דצמ 242014
 

מזמן כבר רציתי לספר לכם על נושא כאוב, אבל בכל פעם שכחתי. אז הנה, עכשיו אני מספר: אני שכחן. זה לא שלפעמים אני שוכח – יותר נכון יהיה לומר שלעתים נדירות אני זוכר. המצב עד כדי כך גרוע, שפעם אפילו… על מה רציתי לספר? שוב שכחתי.

למזלי, יש סביבי אבזרי עזר לשכחן. דיברנו עליהם במסגרת מאמר על משימות ורשימות (זוכרים?). אבל לפעמים אני עדיין צריך תזכורות, ככה בקטנה: לקחת את הילדה מבית הספר ביום מסוים, להתקשר לחבר מהעבודה, ואפילו לקחת תרופה כשאני חולה. המשותף לכל הדברים הללו הוא שהם אמורים להתבצע בזמן מסוים, ומצד שני – הם אינם חלק מהשגרה, ולכן אני שוכח לבצע אותם.

לא תופתעו לגלות שגם במקרה הזה אני משתמש בכלים הדיגיטליים שברשותי. הפעם מדובר בלוח השנה: אם ידוע לי שהילדה מסיימת מוקדם ביום חמישי הבא, אני יוצר לעצמי תזכורת בדמות אירוע בלוח השנה, עם התראה מוקדמת שתאפשר לי להגיע לבית הספר בזמן. מכירים את המצב הזה, בו אתם מבקשים משהו ממישהו, והוא מבקש מכם להזכיר לו לטפל בעניין, ולכן אתם מבקשים ממנו שיזכיר לכם להזכיר לו וחוזר חלילה? כל אחד מאיתנו מנסה להתנער מהאחריות לזכור ולהטיל אותה על האחר – אבל אין בכך צורך: אם אני צריך להתקשר לחבר כדי להזכיר לו לעשות משהו, אני מתזמן "פגישה" עבור השיחה לזמן בו נראה לי שאהיה פנוי – לדוגמה, בערב אחרי כיבוי האורות של הילדים.

אירוע חוזר ביומן Google

אירוע חוזר ביומן Google

כשאני חולה (לא עלינו) וצריך לקחת תרופה בכל יום בשבוע הקרוב, אני יוצר אוסף של אירועים זהים באמצעות יכולות השכפול של תוכנת היומן שלי (Outlook קורא לזה "סדרה", יומן Google קורא לזה "אירוע חוזר"): לאירועים הללו יש תוכן ושעה זהים, אבל כל אחד מהם יארע ביום אחר – לדוגמה, מדי יום מיום שלישי הקרוב ועד ליום שני הבא בשמונה בבוקר (Outlook קורא לזה "מופע חוזר", יומן Google קורא לזה סתם "חוזר"). הטלפון, הטאבלט ו/או המחשב שלי יצפצפו בשעה היעודה ויזכירו לי להיות בריא.

סדרת פעילויות ב-Outlook. שימו לב למופע החוזר (לחצו על התמונה להגדלה)

סדרת פעילויות ב-Outlook. שימו לב למופע החוזר (לחצו על התמונה להגדלה)

אוק 162013
 

בתגובה למאמר לא לשכוח, הוכיח אותי קורא ותיק של האתר על שזנחתי את OneNote (סליחה, שבתאי!). למעשה, הוא רק הזכיר לי שהתוכנה קיימת, ואני הייתי זה שנתן לי על הראש – איך יכולתי לשכוח את המחברת הבלתי-נגמרת?

כך אני מתייחס ל-OneNote, אחת מהתוכנות השימושיות של חבילת Office של מיקרוסופט מאז 2003: מחברת עם מספר אינסופי של עמודים, כשכל עמוד ניתן להארכה ככל הנדרש. למעשה, OneNote מעוצבת כאוגדן שיכול להכיל כמה מחברות שתרצו. לכל מחברת ניתן להוסיף מקטעים (תת-מחברת), וכל מקטע מכיל עמודים – כמה שתרצו, כמה ארוכים שתרצו. הנה כך:

מחברות, מקטעים ועמודים ב-OneNote (לחצו להגדלת התמונה)

מחברות, מקטעים ועמודים ב-OneNote (לחצו להגדלת התמונה)

