ספט 162013
 

שוב שכחתם לקנות משהו בסופר, למרות שהייתם ממש ליד המדף? שוב שכחתם להתקשר למיכל, ודווקא הייתם צמודים לטלפון כל הזמן? שוב אתם מוצאים את עצמכם בלי משהו לעשות, למרות שברור שאי-שם בירכתי ראשכם ממתינות עשרות משימות? אל תרגישו רע – ככה זה אצל כולם. כמעט. בואו נראה איך עוברים לצד של אלה ששולטים בעניינים, במקום שהעניינים ישלטו בהם ויפתיעו אותם בכל פעם מחדש.

הפתרון המושלם

הפתרון פשוט. למעשה, הוא כל-כך פשוט, שאתם כבר יודעים עליו מאז כיתה א', ואפילו מוקדם יותר: לכתוב. צריכים משהו מהסופר? הוסיפו לרשימת המכולת. צריכים להתקשר למיכל? כיתבו זאת, כדי שלא תשכחו. יש לכם רעיון פתאומי? אני יודע שאתם בטוחים שתזכרו אותו בעל-פה, אבל אולי כדאי לכם לגבות את זה גם בכתב איפשהו. ההצעה שלי: כיתבו הכל.

גם אם אנחנו בטוחים שנזכור (וכמו שידוע לכולנו, אנחנו שוכחים), גם אם יש לנו זיכרון מעולה, גם אם אמרנו למישהו שיזכור עבורנו – לכתיבה יש יתרונות נוספים.

שקט נפשי

כל עוד אנחנו נאלצים לזכור דברים בראש, אנחנו לא רגועים: אני זוכר שצריך לזכור, לחוץ שמא אשכח, ותמיד מוטרד מהאפשרות שאולי הייתי אמור לזכור משהו אבל שכחתי. ברגע שאנחנו כותבים הכל, אנחנו יכולים לסמוך על כך שהכל נמצא במקום בטוח – מחוץ לראש שלנו.

הקשר (קונטקסט)

רעיונות נוטים לצוץ במקומות ובזמנים בלתי צפויים: רעיון לבילוי עם הילדים צץ באמצע ישיבת עבודה, אנחנו נזכרים שצריך לקנות חלב תוך כדי נהיגה, ומבחינים בכסא הרעוע דווקא כשאנחנו רוצים לשבת עליו, ולא ליד מדף המסמרים והדבקים בחנות. אם נכתוב הכל, נוכל לשלוף את הרשימות שלנו בזמן הרלוונטי ולהיעזר בהן. כך, נוכל "להיזכר" במסמרים בזמן הקניות בחנות, ולשלב את הרעיון לבילוי עם הילדים בתכנון החופשה השנתית שלנו.

איך ואיפה?

בכל זמן, בכל מקום ובכל אמצעי. אני, לדוגמה, משתמש בדרך-כלל במחשב ובטלפון ככלי הכתיבה העיקריים שלי. בנוסף, אני מחזיק תמיד פנקס בהישג יד, כדי שסוללה מרוקנת או כל סיבה אחרת לא ימנעו ממני לכתוב מייד כל דבר שאני נזכר בו. במקרים בהם אני לא יכול לכתוב, כמו נהיגה, אני משתמש בתכונת ההקלטה הקולית של הטלפון שלי – אני מקליט את הרעיון, מספר הטלפון שקיבלתי כרגע, העדכון של תאריך המסיבה וכל השאר.

לכתוב בכל מקום - גם במקלחת (ותודה ל-AquaNotes על הרעיון)

לכתוב בכל מקום – גם במקלחת (ותודה ל-AquaNotes על הרעיון)

ארגון

לאחר שכתבנו הכל, כדאי שנארגן את הדברים לפי הנושא או ההקשר שלהם. לדוגמה, כל שיחות הטלפון שעלינו לערוך יישמרו ברשימה אחת – כך, בכל פעם שיהיו לנו כמה דקות ונרצה לנצל אותן היטב, נוכל לשלוף את רשימת הטלפונים ולהתחיל לעבוד, בלי שנצטרך להיזכר למי רצינו לחזור ועם מי אנחנו רוצים לפתוח בדיון.

הרעיון בארגון הוא ההפרדה והגישור בין הפעולות: לפעמים אנחנו חושבים על משהו שצריך לעשות (להתקשר לאודליה), ולפעמים אנחנו ליד הטלפון. הארגון ברשימות עוזר לנו להפריד בין הפעולות הללו רוב הזמן, ולגשר ביניהן רק כשצריך.

