכם את כל המידע הדרוש.

הביצוע

אחרי שכתבתם גרסה ראשונית של המסמך שלכם, ורגע לפני שאתם מתחילים את סבב המשלוחים והעריכות, גשו לרצועת הכלים סקירה ולחצו על עקוב אחר שינויים. זה הכל! מכאן והלאה זו העבודה של Word, והוא כבר זקף אוזניים והחל לעקוב.

לפני

לפני

אחרי

אחרי

 

 

 

 

מעכשיו, כל דבר שתוסיפו, תמחקו, תערכו או תשנו – כולל שינויי גופנים וכותרות – יסומן. תוכלו גם להוסיף הערות, ו-Word יציין את שמכם לידן. אם תתנו למישהו אחר לערוך את המסמך שלכם, גם השינויים שלו יסומנו – אבל בצבע אחר, כדי שתוכלו להבדיל בקלות בין השינויים של כל אחד מהעורכים.

אפשר לקבל דוגמה?

בוודאי! הנה המסמך הראשוני שכתבתי:

הגרסה הראשונה של המסמך (לחצו להגדלת התמונה)

הגרסה הראשונה של המסמך (לחצו להגדלת התמונה)

שמרתי אותו, הפעלתי את המעקב אחר השינויים, ואז שלחתי למישהו בשם Assaf. המשתמש השני שינה את מספר הטיוטה ל-2 במקום 1, עיצב את השורה הראשונה ככותרת וגם הוסיף שורה משלו. כך זה נראה:

הגרסה השניה של המסמך (לחצו להגדלת התמונה)

הגרסה השניה של המסמך (לחצו להגדלת התמונה)

לאחר שסיים, שלח אלי המשתמש את המסמך הערוך. איתרתי על נקלה את השינויים שלו – כולם סומנו באדום עמוק – ואז שיניתי את הניסוח במספר מקומות, וכמובן שעדכנתי את מספר הגרסה ל-3. לסיום, העליתי הצעה להדגיש את המלים "מעקב אחר שינויים" באמצעות הערה שהוספתי. Word סימן את כל השינויים שלי בשמי (אסף) והשתמש בצבע תכלת, כך:

הגרסה השלישית של המסמך (לחצו להגדלת התמונה)

הגרסה השלישית של המסמך (לחצו להגדלת התמונה)

מה עכשיו? אפשר לעבור על כל הערה ולהתייחס אליה; אפשר לעבור על כל שינוי ולאשר או לדחות אותו בעזרת קליק-ימני על הטקסט המסומן; ואפשר גם להתעלם בינתיים ולבקש מ-Word להציג את הגרסה הנוכחית של המסמך, תוך שהוא מסתיר את השינויים שבוצעו מאחורי הקלעים. כך זה ייראה (שימו לב לבחירה באפשרות ללא סימונים ליד הכפתור עקוב אחר שינויים):

הצגת המסמך ללא סימונים (לחצו להגדלת התמונה)

הצגת המסמך ללא סימונים (לחצו להגדלת התמונה)

זוהי אחת התכונות השימושיות ביותר עבור כל מי ששולח ומקבל גרסאות של מסמכים, והיא קיימת ב-Word מימים ימימה.

במאמר הבא נעבור ל-Excel ונראה איך משווים טורי מספרים.

 

יונ 232014
 

בטח שיש מה להשוות: האוטו שלי מול המכונית שלך, הילדים שלו מול הילדים של השכנה, עמלות בנק א' מול בנק ב'. נוסף על כל ההשוואות הללו, לעתים אנו מוצאים את עצמנו משווים עצמים דיגיטליים – מסמכים, קבצים, תיקיות שלמות, או סתם קטעי טקסט.

דוגמאות אינן חסרות: שלחנו טיוטה של מסמך Word למישהו, והוא עדכן והחזיר אותה לידינו; אנחנו מעוניינים לדעת מה השתנה בגרסה. גילינו שאחת התיקיות במחשב משוכפלת – היא נמצאת בשני מקומות שונים בדיסק הקשיח – ומסתבר שטרם הגילוי המשכנו לשמור קבצים ולעדכן מסמכים, בכל פעם בתיקיה אחרת; עכשיו אנחנו רוצים לדעת אילו גרסאות של אילו מסמכים הן העדכניות, ולמזג את שתי התיקיות בחזרה לתיקיה אחת. זה קורה גם עם תמונות, שמוצאות את דרכן למספר תיקיות בו-זמנית ותופסות מקום כפול (ומשולש, ולפעמים אפילו יותר מזה). ויש גם מקרים בהם אנחנו רוצים להשוות משפט או פסקה ממקום אחד למקבילו במקום אחר – לדוגמה, בין שני עמודים באינטרנט; במקרה כזה, אין לנו אפילו קבצים!

במאמרים הבאים נראה איך משווים בין כל סוגי הקבצים הללו (וגם בין דברים שאינם קבצים), עם דגש מיוחד על נוכחות כפולה ומיותרת של קבצים בתיקיות שונות. במאמר זה נתמקד במסמכים – אלייך, Word!