בצילום המסך ניתן לראות את רשימת המחברות מצד ימין – מחברת בנושא אתרי אינטרנט, המחברת הפתוחה כרגע בנושא הדרכה ועוד. מחברת ההדרכה מחולקת למקטעים הצבעוניים המופיעים מעל לעמודים: שפות תכנות, שימוש במחשב ועוד. מקטע השימוש במחשב מכיל מספר עמודים, כגון "הדרכות מותאמות אישית" ו"שימוש בסיסי ב-Windows". הוא פתוח בעמוד "הדרכות מותאמות אישית", ותוכן העמוד נראה מצד שמאל. שימו לב לעמוד "שימוש בסיסי ב-Office", המכיל תתי-עמודים – כותרותיהם מוכנסות מעט שמאלה.

מלבד טקסט, ניתן "להדביק" לעמודים מסמכים שלמים כקבצים, או רק את תוכנם של מסמכים; תמונות ותרשימים; ואם יש לכם מסך מגע, עם או בלי חרט (stylus, עט-המגע המיועד לכתיבה על מסכים מיוחדים), תוכלו לכתוב על-פני הדף הבלתי-נגמר, לשרטט נוסחאות או תרשימים, או סתם לקשקש.

מה אפשר לעשות עם מחברות

מה אפשר לעשות עם שפע העמודים הללו? הכל (חוץ ממטוסי נייר, בעצם). בעיקר, אפשר לראות בהם את מקומן הטבעי של כל הרשימות שאינן שייכות לקטגוריה ברורה כמו מסמכים, טורי מספרים או מצגות. רשימת המחברות שלי ושל אנשים אחרים שאני מכיר כוללת מתכונים, הוראות הפעלה מיוחדות, תוכניות לפרויקטים עסקיים וביתיים, וגם "רשימות בדיקה" (התרגום הלא-מי-יודע-מה לביטוי checklist) – רשימה של פריטים שצריכים להילקח או צעדים שצריכים להיעשות באופן קבוע במקרה מסוים. לדוגמה, אני מחזיק ברשימה כזו עבור טיולים: מכנסיים, חולצה לכל יום, סנדלי טיולים, נעלי טיולים, קרם הגנה וכו', ואפילו רשימה קצרה לבוקר הטיול עצמו, הכוללת פריטים שאי-אפשר לארוז קודם לכן, כמו מברשת ומשחת שיניים או טלפון נייד. לפני כל טיול, אני צריך רק לעבור על הרשימה ולוודא שלקחתי הכל – אין צורך לחשוב בכל פעם מחדש מה עוד צריך לקחת ומה שכחתי הפעם.

חיפוש ושילוב

זיהוי טקסט והעתקתו (לחצו להגדלת התמונה)

זיהוי טקסט והעתקתו (לחצו להגדלת התמונה)

שתיים מהתכונות החשובות ביותר של OneNote, מבחינתי, הן החיפוש במחברות והשילוב (אינטגרציה) עם Outlook. החיפוש מזכיר את זה של Outlook: ניתן לבצע חיפוש של מלים בכל רחבי המחברות, מתוך תוכנת OneNote עצמה או אפילו ישירות מתפריט התחל (האינדקס של OneNote מקושר לשירות החיפוש של Windows). הדובדבן שבקצפת הוא יכולת החיפוש בטקסטים שאינם מוקלדים: אם הדבקתם במחברת תמונה המכילה טקסט כלשהו באנגלית (ובעוד מספר שפות – עברית עדיין אינה נתמכת), OneNote תמצא את הטקסט הזה. הדבר נכון גם לגבי כתיבה בחרט, עם זיהוי כתב-יד לא רע בכלל (שוב באנגלית). ואם כבר דיברנו על זיהוי טקסט – אתם יכולים ללחוץ על תמונה ולבקש מ-OneNote לסרוק ולהעתיק את הטקסט שזיהתה אל לוח העריכה (clipboard) של Windows, משם תוכלו להעתיק אותו לכל מקום שתרצו. כאמור, טכנולוגיית הזיהוי אינה תומכת בשפה העברית, אבל אני ממשיך לקוות שיום אחד האנשים הטובים במיקרוסופט יתעוררו ויפשילו שרוולים…

קישור משימות בין Outlook ל-OneNote (לחצו להגדלת התמונה)

קישור משימות בין Outlook ל-OneNote (לחצו להגדלת התמונה)

השילוב עם Outlook קיים מיומה הראשון של OneNote. במסגרת השילוב, ניתן לסמן שורות במחברות כמשימות, ואלו יסונכרנו עם Outlook ויהפכו למשימות שם. עדכונים וסימון שהמשימות בוצעו ב-Outlook ישפיעו על המשימות הללו ב-OneNote. בתמונה מימין, ניתן לראות כיצד נוכל ליצור משימות Outlook מתוך OneNote, כולל קביעת תאריכי היעד שלהן (שיסומנו בגוונים שונים). בתמונה למטה תוכלו לראות את המשימות שנוספו ל-Outlook.

