אוק 162013
 

בתגובה למאמר לא לשכוח, הוכיח אותי קורא ותיק של האתר על שזנחתי את OneNote (סליחה, שבתאי!). למעשה, הוא רק הזכיר לי שהתוכנה קיימת, ואני הייתי זה שנתן לי על הראש – איך יכולתי לשכוח את המחברת הבלתי-נגמרת?

כך אני מתייחס ל-OneNote, אחת מהתוכנות השימושיות של חבילת Office של מיקרוסופט מאז 2003: מחברת עם מספר אינסופי של עמודים, כשכל עמוד ניתן להארכה ככל הנדרש. למעשה, OneNote מעוצבת כאוגדן שיכול להכיל כמה מחברות שתרצו. לכל מחברת ניתן להוסיף מקטעים (תת-מחברת), וכל מקטע מכיל עמודים – כמה שתרצו, כמה ארוכים שתרצו. הנה כך:

מחברות, מקטעים ועמודים ב-OneNote (לחצו להגדלת התמונה)

מחברות, מקטעים ועמודים ב-OneNote (לחצו להגדלת התמונה)

בצילום המסך ניתן לראות את רשימת המחברות מצד ימין – מחברת בנושא אתרי אינטרנט, המחברת הפתוחה כרגע בנושא הדרכה ועוד. מחברת ההדרכה מחולקת למקטעים הצבעוניים המופיעים מעל לעמודים: שפות תכנות, שימוש במחשב ועוד. מקטע השימוש במחשב מכיל מספר עמודים, כגון "הדרכות מותאמות אישית" ו"שימוש בסיסי ב-Windows". הוא פתוח בעמוד "הדרכות מותאמות אישית", ותוכן העמוד נראה מצד שמאל. שימו לב לעמוד "שימוש בסיסי ב-Office", המכיל תתי-עמודים – כותרותיהם מוכנסות מעט שמאלה.

מלבד טקסט, ניתן "להדביק" לעמודים מסמכים שלמים כקבצים, או רק את תוכנם של מסמכים; תמונות ותרשימים; ואם יש לכם מסך מגע, עם או בלי חרט (stylus, עט-המגע המיועד לכתיבה על מסכים מיוחדים), תוכלו לכתוב על-פני הדף הבלתי-נגמר, לשרטט נוסחאות או תרשימים, או סתם לקשקש.

מה אפשר לעשות עם מחברות

מה אפשר לעשות עם שפע העמודים הללו? הכל (חוץ ממטוסי נייר, בעצם). בעיקר, אפשר לראות בהם את מקומן הטבעי של כל הרשימות שאינן שייכות לקטגוריה ברורה כמו מסמכים, טורי מספרים או מצגות. רשימת המחברות שלי ושל אנשים אחרים שאני מכיר כוללת מתכונים, הוראות הפעלה מיוחדות, תוכניות לפרויקטים עסקיים וביתיים, וגם "רשימות בדיקה" (התרגום הלא-מי-יודע-מה לביטוי checklist) – רשימה של פריטים שצריכים להילקח או צעדים שצריכים להיעשות באופן קבוע במקרה מסוים. לדוגמה, אני מחזיק ברשימה כזו עבור טיולים: מכנסיים, חולצה לכל יום, סנדלי טיולים, נעלי טיולים, קרם הגנה וכו', ואפילו רשימה קצרה לבוקר הטיול עצמו, הכוללת פריטים שאי-אפשר לארוז קודם לכן, כמו מברשת ומשחת שיניים או טלפון נייד. לפני כל טיול, אני צריך רק לעבור על הרשימה ולוודא שלקחתי הכל – אין צורך לחשוב בכל פעם מחדש מה עוד צריך לקחת ומה שכחתי הפעם.