השוואת מסמכי Word

מעבד התמלילים Word נמצא עמנו כבר שנים רבות, והוא טומן בחובו מספר דרכים להשוואת מסמכים. הדרך הפשוטה ביותר היא לפתוח שני מסמכים ולמקם את החלונות שלהם כך שיוצגו זה לצד זה. רק רגע, תשכחו ממה שאמרתי – הדרך הכי פשוטה היא בעצם להורות ל-Word להציג את המסמכים זה לצד זה. הנה הביצוע בשני צעדים פשוטים:

  1. פתחו את שני המסמכים.
  2. ברצועת הכלים, לחצו על תצוגה ואז על זה לצד זה.

וכך זה ייראה:

השוואת שני מסמכים. הדוגמאות באדיבות אתר ממשלת ישראל; כל קשר בינן לבין אתר זה מקרי בהחלט (לחצו להגדלת התמונה)

השוואת שני מסמכים. הדוגמאות באדיבות אתר ממשלת ישראל; כל קשר בינן לבין אתר זה מקרי בהחלט (לחצו להגדלת התמונה)

השוואה זו מספיקה כדי לקבל מושג כללי על שני מסמכים ועל ההבדלים המשמעותיים ביניהם. במקרה זה, ניתן לראות בבירור ששני המסמכים מכילים טבלאות, אך אינם זהים (ואפילו לא דומים).

השוואה מעמיקה

דרך יסודית יותר להשוואת מסמכי Word היא כלי שנקרא, בפשטות, "השוואה": גשו לרצועה סקירה, לחצו על השווה, ואז על השוואה. תתבקשו לספק שני קבצים להשוואה (מקורי ומתוקן), ואז תוכלו לראות בדיוק מה נשתנה ביניהם.

כלי ההשוואה של Word (לחצו להגדלת התמונה)

כלי ההשוואה של Word (לחצו להגדלת התמונה)

כדי להדגים את כלי ההשוואה, בחרתי עבורכם קטע קצר מתוך קלאסיקה אמיתית: ההקדמה ל"מדינת היהודים" מאת הרצל (באדיבות פרויקט בן-יהודה). שמרתי את הטקסט כמסמך, ולאחר-מכן ערכתי אותו במקצת ושמרתי כמסמך חדש. ואז…

והרי תוצאת ההשוואה:

תוצאת השוואה של מסמכי Word

תוצאת השוואה של מסמכי Word (לחצו להגדלת התמונה)

אם נעיין בחלון תוצאת ההשוואה, נוכל למצוא בו את המסמך המקורי (בצד ימין למעלה), את המסמך המתוקן (מימין למטה), וכן תצוגה המציינת את השינויים שבוצעו: מלים שנוספו או נמחקו, ואפילו שינויים בעיצוב, כגון כותרות, הדגשה או צבע האותיות. אם אתם רוצים להתמקד רק בחלק מסוגי השינויים (לדוגמה – רוצים לראות שינויים בטקסט, אבל להתעלם מכותרות), תוכלו לציין זאת באמצעות לחיצה על הכפתור עוד במסך השוואת המסמכים, בו ציינתם את שמות הקבצים.

בנוסף, תוכלו לעצב מעט את חלון התוצאות. לדוגמה: בצילום המסך אתם יכולים לראות בצד שמאל טור שכותרתו "מהדורות", ובו כל השינויים שביצעתי במסמך המקורי. אתם יכולים להסתיר את הטור הזה כדי לפנות יותר מקום לחלונות האחרים.

היה שווה?

ל-Word יש עוד כלי השוואה באמתחתה – למעשה, הכלי החזק ביותר. עליו, ועל תוכנות אחרות, נדבר במאמר הבא.

דצמ 122013
 

פתגם אנגלי ישן טוען כי לא ניתן ללמד כלב זקן לבצע טריקים חדשים. הבעיה הניצבת בפנינו הפעם היא: האם ניתן ללמד כלב צעיר טריקים ישנים? או, אם יורשה לי להיות ספציפי יותר: האם ניתן לגרום ל-Office 2013 לזנוח חלק מהחידושים שבה לטובת התנהגות ישנה ומוכרת?

חבילת התוכנות המשרדיות Office של מיקרוסופט נמצאת כמעט בכל בית. גרסת 2013 הינה גרסת המשך ל-2007 ול-2010, עם כמה שיפורים קטנים (המשמעותי שבהם הוא האינטגרציה עם שירות SkyDrive של מיקרוסופט, אבל זהו נושא אחר ויידון בפעם אחרת) וכמה שינויי עיצוב – וכאן קבור הכלב מהשאלה למעלה. הנה נעבור על מקבץ מייצג של השינויים הללו ונבדוק האם אפשר להחזיר אותם לקדמותם, ואיך.

מסך התחל – גם ב-Office

בכל פעם שנפעיל את Word 2013 בלי להגדיר מסמך כלשהו (כלומר – הרצה ישירה של Word ולא קליק כפול על מסמך), נקבל את מסך הפתיחה הבא:

מסך התחל של Word 2013

מסך התחל של Word 2013 (לחצו להגדלת התמונה)

התוכנה רוצה מאוד לעזור לנו, ולכן היא פורשת בפנינו את שלל האפשרויות העומדות בפנינו: סיור ברחבי התוכנה החדשה, יצירת מסמך בשלל עיצובים ונושאים (רוצים לכתוב קורות חיים? אולי ליצור רשימת פעולות לביצוע?), וגם – כמה בנאלי – יצירת מסמך חדש, ריק ונקי. זה מזכיר לי את המסייע שהתלווה ל-Word במשך שנים רבות בדמות אנימציה של סיכה משרדית או כלבלב, ריחף לו בצד המסמך והציע בכל רגע הצעות מיותרות לחלוטין. הקישו "clippy" במנוע החיפוש המועדף עליכם כדי לראות עד כמה העולם "אהב" את הרעיון. ולענייננו: הצעות הן דבר נחמד בפעם הראשונה, אבל בפעם השלישית הן כבר מעיקות ובפעם החמישית הן מעצבנות לגמרי. רוב הזמן, אני מעוניין ליצור מסמך חדש על-גבי דף חלק ונקי. את העיצוב אשאיר לסוף.