משימות שנוצרו ב-OneNote, כפי שהן מוצגות ב-Outlook

משימות שנוצרו ב-OneNote, כפי שהן מוצגות ב-Outlook

ויש עוד (אם רק תרצו)

וזהו רק קצה הקרחון: עוד לא דיברנו על הקלטת אודיו ווידאו – לדוגמה, בזמן ישיבה או פגישה חשובה – ועל היכולת לסנכרן בין ההקלטות הללו לדברים שכתבנו באותו הזמן; על יכולות החיפוש בתוך ההקלטות הללו (עדיין באנגלית בלבד); על סימון שורות באמצעות אייקונים שונים שיסמלו דברים שונים – רואים את תיבות הסימון בתמונה למעלה מימין? אפשר לסמן או לרוקן אותן, וזו רק אחת מהאפשרויות לסימון פריטים במחברות; על האפשרות לשמור מחברות "בענן" האינטרנט ולהשתמש בהן גם מטלפונים חכמים; ועל עוד תכונות שימושיות הנחבאות בתוכנה.

מה שיפה ב-OneNote הוא היכולת להתחיל להשתמש בה באופן מיידי כמחברת, עם או בלי להכיר את כל היכולות המיוחדות שלה. ובתור כלי עזר לזכירה ולשמירה של מידע, שבתאי צודק לגמרי – אין כמוה.

ספט 162013
 

שוב שכחתם לקנות משהו בסופר, למרות שהייתם ממש ליד המדף? שוב שכחתם להתקשר למיכל, ודווקא הייתם צמודים לטלפון כל הזמן? שוב אתם מוצאים את עצמכם בלי משהו לעשות, למרות שברור שאי-שם בירכתי ראשכם ממתינות עשרות משימות? אל תרגישו רע – ככה זה אצל כולם. כמעט. בואו נראה איך עוברים לצד של אלה ששולטים בעניינים, במקום שהעניינים ישלטו בהם ויפתיעו אותם בכל פעם מחדש.

הפתרון המושלם

הפתרון פשוט. למעשה, הוא כל-כך פשוט, שאתם כבר יודעים עליו מאז כיתה א', ואפילו מוקדם יותר: לכתוב. צריכים משהו מהסופר? הוסיפו לרשימת המכולת. צריכים להתקשר למיכל? כיתבו זאת, כדי שלא תשכחו. יש לכם רעיון פתאומי? אני יודע שאתם בטוחים שתזכרו אותו בעל-פה, אבל אולי כדאי לכם לגבות את זה גם בכתב איפשהו. ההצעה שלי: כיתבו הכל.

גם אם אנחנו בטוחים שנזכור (וכמו שידוע לכולנו, אנחנו שוכחים), גם אם יש לנו זיכרון מעולה, גם אם אמרנו למישהו שיזכור עבורנו – לכתיבה יש יתרונות נוספים.

שקט נפשי

כל עוד אנחנו נאלצים לזכור דברים בראש, אנחנו לא רגועים: אני זוכר שצריך לזכור, לחוץ שמא אשכח, ותמיד מוטרד מהאפשרות שאולי הייתי אמור לזכור משהו אבל שכחתי. ברגע שאנחנו כותבים הכל, אנחנו יכולים לסמוך על כך שהכל נמצא במקום בטוח – מחוץ לראש שלנו.