חיפוש ושילוב

זיהוי טקסט והעתקתו (לחצו להגדלת התמונה)

זיהוי טקסט והעתקתו (לחצו להגדלת התמונה)

שתיים מהתכונות החשובות ביותר של OneNote, מבחינתי, הן החיפוש במחברות והשילוב (אינטגרציה) עם Outlook. החיפוש מזכיר את זה של Outlook: ניתן לבצע חיפוש של מלים בכל רחבי המחברות, מתוך תוכנת OneNote עצמה או אפילו ישירות מתפריט התחל (האינדקס של OneNote מקושר לשירות החיפוש של Windows). הדובדבן שבקצפת הוא יכולת החיפוש בטקסטים שאינם מוקלדים: אם הדבקתם במחברת תמונה המכילה טקסט כלשהו באנגלית (ובעוד מספר שפות – עברית עדיין אינה נתמכת), OneNote תמצא את הטקסט הזה. הדבר נכון גם לגבי כתיבה בחרט, עם זיהוי כתב-יד לא רע בכלל (שוב באנגלית). ואם כבר דיברנו על זיהוי טקסט – אתם יכולים ללחוץ על תמונה ולבקש מ-OneNote לסרוק ולהעתיק את הטקסט שזיהתה אל לוח העריכה (clipboard) של Windows, משם תוכלו להעתיק אותו לכל מקום שתרצו. כאמור, טכנולוגיית הזיהוי אינה תומכת בשפה העברית, אבל אני ממשיך לקוות שיום אחד האנשים הטובים במיקרוסופט יתעוררו ויפשילו שרוולים…

קישור משימות בין Outlook ל-OneNote (לחצו להגדלת התמונה)

קישור משימות בין Outlook ל-OneNote (לחצו להגדלת התמונה)

השילוב עם Outlook קיים מיומה הראשון של OneNote. במסגרת השילוב, ניתן לסמן שורות במחברות כמשימות, ואלו יסונכרנו עם Outlook ויהפכו למשימות שם. עדכונים וסימון שהמשימות בוצעו ב-Outlook ישפיעו על המשימות הללו ב-OneNote. בתמונה מימין, ניתן לראות כיצד נוכל ליצור משימות Outlook מתוך OneNote, כולל קביעת תאריכי היעד שלהן (שיסומנו בגוונים שונים). בתמונה למטה תוכלו לראות את המשימות שנוספו ל-Outlook.

משימות שנוצרו ב-OneNote, כפי שהן מוצגות ב-Outlook

משימות שנוצרו ב-OneNote, כפי שהן מוצגות ב-Outlook

ויש עוד (אם רק תרצו)

וזהו רק קצה הקרחון: עוד לא דיברנו על הקלטת אודיו ווידאו – לדוגמה, בזמן ישיבה או פגישה חשובה – ועל היכולת לסנכרן בין ההקלטות הללו לדברים שכתבנו באותו הזמן; על יכולות החיפוש בתוך ההקלטות הללו (עדיין באנגלית בלבד); על סימון שורות באמצעות אייקונים שונים שיסמלו דברים שונים – רואים את תיבות הסימון בתמונה למעלה מימין? אפשר לסמן או לרוקן אותן, וזו רק אחת מהאפשרויות לסימון פריטים במחברות; על האפשרות לשמור מחברות "בענן" האינטרנט ולהשתמש בהן גם מטלפונים חכמים; ועל עוד תכונות שימושיות הנחבאות בתוכנה.

מה שיפה ב-OneNote הוא היכולת להתחיל להשתמש בה באופן מיידי כמחברת, עם או בלי להכיר את כל היכולות המיוחדות שלה. ובתור כלי עזר לזכירה ולשמירה של מידע, שבתאי צודק לגמרי – אין כמוה.

ספט 162013
 

שוב שכחתם לקנות משהו בסופר, למרות שהייתם ממש ליד המדף? שוב שכחתם להתקשר למיכל, ודווקא הייתם צמודים לטלפון כל הזמן? שוב אתם מוצאים את עצמכם בלי משהו לעשות, למרות שברור שאי-שם בירכתי ראשכם ממתינות עשרות משימות? אל תרגישו רע – ככה זה אצל כולם. כמעט. בואו נראה איך עוברים לצד של אלה ששולטים בעניינים, במקום שהעניינים ישלטו בהם ויפתיעו אותם בכל פעם מחדש.