נושא נוסף שקצת מציק לי, ואולי גם לכם, הוא תצוגת הקריאה – כאשר Word מציג מסמך באופן שיהיה נוח לקריאה מעל-גבי מסך, בניגוד לתצוגה הרגילה, המראה לנו איך ייראה המסמך שלנו אם נדפיס אותו (כולל הדמיה של שולי הדפים, תצוגת מספרי העמודים ועוד). כלומר, זו היתה הכוונה. בגרסת 2013, מיקרוסופט נטתה בבירור לכיוון טאבלטים וטלפונים – מוצרים בעלי מסך קטן יחסית – ולכן Word מציג את המסמך באותיות ענק, דבר הגורם לכך שכל מסמך קטן ישתרע על-פני עמודים רבים.

ביטול תצוגת קריאה ומסך התחל ב-Word 2013

ביטול תצוגת קריאה ומסך התחל ב-Word 2013 (לחצו להגדלת התמונה)

את שתי הבעיות הללו ניתן לפתור במקום אחד: היכנסו ל-Word ופיתחו מסמך ריק כדי לקבל את תצוגת רצועת הכלים. ביחרו בלשונית קובץ ואז באפשרויות. בחלון שיוצג, תוכלו למצוא בלשונית כללי (הלשונית הראשונה שתוצג) שתי תיבות סימון: ניקוי תיבת "פתח קבצים מצורפים…" יגרום ל-Word להציג את כל המסמכים בתצוגה הרגילה, ללא קשר למוצאם (המקום ממנו פתחתם אותם). ניקוי תיבת "הצג את מסך התחל…" יחזיר את ההתנהגות הרגילה והמוכרת של Word – פתיחה של מסמך ריק כברירת מחדל. לחצו על כפתור אישור וחיזרו לעבוד כפי שאתם אוהבים.

Word כמקרה מבחן

מסך הפתיחה, או כפי שקוראים לו במיקרוסופט "מסך התחל", קיים גם בתוכנות Excel ו-PowerPoint. ההוראות לביטולו זהות.

מה החזאי מבין

לאנשי Outlook נגמרו, כנראה, הרעיונות לתכונות חדשות עבור התוכנה. זו כנראה הסיבה לכך שהם הוסיפו את תחזית מזג-האוויר ללוח השנה (אפשרות אחרת היא קנאה עזה באפליקציות התחזית השונות בטלפונים ובטאבלטים).

תחזית מזג האוויר, בחסות Outlook 2013

תחזית מזג האוויר, בחסות Outlook 2013 (לחצו להגדלת התמונה)

הרעיון יכול להיות נחמד – תכנון יום העבודה יכול להיות מושפע ממזג-האוויר. מעשית, התחזית היא ליומיים הבאים בלבד, ומוגבלת לספק תחזית (החברה שמבצעת את המדידות ומספקת את הנתונים) אחד, המציע מגוון מוגבל למדי של ערים. תושבי מודיעין או עכו, לדוגמה, ייאלצו להסתפק בתחזית עבור מקומות קרובים (רמלה וקריית ים).

הוספת והסרת ערים מהרשימה

הוספת והסרת ערים מהרשימה

לחיצה על החץ שמשמאל לעיר המוצגת תציג רשימת ערים – אם תבחרו באחת מהן, היא זו שתוצג מעתה והלאה. העברת העכבר מעל לאחת השורות הללו תציג כפתור מחיקה (X) משמאל, שיאפשר לכם להסיר את העיר מהרשימה. בחירה בשורה "הוסף מיקום" תאפשר לכם להוסיף עיר לרשימה. כפי שכתבתי, לא כל מקום שתקלידו יוכר על-ידי המערכת, אבל היא תשמח להציע תחליפים קרובים. בנוסף, חלק מהמקומות מופיעים בכיתוב באנגלית בלבד, משום-מה.

אפשרויות מזג-האוויר ב-Outlook 2013

אפשרויות מזג-האוויר ב-Outlook 2013

כדי להיפטר משורת התחזית לגמרי, גשו ללשונית קובץ ובחרו באפשרויות. גשו ללשונית לוח שנה וגללו לתחתית עמוד האפשרויות – שם תוכלו לבטל את הצגת מזג-האוויר בלוח השנה (או לשנות את הטמפרטורות מצלזיוס לפרנהייט).

ויש עוד…

כיסינו מספר דוגמאות בודדות מתוך המגוון הקיים. אם משהו מפריע לכם בתצוגה או בהתנהגות של אחת מתוכנות Office, חפשו באפשרויות וקרוב לוודאי שתמצאו את האפשרות לשנות את ההתנהגות הסוררת. לי, לדוגמה, הפריע מאוד הגופן שנבחר כברירת מחדל עבור גליונות חדשים של Excel – אז מצאתי את האפשרות ושיניתי אותה.