הקשר (קונטקסט)

רעיונות נוטים לצוץ במקומות ובזמנים בלתי צפויים: רעיון לבילוי עם הילדים צץ באמצע ישיבת עבודה, אנחנו נזכרים שצריך לקנות חלב תוך כדי נהיגה, ומבחינים בכסא הרעוע דווקא כשאנחנו רוצים לשבת עליו, ולא ליד מדף המסמרים והדבקים בחנות. אם נכתוב הכל, נוכל לשלוף את הרשימות שלנו בזמן הרלוונטי ולהיעזר בהן. כך, נוכל "להיזכר" במסמרים בזמן הקניות בחנות, ולשלב את הרעיון לבילוי עם הילדים בתכנון החופשה השנתית שלנו.

איך ואיפה?

בכל זמן, בכל מקום ובכל אמצעי. אני, לדוגמה, משתמש בדרך-כלל במחשב ובטלפון ככלי הכתיבה העיקריים שלי. בנוסף, אני מחזיק תמיד פנקס בהישג יד, כדי שסוללה מרוקנת או כל סיבה אחרת לא ימנעו ממני לכתוב מייד כל דבר שאני נזכר בו. במקרים בהם אני לא יכול לכתוב, כמו נהיגה, אני משתמש בתכונת ההקלטה הקולית של הטלפון שלי – אני מקליט את הרעיון, מספר הטלפון שקיבלתי כרגע, העדכון של תאריך המסיבה וכל השאר.

לכתוב בכל מקום - גם במקלחת (ותודה ל-AquaNotes על הרעיון)

לכתוב בכל מקום – גם במקלחת (ותודה ל-AquaNotes על הרעיון)

ארגון

לאחר שכתבנו הכל, כדאי שנארגן את הדברים לפי הנושא או ההקשר שלהם. לדוגמה, כל שיחות הטלפון שעלינו לערוך יישמרו ברשימה אחת – כך, בכל פעם שיהיו לנו כמה דקות ונרצה לנצל אותן היטב, נוכל לשלוף את רשימת הטלפונים ולהתחיל לעבוד, בלי שנצטרך להיזכר למי רצינו לחזור ועם מי אנחנו רוצים לפתוח בדיון.

הרעיון בארגון הוא ההפרדה והגישור בין הפעולות: לפעמים אנחנו חושבים על משהו שצריך לעשות (להתקשר לאודליה), ולפעמים אנחנו ליד הטלפון. הארגון ברשימות עוזר לנו להפריד בין הפעולות הללו רוב הזמן, ולגשר ביניהן רק כשצריך.

רשימות נוספות לשיקולכם:

  • פעילויות ליד המחשב: אימיילים שצריך לכתוב, מסמך שצריך לעדכן, מוצר שרצינו לרכוש באינטרנט ועוד.
  • קניות: זוכרים את החלב והמסמרים? זו הרשימה עבורם. אתם יכולים גם ליצור רשימות נפרדות עבור החנויות השונות – רשימת מכולת עבור הקניות השבועיות, רשימת מוצרים לבית למקרה שתעברו ליד החנות המתאימה וכו'. בפינת רשימת הקניות האישית שלי ממתינות אפילו המידות הפנימיות של אחד הארונות בבית – אני רוצה לרכוש סלסלות שיתאימו לשטחי המדפים, ובכל פעם שאני בחנות המתאימה אני מחפש סלסלות במידות הנכונות.
  • רשימת נושאים לשיחה עם האנשים שאתם מתקשרים איתם רוב הזמן – הבוס, בן/בת הזוג וכו'. בכל פעם שאתם חושבים על נושא לשיחה, אתם יכולים להוסיף אותו לרשימה. בפעם הבאה שיש לכם פגישה עם אותו אדם, תוכלו לדון בכל הנושאים בפעם אחת, במקום להפריע לו שוב ושוב.

מה הקשר למחשבים ולטכנולוגיה?

שאלה מצוינת. כחובב טכנולוגיה המסתדר מצוין גם עם נייר ועט, אני מוצא את עצמי משתמש בטוב שבכל אחד מהעולמות הללו, ולפעמים סתם במה שזמין באותו הרגע.

אני ממשתמשי Outlook, והרשימות שלי מתרכזות בסופו של דבר בצורת משימות בתיקיית המשימות שבתיבה שלי. לכל משימה יש כותרת, ואפשר להצמיד לה תאריך יעד, תזכורות, פירוט והערות, ואפילו לשלוח אותה לאנשים אחרים, במקרה שהם אמורים לבצע את המשימה (מי רוצה לערוך קניות מחר?).