רשימות נוספות לשיקולכם:

  • פעילויות ליד המחשב: אימיילים שצריך לכתוב, מסמך שצריך לעדכן, מוצר שרצינו לרכוש באינטרנט ועוד.
  • קניות: זוכרים את החלב והמסמרים? זו הרשימה עבורם. אתם יכולים גם ליצור רשימות נפרדות עבור החנויות השונות – רשימת מכולת עבור הקניות השבועיות, רשימת מוצרים לבית למקרה שתעברו ליד החנות המתאימה וכו'. בפינת רשימת הקניות האישית שלי ממתינות אפילו המידות הפנימיות של אחד הארונות בבית – אני רוצה לרכוש סלסלות שיתאימו לשטחי המדפים, ובכל פעם שאני בחנות המתאימה אני מחפש סלסלות במידות הנכונות.
  • רשימת נושאים לשיחה עם האנשים שאתם מתקשרים איתם רוב הזמן – הבוס, בן/בת הזוג וכו'. בכל פעם שאתם חושבים על נושא לשיחה, אתם יכולים להוסיף אותו לרשימה. בפעם הבאה שיש לכם פגישה עם אותו אדם, תוכלו לדון בכל הנושאים בפעם אחת, במקום להפריע לו שוב ושוב.

מה הקשר למחשבים ולטכנולוגיה?

שאלה מצוינת. כחובב טכנולוגיה המסתדר מצוין גם עם נייר ועט, אני מוצא את עצמי משתמש בטוב שבכל אחד מהעולמות הללו, ולפעמים סתם במה שזמין באותו הרגע.

אני ממשתמשי Outlook, והרשימות שלי מתרכזות בסופו של דבר בצורת משימות בתיקיית המשימות שבתיבה שלי. לכל משימה יש כותרת, ואפשר להצמיד לה תאריך יעד, תזכורות, פירוט והערות, ואפילו לשלוח אותה לאנשים אחרים, במקרה שהם אמורים לבצע את המשימה (מי רוצה לערוך קניות מחר?).

משימות הקבועות בזמן – פגישות עם אנשים, פעילויות חוזרות כמו הגיבוי השבועי ודברים דומים – אני ממקם בלוח השנה, בלוויית תזכורת מתאימה. הוסיפו לכך את תיבת הדואר, ותקבלו סביבת עבודה שמכילה את כל הדרוש – מקום אחד המרכז את כל מה שאני צריך לעשות. סנכרון של Outlook עם תוכנה מקבילה בטלפון מאפשר לי לקחת את כל הרשימות הללו אתי לכל מקום, ואפילו לעדכן אותן ולסנכרן בחזרה אל המחשב שלי. משתמשי ג'ימייל ותוכנות אחרות יכולים ליצור לעצמם סביבת עבודה דומה.

לעשות דברים

את הרעיון לכתוב הכל לא המצאתי בעצמי. קדמו לי רבים וטובים. הנה מקור מהמאה ה-19 – קבלו ציטוט ישיר מתוך הספר "פלא יועץ", העוסק במוסר ומטפטף מדי פעם עצות כלליות לחיים:

שירשם בכתב ישר ויבטא בשפתים יום ליום יביע אמר, יזכר בפה ואל ישכח בלב… כי ראיה מביאה לידי זכירה, ובלבד שיזכר לרשם את הכל בכתב.

אם תרשו לי לחזור למאה הנוכחית, אספר לכם על ספר בשם Getting Things Done, או בקיצור GTD, מאת דייוויד אלן, המתווה דרך פעולה שעוזרת לי גם היום לזכור הכל ולהשתמש בצורה יעילה בזמן שלי. על הספר, ועל הרעיונות הנוספים שבו, אכתוב מאמרים נוספים בעתיד.

ועכשיו תסלחו לי, אני צריך להוסיף לעצמי תזכורת לכתוב את המאמרים הללו.

