תמונת מצב

יש אנשים שלא כל-כך זוכרים שמות, אבל זוכרים פרצופים. מכירים אותם? ככה זה גם עם מסמכים: לפעמים אנחנו לא זוכרים את שמו המדויק של מסמך, אבל זוכרים את המבנה שלו: צבע הכותרת, הטבלה בעמוד הראשון, הגרף מתחתיה. עבור האנשים הללו, מציעה חבילת Office אפשרות לשמירת תמונה ממוזערת (thumbnail בעגה המקצועית) של המסמך, והצגתה כאייקון בסייר הקבצים. הודות לכך, במקום לראות רשימת קבצים וסמלים כלליים של התוכנות המקושרות אליהם (Excel ,Word וכו’), כמו בתמונה הזו:

שמות קבצים וסמלי תוכנות. משעמם ולא תמיד עוזר

תוכלו “להציץ” אל תוך הקבצים ולקבל מושג טוב יותר לגבי זהותם ותוכנם:

תמונה ממוזערת של תוכן המסמכים. הרבה יותר ברור

הפרטים הטכניים

כדי לאפשר הצגת תוכנו של מסמך Word או גיליון Excel, גשו לתפריט קובץ (אם אתם משתמשים ב-Office 2007, גשו לכפתור Office העגול) ולחצו על שמירה בשם. בחרו בתיקיה, ובתיבת הדו-שיח שתיפתח, סמנו את התיבה שמור תמונה ממוזערת.

אם סייר הקבצים לא מציג את התמונות הממוזערות, ודאו שהגדרות התצוגה שלכם מכוונות היטב: ראשית, נסו לרענן את התצוגה – ייתכן שהסייר לא מודע לתוכן החדש שהוא אמור להציג. אתחול של הסייר (סגירה ופתיחה מחדש) יכולים לעזור. שנית, התמונות הממוזערות מוצגות החל מגודל מסוים בלבד: גשו לתפריט תצוגה ובחרו באפשרות סמלים בינוניים:

אם יש לכם עדיין בעיות עם התצוגה, אולי ביקשתם פעם מהסייר לבטל את אפשרות התצוגה המקדימה. גשו שוב לתפריט תצוגה, ובחרו הפעם בכפתור אפשרויות. בחלון שייפתח, עברו ללשונית תצוגה וודאו שתיבת הצג תמיד סמלים, אף פעם לא תמונות ממוזערות אינה מסומנת (באנגלית זה Always show icons, never thumbnails; בגרסאות שונות של Windows ייתכן ניסוח מעט שונה).

עובד? נהדר. אם אתם רוצים, אתם יכולים להציג את תוכן המסמכים בתמונה גדולה יותר. בתפריט תצוגה של הסייר, בחרו בסמלים גדולים, ואפילו בסמלים גדולים מאוד. עכשיו לא צריך לאמץ את העיניים.

יש מה להשוות – חלק ג’: Excel

במאמרים הקודמים התמקדנו ביכולות השוואת המסמכים של Word, מעבד התמלילים הפופולרי. במאמר זה נתמקד בגליון האלקטרוני הנפוץ בעולם: Excel.

השוואת גליונות, הגרסה ההיסטורית

עד שנת 2010, ל-Excel היתה יכולת מינימלית להשוות מסמכים, שהתמצתה במעקב אחר שינויים בלבד. אם ברשותכם Excel 2010 (או 2007), גשו לרצועת הכלים ובחרו בסקירה. לחצו על עקוב אחר שינויים, ואז בסימון שינויים.

עקוב אחר שינויים - Excel 2010 — עקוב אחר שינויים – Excel 2010

בחלון שנפתח, ודאו שתיבת הסימון עקוב אחר שינויים בעת עריכה מסומנת ולחצו על הכפתור אישור. כל תא שיעודכן מעתה והלאה במסמך יסומן; מעבר של העכבר מעל התא יציג חלון קטן המתאר את העדכון שבוצע – מחיקה, הוספת טקסט או שינוי התוכן (מיקרוסופט עדיין צריכה לעבוד על הצגת העברית מימין לשמאל…).

הצגת שינויים - Excel 2010 — הצגת שינויים – Excel 2010

הרעיון דומה למעקב אחר שינויים שמציעה Word, אך מוגבל יותר מתחינת התצוגה. אם לא די בכך, הוא מאפשר השוואה רק לאחר הפעלת התכונה מראש – לא ניתן להשוות בין שני מסמכים באופן אקראי.