אם חיפשתם ולא הצלחתם למצוא, כתבו הערה בעמוד זה או צרו קשר. בהצלחה!

אוג 122013
 

אם התקנתם פעם תוכנה כמו Windows או Office, אתם ודאי זוכרים את התהליך המייגע של הזנת מפתח המוצר. במוצרי מיקרוסופט, לדוגמה, הוא נראה בערך ככה:

ABC12-DE34E-5FGH6-789IJ-KL0M1

תוכלו למצוא אותו על עטיפת דיסק ההתקנה של המוצר.

מפתח מוצר של מיקרוסופט

מפתח מוצר של מיקרוסופט

חברות ותוכנות אחרות מבקשות גם הן מפתחות מוצר, קודי רישיון, מספרי הפעלה ושאר שמות צופן שמשמעותם אחת: צירופים שונים של אותיות וספרות, שמטרתם לאמת את העובדה שהמוצר שאתם מתקינים אכן שלכם. המצב יכול להגיע לכדי מספר שדות (שם, כתובת אימייל, מספר סידורי וקוד ארווווווך מאוד), שאת כולם יש להקליד ללא אף טעות. כל שינוי קל, כגון דילוג על אות או החלפת 0 ב-O (התו הראשון היה אפס, השני הוא אות "או" אנגלית גדולה), יגרום לשגיאה ולצורך לחזור על כל התהליך מחדש. שלא לדבר על מקרים בהם אנו מתקינים מחדש תוכנה ישנה, ואיננו מסוגלים למצוא את הדיסק המקורי, את הקוד או אפילו את הודעת האימייל בה נמסרו לנו פרטים חשובים. אכן מצב בעל פוטנציאל ממשי לכאב ראש.

גזור ושמור

מפתח מוצר של Windows 8

מפתח מוצר של Windows 8

הפתרון המיידי הוא לשמור הכל במקום אחד: כל דיסק, דף עם מספר רישיון וחוברת הוראות. ייחדו מגירה, תיקיה, קלסר או פינה בארון לכל ניירת המחשב ושאר מוצרי הטכנולוגיה שלכם, והעבירו אליה כל דבר שאתם רוצים לשמור או שאולי תזדקקו לו ביום מן הימים.

דיסק או דף

אימיילים או קבצים אפשר לשמור כקבצים במחשב, או לחילופין להדפיס ולצרף לתיקיית/מגירת/קלסר הניירת שלכם. אם אתם שומרים את הדברים במחשב, זיכרו איפה מיקמתם אותם – חוברת הפעלה בדמות קובץ PDF בתיקיית המסמכים, אימייל עם מספר רישיון בתיקיה מסוימת בתיבת הדואר שלכם וכן הלאה.

היתרון בשמירת המידע בקבצים הוא, שניתן יהיה להעתיק את מספר הרישיון או את קוד ההתקנה באמצעות העתק-הדבק (copy-paste) מתוך המסמך השמור היישר אל תוכנת ההתקנה של המוצר, ובכך להימנע מההקלדה המייגעת ומשגיאות אפשריות בהעתקה הידנית.

איפה דיסק ההתקנה שלי?

אם קובצי ההתקנה אינם ברשותכם, נסו להוריד אותם מאתר החברה – לפעמים תוכלו להשיג כך את הגרסה החדשה ביותר של המוצר, הכוללת תיקוני באגים, שיפורי ביצועים ועוד. אם הקבצים אינם זמינים להורדה, תצטרכו לבקש אותם מהחברה, או לבקש ממישהו שיש לו עותק. לדוגמה, טכנאי מחשבים מחזיקים בדרך-כלל עותקים של כל גרסאות Windows ו-Office לדורותיהן, על שלל המהדורות שלהן.

ובכל זאת: איפה קוד המוצר שלי?

אם אינכם מצליחים למצוא את קוד המוצר, אך התוכנה כבר מותקנת אצלכם ואתם צריכים את הקוד כדי להתקין הכל על המחשב מחדש או כדי לעבור למחשב חדיש יותר, יש מוצא: קוד המוצר או מספר הרישיון מאוחסנים לעתים במחשב עצמו כחלק מתהליך ההתקנה והרישום. האתגר הוא למצוא אותם ולפענח את הקוד, שמאוחסן בדרך-כלל באופן מוצפן. וכמובן שמישהו חשב גם על כך:

ProduKey היא תוכנה חינמית שיודעת למצוא ולהציג את הרישיונות של Windows ושל Office, מכל הגרסאות והמהדורות (למעט Enterprise – אבל אם מותקנת אצלכם מהדורת Enterprise, אתם כנראה בתוך חברה או ארגון גדול ויש לכם מנהל מערכת שאמור לטפל בעניין עבורכם). את התוכנה פיתח ומעדכן ניר סופר, והאתר שלו, NirSoft.net, מציע עשרות תוכנות קטנות פרי מקלדתו. התוכנה כוללת גרסאות מותאמות ל-32 ול-64 סיביות, והיא מגיעה בשלל שפות – אפילו בעברית.

צילום מסך של ProduKey בפעולה

צילום מסך של ProduKey בפעולה

אם אתם צריכים לשחזר את הקוד של תוכנה אחרת, תיאלצו להיפרד מכמה שקלים: לדוגמה, תוכנת Recover Keys יודעת לחלץ ולהציג את מספרי הרישיונות של פוטושופ, Nero ועוד (רשימת 4500+ התוכנות הנתמכות מופיעה באתר המוצר).