הפתרון המושלם

הפתרון פשוט. למעשה, הוא כל-כך פשוט, שאתם כבר יודעים עליו מאז כיתה א', ואפילו מוקדם יותר: לכתוב. צריכים משהו מהסופר? הוסיפו לרשימת המכולת. צריכים להתקשר למיכל? כיתבו זאת, כדי שלא תשכחו. יש לכם רעיון פתאומי? אני יודע שאתם בטוחים שתזכרו אותו בעל-פה, אבל אולי כדאי לכם לגבות את זה גם בכתב איפשהו. ההצעה שלי: כיתבו הכל.

גם אם אנחנו בטוחים שנזכור (וכמו שידוע לכולנו, אנחנו שוכחים), גם אם יש לנו זיכרון מעולה, גם אם אמרנו למישהו שיזכור עבורנו – לכתיבה יש יתרונות נוספים.

שקט נפשי

כל עוד אנחנו נאלצים לזכור דברים בראש, אנחנו לא רגועים: אני זוכר שצריך לזכור, לחוץ שמא אשכח, ותמיד מוטרד מהאפשרות שאולי הייתי אמור לזכור משהו אבל שכחתי. ברגע שאנחנו כותבים הכל, אנחנו יכולים לסמוך על כך שהכל נמצא במקום בטוח – מחוץ לראש שלנו.

הקשר (קונטקסט)

רעיונות נוטים לצוץ במקומות ובזמנים בלתי צפויים: רעיון לבילוי עם הילדים צץ באמצע ישיבת עבודה, אנחנו נזכרים שצריך לקנות חלב תוך כדי נהיגה, ומבחינים בכסא הרעוע דווקא כשאנחנו רוצים לשבת עליו, ולא ליד מדף המסמרים והדבקים בחנות. אם נכתוב הכל, נוכל לשלוף את הרשימות שלנו בזמן הרלוונטי ולהיעזר בהן. כך, נוכל "להיזכר" במסמרים בזמן הקניות בחנות, ולשלב את הרעיון לבילוי עם הילדים בתכנון החופשה השנתית שלנו.

איך ואיפה?

בכל זמן, בכל מקום ובכל אמצעי. אני, לדוגמה, משתמש בדרך-כלל במחשב ובטלפון ככלי הכתיבה העיקריים שלי. בנוסף, אני מחזיק תמיד פנקס בהישג יד, כדי שסוללה מרוקנת או כל סיבה אחרת לא ימנעו ממני לכתוב מייד כל דבר שאני נזכר בו. במקרים בהם אני לא יכול לכתוב, כמו נהיגה, אני משתמש בתכונת ההקלטה הקולית של הטלפון שלי – אני מקליט את הרעיון, מספר הטלפון שקיבלתי כרגע, העדכון של תאריך המסיבה וכל השאר.

לכתוב בכל מקום - גם במקלחת (ותודה ל-AquaNotes על הרעיון)

לכתוב בכל מקום – גם במקלחת (ותודה ל-AquaNotes על הרעיון)

ארגון

לאחר שכתבנו הכל, כדאי שנארגן את הדברים לפי הנושא או ההקשר שלהם. לדוגמה, כל שיחות הטלפון שעלינו לערוך יישמרו ברשימה אחת – כך, בכל פעם שיהיו לנו כמה דקות ונרצה לנצל אותן היטב, נוכל לשלוף את רשימת הטלפונים ולהתחיל לעבוד, בלי שנצטרך להיזכר למי רצינו לחזור ועם מי אנחנו רוצים לפתוח בדיון.

הרעיון בארגון הוא ההפרדה והגישור בין הפעולות: לפעמים אנחנו חושבים על משהו שצריך לעשות (להתקשר לאודליה), ולפעמים אנחנו ליד הטלפון. הארגון ברשימות עוזר לנו להפריד בין הפעולות הללו רוב הזמן, ולגשר ביניהן רק כשצריך.