משימות הקבועות בזמן – פגישות עם אנשים, פעילויות חוזרות כמו הגיבוי השבועי ודברים דומים – אני ממקם בלוח השנה, בלוויית תזכורת מתאימה. הוסיפו לכך את תיבת הדואר, ותקבלו סביבת עבודה שמכילה את כל הדרוש – מקום אחד המרכז את כל מה שאני צריך לעשות. סנכרון של Outlook עם תוכנה מקבילה בטלפון מאפשר לי לקחת את כל הרשימות הללו אתי לכל מקום, ואפילו לעדכן אותן ולסנכרן בחזרה אל המחשב שלי. משתמשי ג'ימייל ותוכנות אחרות יכולים ליצור לעצמם סביבת עבודה דומה.

לעשות דברים

את הרעיון לכתוב הכל לא המצאתי בעצמי. קדמו לי רבים וטובים. הנה מקור מהמאה ה-19 – קבלו ציטוט ישיר מתוך הספר "פלא יועץ", העוסק במוסר ומטפטף מדי פעם עצות כלליות לחיים:

שירשם בכתב ישר ויבטא בשפתים יום ליום יביע אמר, יזכר בפה ואל ישכח בלב… כי ראיה מביאה לידי זכירה, ובלבד שיזכר לרשם את הכל בכתב.

אם תרשו לי לחזור למאה הנוכחית, אספר לכם על ספר בשם Getting Things Done, או בקיצור GTD, מאת דייוויד אלן, המתווה דרך פעולה שעוזרת לי גם היום לזכור הכל ולהשתמש בצורה יעילה בזמן שלי. על הספר, ועל הרעיונות הנוספים שבו, אכתוב מאמרים נוספים בעתיד.

ועכשיו תסלחו לי, אני צריך להוסיף לעצמי תזכורת לכתוב את המאמרים הללו.

אפר 072012
 

זה בסדר, לא פתחתי מספרה ולא התחלתי לדבר פתאום על מוצרי גילוח. גילוח יאק הוא מונח שבא לתאר סדרה של פעולות שרשרת שחייבות להתבצע כדי להשיג מטרה. הכי פשוט להסביר את העניין עם דוגמה.

גילוח יאק. בהצלחה במשימה

גילוח יאק. בהצלחה במשימה

נניח שאני רוצה לכתוב מאמר באתר שלי. אני מדליק את המחשב, אבל שום דבר לא קורה. מסתבר שפתחי האוורור התמלאו באבק, וצריך לשאוב את הלכלוך כדי שהמחשב יעבוד. אני ניגש לשואב האבק ונזכר שצריך לתקן בו חלק – ידעתי את זה כבר לפני חודש, אבל לא יצא לי להגיע לחנות. בדרך לרכב עם השואב, אני נזכר שלא מילאתי דלק כבר הרבה זמן – חייבים לעבור דרך תחנת הדלק. כדי לתדלק, אצטרך לשלם – אבל נגמר לי הכסף בארנק וכרטיס האשראי כבר לא בתוקף. למעשה, קיבלתי די מזמן מכתב מהבנק המורה לי לגשת לסניף ולקבל את הכרטיס החדש. אני נכנס לרכב ולא יכול לשבת – המושב מלא בניירות. צריך למיין אותם, לזרוק את העיתונים ולשמור את המכתבים והניירות החשובים. כדי לזרוק את הניירות, אצטרך שקית אשפה, אבל אין לי כרגע – צריך לקנות.

מצבי כרגע: אני צריך לגשת לסופרמרקט (ברגל!) כדי לקנות שקיות אשפה, כדי שאוכל לאסוף את הזבל ממושב הנהג של הרכב שלי, כדי שאוכל להתיישב ברכב ולנסוע לבנק, כדי לחדש את כרטיס האשראי שלי, כדי שאוכל לקנות דלק, כדי שאוכל לקחת את השואב לתיקון, כדי שאוכל לשאוב את האבק שהצטבר בפתחי האוורור של המחשב, כדי שאפשר יהיה להדליק אותו ולכתוב מאמר. רשימה שלמה של מטלות לא קשורות (לכאורה), שחייבת להתבצע במלואה כדי שאוכל להגיע למשימה שנמצאת כרגע על סדר היום שלי. חדי העין ביניכם ודאי הבחינו במספר "לולאות" – אני צריך לנסוע לבנק כדי לקחת את כרטיס האשראי שלי ולקנות דלק, אבל אני צריך דלק כדי לנסוע לבנק. ככה זה – כשמגלחים יאק נוצרים קשרים בשיער…

למה דווקא יאק?