השוואת גליונות – הדור הבא

למזלנו, בשנת 2013 הכל השתנה, עם צאת חבילת Office 2013. אפשרות המעקב אחר שינויים ב-Excel קיימת בדיוק כמו בעבר, אבל עכשיו יש לכם גם אפשרות לבצע השוואה נוחה יותר, כמו ב-Word: השוואה ויזואלית, ללא צורך בהגדרת מעקב מראש. כלי ההשוואה אינו חלק מובנה מ-Excel; תמצאו אותו בתפריט התחל, בשם Spreadsheet Compare 2013.

לפני שאתם מפעילים אותו, קחו נשימה עמוקה: הוא כל-כך מקיף ויסודי עד שהוא נראה יותר כמו תא טייס מאשר תוכנה לבני תמותה. כמו כן, אם אתם רגילים לתפריטים בעברית בתוכנות Office שלכם, תבחינו די מהר בעובדה שכלי השוואת הגליונות עדיין לא עבר גיור – הכל מופיע באנגלית צחה. לחצו על Compare Files למעלה משמאל ובחרו בשני מסמכי Excel. הנה, לדוגמה, דו”ח שעות ראשוני, כולל סכום השעות:

ולצדו דיווח מעודכן, הכולל הדגשת הכותרת, הוספת כותרות לעמודות, שינוי מבנה התאריך, עדכון אחת השורות והוספת שורה חדשה:

תוצאת ההשוואה (זוכרים לא להיכנס לפאניקה?) היא:

אם ננשום עמוק, נגלה שתא הטייס לא מסובך כל-כך: בחלקו העליון של המסך מוצגים שני הגליונות זה לצד זה, כשההבדלים ביניהם מסומנים בצבעים שונים. בחלק התחתון משמאל מופיע המקרא: תאים המכילים ערכים מוקלדים שונים צבועים בירוק (לדוגמה, תאים A1 ו-B7). שינויים בנוסחאות מסומנים בסגול (סכום השעות), ותאים בהם שונה העיצוב בלבד מסומנים בירוק כהה (התאריכים בעמודה A).

פירוט נוסף מצפה לנו באמצע החלק התחתון של המסך: עבור כל תא שונה, נקבל את מיקומו, את תוכנו בכל אחת מהגרסאות, את סוג השינוי (לדוגמה: תוכן התא שונה/נוסף/עוצב מחדש) ופרטים נוספים. אם לא די לכם בכך, תוכלו לעבור לפינה הימנית, בה ימתין לכם גרף המציג את סוגי השינויים (אצלנו בדוגמה ניתן לראות שעיצובי תאים לוקחים, ובגדול).

אני בטוח שמשתמשי Excel “כבדים” רבים ממלמלים ברגע זה ממש תודה חרישית לאנשי הפיתוח במיקרוסופט על הנס הקטן (נראה אתכם בודקים שינוי במסמך בן מספר עמודים ומאות אלפי תאים – זוהי מנת חוקם של משתמשים רבים!). שמחתי לעזור!

במאמר הבא בנושא נרחיב את מבטנו ונשווה בין תיקיות שלמות.

לחנך את Office 2013

פתגם אנגלי ישן טוען כי לא ניתן ללמד כלב זקן לבצע טריקים חדשים. הבעיה הניצבת בפנינו הפעם היא: האם ניתן ללמד כלב צעיר טריקים ישנים? או, אם יורשה לי להיות ספציפי יותר: האם ניתן לגרום ל-Office 2013 לזנוח חלק מהחידושים שבה לטובת התנהגות ישנה ומוכרת?

חבילת התוכנות המשרדיות Office של מיקרוסופט נמצאת כמעט בכל בית. גרסת 2013 הינה גרסת המשך ל-2007 ול-2010, עם כמה שיפורים קטנים (המשמעותי שבהם הוא האינטגרציה עם שירות SkyDrive של מיקרוסופט, אבל זהו נושא אחר ויידון בפעם אחרת) וכמה שינויי עיצוב – וכאן קבור הכלב מהשאלה למעלה. הנה נעבור על מקבץ מייצג של השינויים הללו ונבדוק האם אפשר להחזיר אותם לקדמותם, ואיך.