רשימות נוספות לשיקולכם:

  • פעילויות ליד המחשב: אימיילים שצריך לכתוב, מסמך שצריך לעדכן, מוצר שרצינו לרכוש באינטרנט ועוד.
  • קניות: זוכרים את החלב והמסמרים? זו הרשימה עבורם. אתם יכולים גם ליצור רשימות נפרדות עבור החנויות השונות – רשימת מכולת עבור הקניות השבועיות, רשימת מוצרים לבית למקרה שתעברו ליד החנות המתאימה וכו'. בפינת רשימת הקניות האישית שלי ממתינות אפילו המידות הפנימיות של אחד הארונות בבית – אני רוצה לרכוש סלסלות שיתאימו לשטחי המדפים, ובכל פעם שאני בחנות המתאימה אני מחפש סלסלות במידות הנכונות.
  • רשימת נושאים לשיחה עם האנשים שאתם מתקשרים איתם רוב הזמן – הבוס, בן/בת הזוג וכו'. בכל פעם שאתם חושבים על נושא לשיחה, אתם יכולים להוסיף אותו לרשימה. בפעם הבאה שיש לכם פגישה עם אותו אדם, תוכלו לדון בכל הנושאים בפעם אחת, במקום להפריע לו שוב ושוב.

מה הקשר למחשבים ולטכנולוגיה?

שאלה מצוינת. כחובב טכנולוגיה המסתדר מצוין גם עם נייר ועט, אני מוצא את עצמי משתמש בטוב שבכל אחד מהעולמות הללו, ולפעמים סתם במה שזמין באותו הרגע.

אני ממשתמשי Outlook, והרשימות שלי מתרכזות בסופו של דבר בצורת משימות בתיקיית המשימות שבתיבה שלי. לכל משימה יש כותרת, ואפשר להצמיד לה תאריך יעד, תזכורות, פירוט והערות, ואפילו לשלוח אותה לאנשים אחרים, במקרה שהם אמורים לבצע את המשימה (מי רוצה לערוך קניות מחר?).

משימות הקבועות בזמן – פגישות עם אנשים, פעילויות חוזרות כמו הגיבוי השבועי ודברים דומים – אני ממקם בלוח השנה, בלוויית תזכורת מתאימה. הוסיפו לכך את תיבת הדואר, ותקבלו סביבת עבודה שמכילה את כל הדרוש – מקום אחד המרכז את כל מה שאני צריך לעשות. סנכרון של Outlook עם תוכנה מקבילה בטלפון מאפשר לי לקחת את כל הרשימות הללו אתי לכל מקום, ואפילו לעדכן אותן ולסנכרן בחזרה אל המחשב שלי. משתמשי ג'ימייל ותוכנות אחרות יכולים ליצור לעצמם סביבת עבודה דומה.

לעשות דברים

את הרעיון לכתוב הכל לא המצאתי בעצמי. קדמו לי רבים וטובים. הנה מקור מהמאה ה-19 – קבלו ציטוט ישיר מתוך הספר "פלא יועץ", העוסק במוסר ומטפטף מדי פעם עצות כלליות לחיים:

שירשם בכתב ישר ויבטא בשפתים יום ליום יביע אמר, יזכר בפה ואל ישכח בלב… כי ראיה מביאה לידי זכירה, ובלבד שיזכר לרשם את הכל בכתב.

אם תרשו לי לחזור למאה הנוכחית, אספר לכם על ספר בשם Getting Things Done, או בקיצור GTD, מאת דייוויד אלן, המתווה דרך פעולה שעוזרת לי גם היום לזכור הכל ולהשתמש בצורה יעילה בזמן שלי. על הספר, ועל הרעיונות הנוספים שבו, אכתוב מאמרים נוספים בעתיד.

ועכשיו תסלחו לי, אני צריך להוסיף לעצמי תזכורת לכתוב את המאמרים הללו.