צילום מסך של Recover Keys (לחצו להגדלת התמונה)

צילום מסך של Recover Keys (לחצו להגדלת התמונה)

גרסת הניסיון תעזור לכם לוודא שהתוכנה אכן מצליחה למצוא את מפתח המוצר שלכם, אבל תציג בפניכם רק חלק מהקוד. אם הכל עובד, תוכלו לשלם עבור התוכנה המלאה בלב שקט.

דצמ 252011
 

אחת הצרות הגדולות ביותר שאנו נתקלים בהן בעבודתנו עם המחשב היא נושא השמירה, או ליתר דיוק – אי-שמירה. כמה פעמים כתבתם מסמך, ערכתם ושיפצתם, ואז המחשב נתקע/כבה/סגר את החלון לפני שהספקתם לשמור? לי זה קרה פעם בסוף יום עבודה, כשהמסמך עליו עבדתי בימים האחרונים נסגר לפתע והקובץ הפך בלתי קריא. למזלי, היה לי עותק של המסמך מאתמול, כך שאיבדתי "רק" עבודה של יום שלם ולא יותר. בדרך כלל המצב פחות גרוע, אבל עדיין לא כיף לאבד פתאום מידע.

באופן אוטומטי

מסתבר שלתוכנות רבות יש אמצעי גיבוי מינימליים שיכולים לעזור: קוראים לזה שמירה אוטומטית. וורד, לדוגמה, שומר את כל השינויים במסמך באופן אוטומטי כל עשר דקות. השמירה הזו נעשית בנפרד מקובץ המסמך, כך שאם החלטתם במודע לא לשמור את השינויים האחרונים, השמירה האוטומטית לא תגרום לתוצאות לא רצויות. לעומת זאת, אם קרה משהו נוראי לפני שהספקתם לשמור (וורד קרס, החתול אכל את כבל החשמל או שהתינוק של השכנים לחץ על הכפתור וכיבה את המחשב), בפעם הבאה שתפעילו את וורד תקבלו את החלון הצדדי הבא:

שחזור מסמכים

שחזור מסמכים

לחיצה על הקובץ תפתח בפניכם את האפשרות לפתוח את המסמך ולהמשיך לעבוד עליו, לשמור אותו (לפני שעוד משהו יקרה לו) או אפילו למחוק אותו לצמיתות.

כאמור, השמירה האוטומטית מופעלת בכל עשר דקות. עבור רובנו זה מן הסתם לא מספיק: למה להמר על תשע דקות אם לא חייבים? מסתבר שאפשר לשמור גם כל דקה (או שתיים, או שבע עשרה): בגרסת 2010, יש לגשת לוורד, ללחוץ על כפתור קובץ ואז אפשרויות. בתוכן, יש לבחור בשמירה, לסמן את תיבת "שמור מידע שחזור אוטומטי כל…" ולשנות את המספר לערך המיטבי מבחינתכם. אם תקבעו "1", לדוגמה, המסמכים שלכם יישמרו כל דקה, כך שגם אם קרה הנורא מכל, המקסימום שאיבדתם הוא המידע מהדקה האחרונה. לא לשכוח ללחוץ על כפתור אישור!

בגרסת 2007, האפשרויות נמצאות בכפתור Office (העגול למעלה). בגרסת 2003, חפשו את תפריט כלים ובתוכו את אפשרויות.

לא רק וורד

האפשרות לשמירה אוטומטית קיימת גם באקסל וב-PowerPoint. תוכלו למצוא אותה באותו המקום בכל אחת מהתוכנות.

שימו לב: השמירה האוטומטית לא מחליפה את השמירה הרגילה – עדיין כדאי ללחוץ על כפתור השמירה מדי פעם, או על שילוב המקשים Ctrl-S.

שמירה נעימה!

ינו 162011
 

ב-Office 2007, שינתה מיקרוסופט את צורת העבודה עם Word ,Excel ו-PowerPoint. ב-Office 2010, הצטרפו לשינוי גם Outlook ו-OneNote. אנשי Office איחדו את התפריטים (קובץ, עריכה, תצוגה…) ואת סרגלי הכלים (שורות הכפתורים שמתחת לתפריטים), ויצרו את רצועת הפקודות – לשוניות (המכונות כרטיסיות), שכל אחת מהן מכילה פקודות שונות, עם מראה גרפי המקל על זיהוין.

לכל אלה שמשתמשים עדיין בגרסת 2003 (או אפילו בגרסה ישנה יותר), להלן הבדל לדוגמה. במקום התפריט "הוספה", שדרש פתיחה של תתי-תפריטים ומעבר על כתוביות טקסט ב-Word 2003…

תפריט הוספה - Word 2003

…מאפשרת רצועת העריכה מבט נוח יותר, עם איורים שעוזרים למצוא את הפעולה המבוקשת ביתר קלות:

רצועת הוספה - Word 2010

עם צאתו של Office 2007, בו הוצגו הרצועות לראשונה, החל ויכוח קולני בין המצדדים בממשק החדש לבין אלה שרק רצו שיעזבו אותם בשקט ויתנו להם לעבוד עם התפריטים המוכרים. משום מה, במיקרוסופט החליטו ללכת על כל הקופה, ולא נתנו אפשרות למשתמש לבחור עם איזה ממשק הוא רוצה לעבוד, כך שלמשתמשים בגרסהה החדשה לא נותרה ברירה והם נאלצו ללמוד מחדש איפה נמצאת כל פקודה.