מסך התחל – גם ב-Office

בכל פעם שנפעיל את Word 2013 בלי להגדיר מסמך כלשהו (כלומר – הרצה ישירה של Word ולא קליק כפול על מסמך), נקבל את מסך הפתיחה הבא:

מסך התחל של Word 2013 (לחצו להגדלת התמונה)

התוכנה רוצה מאוד לעזור לנו, ולכן היא פורשת בפנינו את שלל האפשרויות העומדות בפנינו: סיור ברחבי התוכנה החדשה, יצירת מסמך בשלל עיצובים ונושאים (רוצים לכתוב קורות חיים? אולי ליצור רשימת פעולות לביצוע?), וגם – כמה בנאלי – יצירת מסמך חדש, ריק ונקי. זה מזכיר לי את המסייע שהתלווה ל-Word במשך שנים רבות בדמות אנימציה של סיכה משרדית או כלבלב, ריחף לו בצד המסמך והציע בכל רגע הצעות מיותרות לחלוטין. הקישו “clippy” במנוע החיפוש המועדף עליכם כדי לראות עד כמה העולם “אהב” את הרעיון. ולענייננו: הצעות הן דבר נחמד בפעם הראשונה, אבל בפעם השלישית הן כבר מעיקות ובפעם החמישית הן מעצבנות לגמרי. רוב הזמן, אני מעוניין ליצור מסמך חדש על-גבי דף חלק ונקי. את העיצוב אשאיר לסוף.

נושא נוסף שקצת מציק לי, ואולי גם לכם, הוא תצוגת הקריאה – כאשר Word מציג מסמך באופן שיהיה נוח לקריאה מעל-גבי מסך, בניגוד לתצוגה הרגילה, המראה לנו איך ייראה המסמך שלנו אם נדפיס אותו (כולל הדמיה של שולי הדפים, תצוגת מספרי העמודים ועוד). כלומר, זו היתה הכוונה. בגרסת 2013, מיקרוסופט נטתה בבירור לכיוון טאבלטים וטלפונים – מוצרים בעלי מסך קטן יחסית – ולכן Word מציג את המסמך באותיות ענק, דבר הגורם לכך שכל מסמך קטן ישתרע על-פני עמודים רבים.

ביטול תצוגת קריאה ומסך התחל ב-Word 2013 (לחצו להגדלת התמונה)

את שתי הבעיות הללו ניתן לפתור במקום אחד: היכנסו ל-Word ופיתחו מסמך ריק כדי לקבל את תצוגת רצועת הכלים. ביחרו בלשונית קובץ ואז באפשרויות. בחלון שיוצג, תוכלו למצוא בלשונית כללי (הלשונית הראשונה שתוצג) שתי תיבות סימון: ניקוי תיבת “פתח קבצים מצורפים…” יגרום ל-Word להציג את כל המסמכים בתצוגה הרגילה, ללא קשר למוצאם (המקום ממנו פתחתם אותם). ניקוי תיבת “הצג את מסך התחל…” יחזיר את ההתנהגות הרגילה והמוכרת של Word – פתיחה של מסמך ריק כברירת מחדל. לחצו על כפתור אישור וחיזרו לעבוד כפי שאתם אוהבים.

Word כמקרה מבחן

מסך הפתיחה, או כפי שקוראים לו במיקרוסופט “מסך התחל”, קיים גם בתוכנות Excel ו-PowerPoint. ההוראות לביטולו זהות.

מה החזאי מבין

לאנשי Outlook נגמרו, כנראה, הרעיונות לתכונות חדשות עבור התוכנה. זו כנראה הסיבה לכך שהם הוסיפו את תחזית מזג-האוויר ללוח השנה (אפשרות אחרת היא קנאה עזה באפליקציות התחזית השונות בטלפונים ובטאבלטים).

תחזית מזג האוויר, בחסות Outlook 2013 (לחצו להגדלת התמונה)

הרעיון יכול להיות נחמד – תכנון יום העבודה יכול להיות מושפע ממזג-האוויר. מעשית, התחזית היא ליומיים הבאים בלבד, ומוגבלת לספק תחזית (החברה שמבצעת את המדידות ומספקת את הנתונים) אחד, המציע מגוון מוגבל למדי של ערים. תושבי מודיעין או עכו, לדוגמה, ייאלצו להסתפק בתחזית עבור מקומות קרובים (רמלה וקריית ים).

לחיצה על החץ שמשמאל לעיר המוצגת תציג רשימת ערים – אם תבחרו באחת מהן, היא זו שתוצג מעתה והלאה. העברת העכבר מעל לאחת השורות הללו תציג כפתור מחיקה (X) משמאל, שיאפשר לכם להסיר את העיר מהרשימה. בחירה בשורה “הוסף מיקום” תאפשר לכם להוסיף עיר לרשימה. כפי שכתבתי, לא כל מקום שתקלידו יוכר על-ידי המערכת, אבל היא תשמח להציע תחליפים קרובים. בנוסף, חלק מהמקומות מופיעים בכיתוב באנגלית בלבד, משום-מה.