יאק (לא מגולח). טפלו בו כשהוא עוד קטן

יאק (לא מגולח). טפלו בו כשהוא עוד קטן

יאק הוא סוג של שור שמוצאו בטיבט, שם הוא משמש כבהמת משא. לשאלה מדוע נבחר דווקא היאק לתאר את שרשרת המשימות לא מצאתי תשובה ברורה, אבל נראה לי שבשני המקרים, מדובר במשימה סיזיפית ומייאשת – עד שתסיים לגלח את היאק, הוא יספיק כבר לגדל שיער בחלק הראשון שגילחת.

בעיית גילוח היאק היא בעיה אמיתית, גם אם יש לה שם מצחיק. הרבה פעמים אנחנו נתקלים במצב שבו, על-מנת לבצע פעולה, יש לבצע פעולה אחרת רק כדי להגיע למצב בו אנחנו יכולים לעשות מה שרצינו מלכתחילה. אם גם הפעולה המקדימה מצריכה פעולת הכנה, אנחנו כבר בעיצומו של הגילוח… אבל מה הפתרון? הלא כל אחת מהפעולות בשרשרת הכרחית, אי אפשר לדלג על שלבים (אחרת היינו ניגשים ישר לפעולה שרצינו לעשות מלכתחילה!) ואין פתרונות קסם.

איך מתגברים על היאק

כל הפעולות הללו לא נוצרו ברגע זה – על חלקן ידענו כבר הרבה זמן, על חלקן פחות, ורק הפעולה האחרונה נדרשת כרגע. בדוגמה שנתתי למעלה, ידעתי שברכב אין דלק, וחשבתי לתדלק אחר כך, כשיהיה לי יותר זמן. את הניירות השארתי בעצמי על מושב הנהג, מתוך מחשבה שאטפל בהם מתישהו. שואב האבק היה מקולקל כבר קודם, ודחיתי את הטיפול בו למועד מאוחר יותר. שמתם לב למוטיב החוזר?

בדרך-כלל, אנחנו שמים לב ליאק רק כשהוא מפריע לנו ממש, אבל מסתבר שהוא היה לנו מול העיניים כבר קודם – אנחנו בסך-הכל התעלמנו מקיומו. הפתרון לבעיית היאק אינו נקודתי, אלא מערכתי: יש לשנות את הגישה ולעשות דברים בזמן. שואב האבק התקלקל? קח אותו לתיקון עכשיו, לפני שתגיע למצב בו אתה צריך אותו דחוף. הגיע מכתב מהבנק? גשי לשם וסדרי את העניינים מוקדם ככל האפשר – אל תחכי לרגע האחרון. נגמר הדלק? תדלקו היום, אל תחכו למחר בבוקר.

אחרי שתפנימו את הגישה, תוכלו להגיע לשלב השני – ביצוע פעולות מניעה: לא לחכות לקילקול במחשב, אלא לפתוח אותו ולשאוב את האבק אחת לחודש (בזהירות, שהחיבורים לא יתנתקו!). לקנות חבילה חדשה של שקיות אשפה כשהישנה מתחילה להיגמר, במקום לחכות שלא יישארו שקיות ורק אז ללכת לקנות חדשות. מסתבר, שהדרך היעילה ביותר להיפטר ממטלת גילוח היאק היא לא להכניס אותו לחיינו.

אוג 232011
 

אני עובד כבר שנים עם Outlook, לא רק כתוכנת אימייל אלא גם כמחברת משימות, כשירות תזכורות אישי ובעיקר – כלוח שנה. רוצים לקבוע אתי פגישה? אין בעיה, חכו רגע ואבדוק אם אני פנוי באותו זמן… Outlook מוסר שיש לי שעה פנויה באותו יום, אפשר לקבוע (ולעדכן את הפגישה בלוח השנה שלו).