מסתבר שמישהו בכל זאת הקשיב: אנשי מעבדות Office, גוף המחקר של הקבוצה שהביאה לנו את כלי העבודה הללו, הגו ופרסמו משחק בשם Ribbon Hero, "גיבור הרצועה". השם נלקח מהמשחק הפופולרי Guitar Hero (גיבור הגיטרה), בו השחקן מקבל גיטרה מפלסטיק וצריך "לנגן" עליה את השיר שמופיע מולו. Ribbon Hero יכול לאתגר אותנו עם PowerPoint ,Excel ,Word ואפילו OneNote. הוא עובד עם גרסאות Office 2007 ו-2010.

כשנפעיל את המשחק, נוכל לבחור את הכלי בו נשחק (Excel ,Word וכו'). לאחר מכן, נקבל משימות (או אתגרים, כפי שקוראים להם במשחק) לביצוע ואת מספר הצעדים הדרוש. אם נבחר בפקודות הנכונות, נקבל נקודות, ובינתיים נתרגל לממשק החדש.

הנה האתגר הראשון שקיבלתי: למצוא את הדרך לשנות גודל גופן – להקטין קטע אחד ולהגדיל את השני. קלי קלות.

Ribbon Hero - Word, האתגר הראשון

כפי שניתן לראות בצילום המסך, ניתן לבחור במספר קטגוריות – עבודה עם טקסט, עריכת עמוד ועוד. ניתן לקבל את האתגר ולשחק בו, או לעבור לאתגר הבא. עם קבלת האתגר, תיפתח התוכנה המתאימה (במקרה זה, Word) ונתבקש לבצע את השינויים. בדוגמה שלנו, יש לבחור את הטקסט הקטן ואז ללחוץ על כפתור "הגדל גופן" (הכפתור הזה: כפתור הגדל גופן ב-Word). המשחק יאשר את הפעולה עם בלונים וצלילים. אם לא הצלחנו, ניתן לבקש עזרה: לעבור לקישור אל עמוד העזרה של אותה תכונה ואפילו לצפות בסרטון וידאו הממחיש אותה. כאן, אולי, המקום להוסיף אזהרה קטנה: המשחק כולו באנגלית. ניתן להתקין אותו גם על Office בעברית, אבל ההוראות והקישורים לעמודי העזרה יישארו באנגלית. למרות זאת, המשחק מומלץ ביותר, מאחר שאחד היתרונות של ממשק הרצועה הוא הגרפיות שלו, שעוזרת להבין פקודות גם אם הן בשפה אחרת.

לפרטים נוספים ולהורדת המשחק, גשו לאתר הבית של Ribbon Hero (כן, באנגלית).

עברי, דבר עברית!

רגע לפני שאתם רוגמים אותי בדיסק ההתקנה של Office: אני מבין שלא כולם שולטים בשפתו של שייקספיר (ושל ביל גייטס). למענכם, פיתחו אנשי מיקרוסופט כלי עזר קטנים, ה"מתרגמים" תפריטים וסרגלי כלים בגרסת 2003 לרצועה של גרסת 2007.

באמצעות אנימציית פלאש, ניתן לבחור בפקודות מתוך התפריט של Word 2003, לדוגמה, או מתוך סרגלי הכלים, ולקבל אנימציה שמנחה אותנו לפקודות המקבילות בגרסת 2007. לא מדובר במשחק, אלא במורה נבוכים גרפי.

ניתן להוריד ולהתקין את מדריכי הפקודות האינטראקטיביים (זה שמם הרשמי) עבור התוכנות הבאות:

תיהנו!

דצמ 082010
 

צילום מסך (screenshot), או "תפיסת מסך" כפי שקוראים לו לפעמים באנגלית (screen capture), הוא שמירה של כל מה שמופיע כרגע על מסך המחשב (תוכנות, חלונות, תיבות דו-שיח) בקובץ תמונה. בדרך כלל, נשתמש בצילום כדי להדגים משהו, או כדי להסביר בעיה לאדם שלא נמצא ליד המחשב. לדוגמה, אם קיבלתי פתאום הודעה מוזרה מהדפדפן שלי ואני רוצה לשאול את גורו המחשבים הפרטי שלי על איזה כפתור ללחוץ, אני יכול לשלוח לו את מה שמופיע לי על המסך ברגע זה (לחצו על התמונה כדי לראות אותה בגודל מלא):

דוגמה לצילום מסך

נחמד, נכון? עכשיו בואו נראה איך עושים את זה.

תנו ל-Windows לעשות את העבודה

אחד המקשים הפחות-מוערכים במקלדת שלנו הוא מקש הדפסת המסך. לא מכירים אותו? אולי בגלל שקיצצו לו את השם: חפשו מקש עם הכיתוב Print Screen או PrtScn או במקלדת שלכם, אי-שם מעל מקשי החיצים (ליד ScrLk ו-Pause/Break, שני מקשים שמעלים אבק אצל כולנו):

PrtScn - מקש הדפסת המסך

לחיצה על מקש הדפסת המסך תשלח את תמונת המסך ללוח העריכה – המקום בזיכרון המחשב בו נשמרים דברים שאנחנו רוצים להעביר ממקום למקום. מכירים את הצמד העתק-הדבק, או בשמם העברי קופי-פייסט (Copy-Paste)? כרגע ביצענו העתקה. עכשיו, כל מה שנותר לנו הוא לבצע את ההדבקה.