כדי להיפטר משורת התחזית לגמרי, גשו ללשונית קובץ ובחרו באפשרויות. גשו ללשונית לוח שנה וגללו לתחתית עמוד האפשרויות – שם תוכלו לבטל את הצגת מזג-האוויר בלוח השנה (או לשנות את הטמפרטורות מצלזיוס לפרנהייט).

ויש עוד…

כיסינו מספר דוגמאות בודדות מתוך המגוון הקיים. אם משהו מפריע לכם בתצוגה או בהתנהגות של אחת מתוכנות Office, חפשו באפשרויות וקרוב לוודאי שתמצאו את האפשרות לשנות את ההתנהגות הסוררת. לי, לדוגמה, הפריע מאוד הגופן שנבחר כברירת מחדל עבור גליונות חדשים של Excel – אז מצאתי את האפשרות ושיניתי אותה.

אם חיפשתם ולא הצלחתם למצוא, כתבו הערה בעמוד זה או צרו קשר. בהצלחה!

שמירה אוטומטית

אחת הצרות הגדולות ביותר שאנו נתקלים בהן בעבודתנו עם המחשב היא נושא השמירה, או ליתר דיוק – אי-שמירה. כמה פעמים כתבתם מסמך, ערכתם ושיפצתם, ואז המחשב נתקע/כבה/סגר את החלון לפני שהספקתם לשמור? לי זה קרה פעם בסוף יום עבודה, כשהמסמך עליו עבדתי בימים האחרונים נסגר לפתע והקובץ הפך בלתי קריא. למזלי, היה לי עותק של המסמך מאתמול, כך שאיבדתי “רק” עבודה של יום שלם ולא יותר. בדרך כלל המצב פחות גרוע, אבל עדיין לא כיף לאבד פתאום מידע.

באופן אוטומטי

מסתבר שלתוכנות רבות יש אמצעי גיבוי מינימליים שיכולים לעזור: קוראים לזה שמירה אוטומטית. וורד, לדוגמה, שומר את כל השינויים במסמך באופן אוטומטי כל עשר דקות. השמירה הזו נעשית בנפרד מקובץ המסמך, כך שאם החלטתם במודע לא לשמור את השינויים האחרונים, השמירה האוטומטית לא תגרום לתוצאות לא רצויות. לעומת זאת, אם קרה משהו נוראי לפני שהספקתם לשמור (וורד קרס, החתול אכל את כבל החשמל או שהתינוק של השכנים לחץ על הכפתור וכיבה את המחשב), בפעם הבאה שתפעילו את וורד תקבלו את החלון הצדדי הבא:

לחיצה על הקובץ תפתח בפניכם את האפשרות לפתוח את המסמך ולהמשיך לעבוד עליו, לשמור אותו (לפני שעוד משהו יקרה לו) או אפילו למחוק אותו לצמיתות.

כאמור, השמירה האוטומטית מופעלת בכל עשר דקות. עבור רובנו זה מן הסתם לא מספיק: למה להמר על תשע דקות אם לא חייבים? מסתבר שאפשר לשמור גם כל דקה (או שתיים, או שבע עשרה): בגרסת 2010, יש לגשת לוורד, ללחוץ על כפתור קובץ ואז אפשרויות. בתוכן, יש לבחור בשמירה, לסמן את תיבת “שמור מידע שחזור אוטומטי כל…” ולשנות את המספר לערך המיטבי מבחינתכם. אם תקבעו “1”, לדוגמה, המסמכים שלכם יישמרו כל דקה, כך שגם אם קרה הנורא מכל, המקסימום שאיבדתם הוא המידע מהדקה האחרונה. לא לשכוח ללחוץ על כפתור אישור!

בגרסת 2007, האפשרויות נמצאות בכפתור Office (העגול למעלה). בגרסת 2003, חפשו את תפריט כלים ובתוכו את אפשרויות.

לא רק וורד

האפשרות לשמירה אוטומטית קיימת גם באקסל וב-PowerPoint. תוכלו למצוא אותה באותו המקום בכל אחת מהתוכנות.

שימו לב: השמירה האוטומטית לא מחליפה את השמירה הרגילה – עדיין כדאי ללחוץ על כפתור השמירה מדי פעם, או על שילוב המקשים Ctrl-S.

שמירה נעימה!

להתרגל בכיף לממשק החדש של Office

ב-Office 2007, שינתה מיקרוסופט את צורת העבודה עם Word ,Excel ו-PowerPoint. ב-Office 2010, הצטרפו לשינוי גם Outlook ו-OneNote. אנשי Office איחדו את התפריטים (קובץ, עריכה, תצוגה…) ואת סרגלי הכלים (שורות הכפתורים שמתחת לתפריטים), ויצרו את רצועת הפקודות – לשוניות (המכונות כרטיסיות), שכל אחת מהן מכילה פקודות שונות, עם מראה גרפי המקל על זיהוין.