אפר 292012
 

לפעמים אני צריך להיות בשני מקומות בו-זמנית. זה קורה בעיקר כאשר אני נמצא בבית, ומישהו מתקשר ומספר שהוא צריך עזרה, עכשיו. המחשב מסרב לפתוח קובץ, או שתוכנה כלשהי לא עובדת כמו שצריך, או אולי סתם כדאי שאעיף מבט על המסמך שהוא עובד עליו כרגע ואומר לו על איזה כפתור ללחוץ כדי לשנות את גודל האותיות. לצערו (ולמזלי), אין לי פיצול אישיות, ולכן אני לא יכול להיענות לבקשתו באופן פיזי; מצד שני, יש לי יכולת ראיה מרחבית, על-חושית, חודרת קירות ובוחנת צגים – טוב, אולי רק החלק הנוגע לצגים – בזכותה אני מסוגל לבקר מחשבים בחדר הסמוך, בצד השני של העיר, או אפילו בצידו השני של העולם, בהינף אצבע ומבלי לקום מהכסא. כך שבסופו של דבר, אני מסוגל לעזור למחשב (ולבעליו).

איך אפשר לראות מה קורה על צג של מחשב אחר? מסתבר שזה די פשוט (יחסית), והפתרון אינו מוגבל רק לצפיה בצג אלא כולל גם אפשרות לתפעל את המחשב המרוחק באמצעות המקלדת והעכבר המחוברים למחשב המקומי.

הפתרון המובנה

ודאי תשמחו לדעת, ש-Windows מגיעה עם תוכנה מובנית לחיבור כזה. ולא רק אחת, אפילו שתיים ממתינות ברגע זה על המחשב שלכם:

סיוע מרחוק של Windows

סיוע מרחוק של Windows (לחצו להגדלת התמונה)

תוכנת "סיוע מרחוק" מאפשרת לנו לשלוח הזמנה להתחבר למחשב שלנו. מריצים את התוכנה (מתוך תפריט התחל, כל התוכניות – בגרסאות באנגלית חפשו את "Remote Assistance"), בוחרים את שיטת ההזמנה (דרך מסנג'ר או באימייל) ושולחים למי שאמור להציל לנו את המחשב. התוכנה תשלח קישור ל"מציל" שלנו, וכאשר הוא ילחץ עליו, הוא יתחבר למחשב שלנו ויוכל לראות כל מה שקורה על הצג שלנו. בנוסף, העכבר והמקלדת שלו יתפקדו כאילו היו מחוברים למחשב שלנו – הוא יוכל להקליד, ללחוץ, לסמן ולהפעיל.

 

חיבור לשולחן עבודה מרוחק

חיבור לשולחן עבודה מרוחק (לחצו להגדלת התמונה)

התוכנה השניה דומה מאוד, עם כיוון פעולה הפוך: "חיבור לשולחן עבודה מרוחק" (או "Remote Desktop Connection" באנגלית) מאפשרת למשתמש להתחבר ביוזמתו למחשב מרוחק. מרגע החיבור, התוכנה מתנהגת כמו תוכנת הסיוע מרחוק – אפשר לבצע הכל על המחשב השני. כפי שציינתי, ההבדל בין שתי התוכנות מתבטא בעיקר ביוזמת החיבור: בעוד הסיוע מרחוק מתחיל בבקשת עזרה מכיוון המחשב הנעזר לכיוון העוזר, שולחן העבודה המרוחק מופעל מהמחשב העוזר ומתחבר למחשב הנעזר.

התוכנות מיועדות למקרים שונים: אם אנחנו צריכים עזרה, נשתמש בסיוע מרחוק; שולחן העבודה המרוחק נועד לעבודה שוטפת עם מחשבים מרוחקים, כמו מחשב שרת (server) שנמצא בחדר השרתים שבמשרד ופועל בדרך-כלל באופן אוטומטי; במקרים בהם יש לשנות משהו במחשב או לעבוד איתו, אפשר יהיה לעשות זאת מבלי לגשת לחדר השרתים.

הבעיה המובנית

גם הסיוע מרחוק וגם שולחן העבודה המרוחק עובדים לרוב רק ברשת פנימית, כלומר בין מחשבים בבית או בין מחשבים במשרד. מסיבות שונות (אבטחה, מבני רשתות ושאר נושאים שלא ניכנס אליהם כרגע), מחשבים מכווננים כך שאי-אפשר יהיה לתפעל אותם בקלות מרשת האינטרנט הכללית. אני יכול לגשת ממחשב בחדר אחד למחשב בחדר השני כאשר שניהם מחוברים לרשת הביתית שלי, אבל לא למחשב של השכנים, המחובר לרשת ביתית אחרת. לרוב זה דווקא רעיון טוב – מי רוצה שכל אחד יוכל לגשת למחשב שלו? מצד שני, המניעה הזו קיימת גם ברגעים בהם אנחנו דווקא רוצים שמישהו ייכנס לנו למחשב. תוכנות העזרה המובנות של Windows לא יודעות "לדלג" אל מחוץ לרשת הביתית, ולכן אפשר להשתמש בהן רק כששני המחשבים מחוברים לאותה רשת מקומית: בין שני חדרים בבית, בין שני משרדים בעבודה, ולפעמים גם בין שני אתרים מרוחקים באותו מקום עבודה (אם הרשת שלהם יודעת לחצות את גבולות המשרד המקומי – אבל זה כבר ממש לא שייך לנושא לשמו התכנסנו כאן היום).