פיתחו את הצייר (Paint בגרסה האנגלית), ולחצו על "הדבק" או Control-V. לא להאמין, המסך שלכם נכנס לתוכנת הציור. עכשיו, שימרו את התמונה (רצוי כ-JPEG, כדי שקובץ התמונה לא יהיה גדול מדי) ושילחו אותה לאן שאתם רוצים.

למעשה, אחרי שהעתקתם את תוכן המסך ללוח העריכה, אפשר להדביק אותו בכל תוכנה שיודעת לקבל תמונות. אפשר לשמור את התמונה ב-Word (פיתחו מסמך Word חדש, בחרו בתפריט עריכה את אפשרות ההדבקה או לחצו Control-V), ב-PowerPoint (כנ"ל) או, אם תוכנת הדואר האלקטרוני שלכם תומכת בכך, ישירות בהודעת אימייל. (איך יודעים אם התוכנה יכולה לעמוד במשימה? מנסים!)

צילום מסך מתקדם

טוב, חצי מתקדם – אפשר להורות למחשב לשמור רק את החלון הראשי הפתוח כרגע. לדוגמה, אם המסך שלי נראה כרגע ככה (לחצו על התמונה כדי לראות אותה בגודל מלא):

מסך עמוס

לחיצה על צירוף המקשים Alt ו-PrtScn (או, כמו שקוראים לזה אצלנו, Alt-PrtScn), תשמור בלוח העריכה רק את החלון עליו אנחנו עובדים כרגע. בדוגמה שלנו, זהו החלון עם הכותרת "מסמך – פנקס רשימות". הדבקה בתוכנת הצייר (או בכל תוכנה אחרת) תניב את התמונה הבאה:

הדפסת חלון אחד בלבד

הדפסת מסך חדשנית

Windows Vista ו-7 מכילות תוכנת צילום מסך עוד יותר משוכללת. היא נקראת "כלי החיתוך" (Snipping Tool, לבעלי הגרסה האנגלית), וניתן למצוא אותה בתיקיית העזרים שבתפריט "התחל". בעזרת כלי החיתוך, ניתן לצלם לא רק את כל המסך או חלון אחד, אלא אפילו קטע מסוים מהמסך. לאחר החיתוך, ניתן לערוך את התמונה – להוסיף לה הערות, להדגיש קטעים ועוד. הנה דוגמה לחיתוך של תוכנת המחשבון של Windows, עם תוספת אישית של הדגשה וציור:כלי החיתוךהוראות מדויקות לשימוש בכלי תוכלו למצוא בעמוד המוקדש לשימוש בכלי החיתוך ללכידת צילומי מסך באתר מיקרוסופט בעברית.

עוד דרך לתפוס מסך

הדרך המועדפת עלי: אם ברשותכם Office בגרסאות הנכונות, אלה המכילות את OneNote, תוכלו לבצע צילום מסך נוסח Vista ו-7 במינימום מאמץ: סמלון המגש של OneNote מאפשר, בין השאר, שימוש במקש החלון (הנמצא בדרך-כלל בין Ctrl ל-Alt בצד שמאל של המקלדת) למטרות צילום. לחצו על מקש החלון בצירוף S (או, כמו שקוראים לזה אצלנו, Win-S) ותוכלו לבחור את האיזור שברצונכם לתפוס. זהו שילוב של קיצורי הדרך (כמו ב-PrtScn) עם יכולות החיתוך של כלי החיתוך. ניתן גם להגדיר לתוכנה מה לעשות עם התמונה שנוצרה – האם לשמור אותה בזיכרון, למקם אותה בדף חדש של OneNote או שתי האפשרויות גם יחד.

צילום נעים!

אוג 302010
 

– "הצפנה? אצלי במחשב? אבל אני לא שומר כאן סודות מדינה!"

לפני לא-כל-כך-הרבה זמן, ג'יימס בונד הסתובב עם מכשיר קשר מוצפן, התדריך של "משימה בלתי אפשרית" הושמד באופן עצמאי תוך 5 שניות והחבר'ה מ"סניקרס" פיצחו סיסמאות כמו גרעינים. לאף אחד אחר לא היה צורך בהצפנה – מה כבר היה לנו להסתיר? ואז, כמו דלת פלדלת חורקת, נפתח בפנינו עולם חדש: אנחנו מוסרים מידע באינטרנט, מסתובבים עם מחשב נייד, מטלטלים טלפון חכם, וכבר שכחנו מהדיסק-און-קי ושאר הזכרונות הניידים שבארנק, בתיק ועל מחזיק המפתחות. במקרים רבים, אנו שומרים הרבה סודות בכל המקומות הללו, גם אם אנחנו לא מודעים לכך.

במאמר הקודם דנו באפשרות לחזק את האבטחה באמצעות הרשאות; בנוסף (או ללא שום קשר) להרשאות, ניתן להצפין קבצים. בעזרת הצפנה ניתן להפוך כל קובץ לאוסף אקראי (לכאורה) של תווים; רק מי שברשותו הסיסמה הנכונה יוכל לראות את התוכן האמיתי של הקובץ.