נכון ש-Outlook הוא לא "משלנו" – הוא נוצר בארה"ב הרחוקה ולא יודע מתי ראש השנה ומתי יום העצמאות, אבל אפשר ללמד אותו. אם אתם עובדים הרבה עם צרפת או הודו ורוצים לדעת מתי כדאי ומתי לא כדאי להתקשר אליהם, תוכלו להדריך אותו להציג לכם גם את החגים המקומיים שם. למרות זאת, אני פוגש מדי פעם אנשים שמחזיקים לוח שנה אמיתי – מנייר, כזה שמדפדפים בו באמת ולא בקליק – על השולחן, ולא רק בשביל התמונות. כשאני שואל למה יש להם שני לוחות שנה, התשובה הקבועה היא שזה בגלל התאריכים העבריים. לא משנה אם אתם חילוניים או דתיים, הלוח העברי נמצא בשימוש תמידי בארץ, אם זה כדי לחפש את עונות החגים (תשרי, ניסן) או אפילו כדי למצוא ביתר קלות מועדים שונים: גם אם Outlook כבר מציג את החגים העבריים, עדיין צריך לחפש אותם. קל יותר למצוא את חנוכה כשאני מביט בתאריך י"ג בחשוון מאשר כשאני נמצא ב-27 בדצמבר. הבעיה מתגברת כשהגננת מספרת על המסיבה בגן, או החברים על בר-המצווה, והיד נשלחת לרשום תזכורת בלוח השנה הפיזי: עכשיו יש לכם שני מקומות בהם כתובות פגישות, ובכל פעם שתרצו לקבוע פגישה חדשה תצטרכו להיוועץ בשניהם.

אין צורך להיכנס לפאניקה – גם כאן, Outlook משנס את מתניו ובא לעזור. נניח שלוח השנה שלכם נראה כך:

לוח שנה לועזי

כדי להוסיף לו לוח שנה עברי, עליכם לבצע את הצעדים הבאים:

  • Outlook 2010

הוספת לוח שנה חלופי - מסך האפשרויות (לחצו להגדלת התמונה)

הוספת לוח שנה חלופי - מסך האפשרויות (לחצו להגדלת התמונה)

  1. לחצו על לשונית קובץ ובחרו באפשרויות
  2. לחצו על לוח שנה
  3. תחת תת-הכותרת אפשרויות לוח שנה, חפשו את תיבת הסימון אפשר לוח שנה חלופי וסמנו אותה
  4. מתחת לתיבת הסימון יש שתי רשימות. בחרו באפשרות "עברי" בשתיהן (הרשימה הימנית מאפשרת לבחור בשפת התצוגה, והשמאלית – בלוח השנה הרצוי. לדוגמה – בחירה ב"אנגלי" בעמודה הימנית וב"עברי" בשמאלית תציג את החודש "Elul", בעוד בחירה ב"עברי" בשתי הרשימות תציג אותו כ"אלול")
  5. לחצו על אישור כדי לצאת ממסך האפשרויות
  6. העבירו את כל ההערות שרשמתם בעט על לוח השנה המשרדי שלכם ל-Outlook, והתחילו ליהנות מלוח שנה יחיד ומעודכן
  • Outlook 2007

לחצו על כפתור Office ובחרו באפשרויות. לאחר מכן, עקבו אחר ההוראות עבור Outlook 2010 מצעד 2 והלאה.

  • Outlook 2003

  1. בתפריט כלים, לחצו על אפשרויות ולאחר מכן על אפשרויות לוח שנה
  2. תחת אפשרויות מתקדמות, סמנו את תיבת הסימון אפשר לוח שנה חלופי
  3. מתחת לתיבת הסימון יש שתי רשימות. בחרו באפשרות "עברי" בשתיהן (הרשימה הימנית מאפשרת לבחור בשפת התצוגה, והשמאלית – בלוח השנה הרצוי. לדוגמה – בחירה ב"אנגלי" בעמודה הימנית וב"עברי" בשמאלית תציג את החודש "Elul", בעוד בחירה ב"עברי" בשתי הרשימות תציג אותו כ"אלול")
  4. לחצו על אישור כדי לסגור את מסך אפשרויות לוח השנה, ושוב אישור כדי לצאת ממסך האפשרויות
  5. העבירו את כל ההערות שרשמתם בעט על לוח השנה המשרדי שלכם ל-Outlook, והתחילו ליהנות מלוח שנה יחיד ומעודכן

לוח השנה המאוחד שלכם מוכן, וכך הוא נראה:

לוח השנה של Outlook, כולל תאריך עברי

לוח השנה של Outlook, כולל תאריך עברי