פתרונות אחרים

אז איך בכל זאת אפשר לעזור למישהו שלא מחובר לרשת הביתית? כאן באות תוכנות אחרות לעזרתנו: תוכנות כמו Ammyy ו-LogMeIn מציעות חיבור מרחוק, ואפילו בחינם. לכל אחת יתרונות וחסרונות – Ammyy איטית מאוד (כשמשהו משתנה על המחשב המרוחק, ייקח הרבה מאוד זמן עד שנראה את השינוי על המסך של המחשב העוזר), ו-LogMeIn עובדת כתוסף לדפדפן – דבר שהיה אמור להקל אולי על המשתמשים, אבל בפועל יוצר יותר תסבוכות מאשר הקלה. אי לכך, נתמקד בתוכנה אחרת בשם TeamViewer.

יתרונות ועוד יתרונות

נתחיל ביתרון שיש לכל התוכנות עליהן דיברנו עד עכשיו: TeamViewer לא עולה אגורה – כשמדובר בשימוש לצרכים פרטיים (שימוש מסחרי דורש רכישת רישיון). יתרון נוסף ליושבי ארצנו הוא התמיכה המלאה בעברית: מממשק עברי מלא לתוכנה עצמה ועד לאתר החברה, כולל מספר טלפון בישראל (!) בדף יצירת הקשר של האתר.

היתרונות ממשיכים ברשימת הדברים שאפשר לעשות עם התוכנה: מעבר למבט על המסך של המחשב הנעזר ושליטה בו באמצעות העכבר והמקלדת, TeamViewer מציעה גם תקשורת מלאה באמצעות מיקרופון ורמקולים (או אוזניות), ולחובבי שיחות וידאו – גם באמצעות מצלמת רשת. נכון שאפשר לדבר בטלפון ואפילו בסקייפ בעודנו מביטים בצג המחשב, אבל הרבה יותר קל ופשוט כשהכל מוצע לנו תחת קורת גג אחת. תכונה שימושית נוספת היא העברת קבצים בין המחשבים בשני הכיוונים, כולל אפשרות לגרירה ועזיבה של הקבצים ממסך אחד למשנהו. מנסיוני, התוכנה הקטנה הזו חוסכת הרבה כאב ראש בדמות משלוח קבצים חיוניים באימייל או בדרכים אחרות תוך כדי העבודה על מחשב המרוחק.

מעבר לעזרה בשלט-רחוק, ניתן לנהל פגישות מקוונות: מספר אנשים המתחברים למחשב אחד ומסוגלים לנהל שיחה ביניהם, להציג מצגות ולשתף רעיונות באמצעות "לוח מחיק" או כל תוכנה המותקנת על המחשב המשותף. בעלי טלפונים חכמים, כגון אייפון או אנדרואיד, ישמחו לשמוע על הגרסאות הניידות של TeamViewer, המאפשרות לעזור למחשב ישירות מהנייד או להשתתף בפגישה מקוונת ללא צורך בלפטופ.

הבה נתחבר

כדי ליהנות מהתוכנה, יש להוריד אותה מהאתר: גשו לאתר החברה והקישו על הכפתור הירוק עם הכיתוב "הפעל את הגרסה המלאה" (במרכז המסך). לאחר הורדת קובץ ההתקנה, התקינו אותו (באמצעות קליק כפול) וחכו להפעלת התוכנה. המסך שתקבלו ייראה בערך כך:

המסך הראשי של TeamViewer

המסך הראשי של TeamViewer (לחצו להגדלת התמונה)

אם אתם מקבלים עזרה ממישהו, זה הזמן לומר לו את המספר המזהה הייחודי שלכם, המופיע  בצד הימני של חלון התוכנה (בדוגמה לעיל: 999999999), ואת הסיסמה המופיעה מתחתיו ("aaaa" בדוגמה). המזהה ניתן כדי שהעוזר יוכל להתחבר אליכם ולא למישהו אחר בטעות, והסיסמה נועדה להגן עליכם ממישהו אחר שאולי יתחבר אליכם בטעות. הסיסמה תשתנה בכל פעם שתפעילו את התוכנה, אבל המזהה יישאר זהה.