לכל אלה שמשתמשים עדיין בגרסת 2003 (או אפילו בגרסה ישנה יותר), להלן הבדל לדוגמה. במקום התפריט “הוספה”, שדרש פתיחה של תתי-תפריטים ומעבר על כתוביות טקסט ב-Word 2003…

…מאפשרת רצועת העריכה מבט נוח יותר, עם איורים שעוזרים למצוא את הפעולה המבוקשת ביתר קלות:

עם צאתו של Office 2007, בו הוצגו הרצועות לראשונה, החל ויכוח קולני בין המצדדים בממשק החדש לבין אלה שרק רצו שיעזבו אותם בשקט ויתנו להם לעבוד עם התפריטים המוכרים. משום מה, במיקרוסופט החליטו ללכת על כל הקופה, ולא נתנו אפשרות למשתמש לבחור עם איזה ממשק הוא רוצה לעבוד, כך שלמשתמשים בגרסהה החדשה לא נותרה ברירה והם נאלצו ללמוד מחדש איפה נמצאת כל פקודה.

מסתבר שמישהו בכל זאת הקשיב: אנשי מעבדות Office, גוף המחקר של הקבוצה שהביאה לנו את כלי העבודה הללו, הגו ופרסמו משחק בשם Ribbon Hero, “גיבור הרצועה”. השם נלקח מהמשחק הפופולרי Guitar Hero (גיבור הגיטרה), בו השחקן מקבל גיטרה מפלסטיק וצריך “לנגן” עליה את השיר שמופיע מולו. Ribbon Hero יכול לאתגר אותנו עם PowerPoint ,Excel ,Word ואפילו OneNote. הוא עובד עם גרסאות Office 2007 ו-2010.

כשנפעיל את המשחק, נוכל לבחור את הכלי בו נשחק (Excel ,Word וכו’). לאחר מכן, נקבל משימות (או אתגרים, כפי שקוראים להם במשחק) לביצוע ואת מספר הצעדים הדרוש. אם נבחר בפקודות הנכונות, נקבל נקודות, ובינתיים נתרגל לממשק החדש.

הנה האתגר הראשון שקיבלתי: למצוא את הדרך לשנות גודל גופן – להקטין קטע אחד ולהגדיל את השני. קלי קלות.

כפי שניתן לראות בצילום המסך, ניתן לבחור במספר קטגוריות – עבודה עם טקסט, עריכת עמוד ועוד. ניתן לקבל את האתגר ולשחק בו, או לעבור לאתגר הבא. עם קבלת האתגר, תיפתח התוכנה המתאימה (במקרה זה, Word) ונתבקש לבצע את השינויים. בדוגמה שלנו, יש לבחור את הטקסט הקטן ואז ללחוץ על כפתור “הגדל גופן” (הכפתור הזה: ). המשחק יאשר את הפעולה עם בלונים וצלילים. אם לא הצלחנו, ניתן לבקש עזרה: לעבור לקישור אל עמוד העזרה של אותה תכונה ואפילו לצפות בסרטון וידאו הממחיש אותה. כאן, אולי, המקום להוסיף אזהרה קטנה: המשחק כולו באנגלית. ניתן להתקין אותו גם על Office בעברית, אבל ההוראות והקישורים לעמודי העזרה יישארו באנגלית. למרות זאת, המשחק מומלץ ביותר, מאחר שאחד היתרונות של ממשק הרצועה הוא הגרפיות שלו, שעוזרת להבין פקודות גם אם הן בשפה אחרת.

לפרטים נוספים ולהורדת המשחק, גשו לאתר הבית של Ribbon Hero (כן, באנגלית).

עברי, דבר עברית!

רגע לפני שאתם רוגמים אותי בדיסק ההתקנה של Office: אני מבין שלא כולם שולטים בשפתו של שייקספיר (ושל ביל גייטס). למענכם, פיתחו אנשי מיקרוסופט כלי עזר קטנים, ה”מתרגמים” תפריטים וסרגלי כלים בגרסת 2003 לרצועה של גרסת 2007.

באמצעות אנימציית פלאש, ניתן לבחור בפקודות מתוך התפריט של Word 2003, לדוגמה, או מתוך סרגלי הכלים, ולקבל אנימציה שמנחה אותנו לפקודות המקבילות בגרסת 2007. לא מדובר במשחק, אלא במורה נבוכים גרפי.

ניתן להוריד ולהתקין את מדריכי הפקודות האינטראקטיביים (זה שמם הרשמי) עבור התוכנות הבאות:

תיהנו!