הצפנה – למה צריך את זה?

הרשאות עובדות כל עוד יש לנו שליטה על המחשב ועל המשתמשים. במקרים מסוימים, לנו עצמנו אין הרשאות לקבוע הרשאות של אחרים. לפעמים אנחנו משתמשים בהתקן שאינו תומך במערכת הרשאות (כמו דיסק-און-קי וכרטיסי זיכרון המפורמטים על ידי FAT32 – לא חייבים לדעת מה זה, רק שזה לא עובד עם הרשאות). והרשאות, כזכור לנו, ניתנות לשינוי על ידי משתמש עם הרשאות מנהל (המאפשרות, בין השאר, לשנות את ההרשאות הקיימות לכל הקבצים), ולכן אם מישהו גנב, כלומר מצא-ועוד-לא-החזיר את המחשב שלנו, הוא יכול לחבר את הדיסק הקשיח למחשב שלו, בו יש לו הרשאות מנהל, ואז לעשות בקבצים שלנו כרצונו. לא טוב.

הצפנה של קובץ "נועלת" אותו בפני כל מי שאינו מורשה לגשת אליו. רק אם ברשותך המפתח המתאים (בדרך כלל סיסמה), תוכל לפתוח את הקובץ ולהשתמש בו.

הצפנה – איך עושים את זה?

ישנן תוכנות המאפשרות להצפין את הקבצים שהן יוצרות. לדוגמה, תוכנות Office כמו Word ו-Excel מאפשרות להצפין את המסמכים ולהרשות רק למי שבידו הסיסמה לצפות במסמך. ככה זה נראה ב-Word 2010:

פרטים מלאים תוכלו למצוא בדף העזרה (בעברית!) באתר מיקרוסופט, הדן בהגנה על מסמכים, חוברות עבודה ומצגות באמצעות סיסמה. הדף מיועד אמנם ל-Office 2007, אך ההוראות עבור גרסאות אחרות של Office דומות מאוד.

מערכת ההפעלה האהובה (טוב, אולי קצת הגזמתי) על כולנו, Windows, מאפשרת (במהדורות מסוימות) להצפין כל קובץ שתרצו. אפשרות זו קיימת במהדורות ה"מסחריות" של Windows – מהדורת Professional, מהדורת Enterprise, וכמובן המהדורה האולטימטיבית – Ultimate (השוואה מקיפה תוכלו למצוא כאן). זה די פשוט, למעשה – כל שעליך לעשות הוא לבחור בקובץ, קליק-ימני, מאפיינים, מתקדם… ושם, בתיבת הסימון האחרונה, תוכלו להצפין את הקובץ. ככה זה נראה:

לאחר הלחיצה על אישור, המערכת תוודא שאתם מעוניינים להצפין את הקובץ, ותציע להצפין את כל התיקיה בה הוא נמצא. לא חייבים להסכים, אבל כדאי לחשוב על זה – בדרך כלל, מסמכים וקבצים נמצאים בתיקיה מסוימת מסיבה כלשהי, ולכן כנראה שהסיבה להצפנתו של אחד מהם תהיה סיבה טובה להצפין גם את השאר.

אישרתם. הקובץ (ואיתו אולי גם התיקיה) יוצפן עבור המשתמש בלבד, ולאף אחד אחר לא תהיה גישה אליו, אלא אם כן תגדירו זאת בפירוש. משתמשים אחרים אפילו לא יוכלו להזיז את הקובץ לתיקיה אחרת. והכי חשוב – אם המשתמש כבר לא יהיה קיים במערכת (אפילו אם פירמטתם והתקנתם Windows מחדש, ואפילו אם יצרתם משתמש עם אותו השם), הקובץ אבוד לעולמי עד. אם אתם רוצים להשתמש בהצפנה המובנית של Windows, כדאי לעבור על אמצעי הזהירות המומלצים.

אפשרות נוספת לבעלי ויסטה ו-7 (ושוב – בגרסאות ה"מסחריות" בלבד), היא להשתמש בתוכנה בשם BitLocker, המאפשרת להצפין את תכולתו של כונן שלם. ניתן להצפין אפילו את הכונן עליו מותקנת Windows! (איך המערכת עולה אם היא מוצפנת? את זה תשאירו למהנדסי מיקרוסופט.) ב-Windows 7 ניתן להצפין גם כוננים ניידים, כגון דיסק-און-קי, אבל שימו לב – התכונה הזו קיימת כיום רק ב-Windows 7, ולכן, מהרגע שהצפנתם, תוכלו להשתמש בהם רק במחשבים עליהם מותקנת Windows 7.

ולדובדבן שבקצפת: ישנה תוכנה טובה, בחינם, שעובדת על כל סוגי Windows (וגם על לינוקס ומק). ניתן להתקין אותה על המחשב, אבל אפשר להפעיל אותה גם על מחשב בו היא אינה מותקנת. היא יכולה להצפין כוננים שלמים, או ליצור "כוננים" מתוך קבצים שיצרתם בעזרתה והיא גם מבוססת קוד פתוח, מה שנותן לה יתרונות מסוימים על פני תוכנות אחרות. קוראים לה TrueCrypt, ואנחנו נדון בה במאמר הבא.