אם אתם העוזרים, קבלו מהאדם הנעזר את המזהה שלו והקלידו אותו בצד שמאל של חלון התוכנה (בדוגמה שלנו: 555555555). עם ההקשה על כפתור "התחבר לשותף", תתבקשו לתת את הסיסמה שנתן לכם.

על מחשבו של העוזר ייפתח חלון ובתוכו המסך של הנעזר. הוא ייראה בערך כך:

השתלטות מרחוק - מראה מהמחשב העוזר

השתלטות מרחוק - מראה מהמחשב העוזר (לחצו להגדלת התמונה)

שימו לב לפרטים הבאים:

  • בראש תמונת המסך המרוחק מופיע תפריט, מתוכו ניתן לבחור בפעולות מיוחדות, כגון העברת קבצים בין המחשבים או הפעלת שיחה קולית או שיחת וידאו ביו המחשבים. את התפריט ניתן למזער באמצעות לחיצה על הסימן "^", המופיע בצד שמאל שלו (מתחת לתפריט "תוספות").
  • בתחתית המסך מופיע חלון קטן, בו ניתן לצפות ברשימת המחשבים אליהם אנחנו מחוברים כרגע (רשימת הסשנים). תפריט זה ניתן למזעור באמצעות לחיצה על הסימן ">" (מימין לכיתוב "רשימת סשנים").
  • כדי לחסוך בתעבורת נתונים ברשת, תוכנת TeamViewer לא מעבירה את תמונת הרקע מהמחשב המרוחק, אלא מציגה רקע בצבע אחיד. בדוגמה שלנו הרקע נשאר שחור. התוכנה יכולה להתעלם גם מאפקטים קוליים וויזואליים שונים, כגון מראה הזכוכית (Aero) של ויסטה ו-Windows 7. ניתן להורות לתוכנה להפעיל או לכבות כל אחד מהאפקטים הללו באמצעות האפשרויות בתפריט העליון.

תוכנות כמו TeamViewer הופכות את חיינו עם המחשב לנסבלים יותר, ולפעמים אפילו ליותר מהנים. אשמח לשמוע (ולקרוא בתגובות) על חוויותיכם בנושא.

ינו 162011
 

ב-Office 2007, שינתה מיקרוסופט את צורת העבודה עם Word ,Excel ו-PowerPoint. ב-Office 2010, הצטרפו לשינוי גם Outlook ו-OneNote. אנשי Office איחדו את התפריטים (קובץ, עריכה, תצוגה…) ואת סרגלי הכלים (שורות הכפתורים שמתחת לתפריטים), ויצרו את רצועת הפקודות – לשוניות (המכונות כרטיסיות), שכל אחת מהן מכילה פקודות שונות, עם מראה גרפי המקל על זיהוין.

לכל אלה שמשתמשים עדיין בגרסת 2003 (או אפילו בגרסה ישנה יותר), להלן הבדל לדוגמה. במקום התפריט "הוספה", שדרש פתיחה של תתי-תפריטים ומעבר על כתוביות טקסט ב-Word 2003…

תפריט הוספה - Word 2003

…מאפשרת רצועת העריכה מבט נוח יותר, עם איורים שעוזרים למצוא את הפעולה המבוקשת ביתר קלות:

רצועת הוספה - Word 2010

עם צאתו של Office 2007, בו הוצגו הרצועות לראשונה, החל ויכוח קולני בין המצדדים בממשק החדש לבין אלה שרק רצו שיעזבו אותם בשקט ויתנו להם לעבוד עם התפריטים המוכרים. משום מה, במיקרוסופט החליטו ללכת על כל הקופה, ולא נתנו אפשרות למשתמש לבחור עם איזה ממשק הוא רוצה לעבוד, כך שלמשתמשים בגרסהה החדשה לא נותרה ברירה והם נאלצו ללמוד מחדש איפה נמצאת כל פקודה.

מסתבר שמישהו בכל זאת הקשיב: אנשי מעבדות Office, גוף המחקר של הקבוצה שהביאה לנו את כלי העבודה הללו, הגו ופרסמו משחק בשם Ribbon Hero, "גיבור הרצועה". השם נלקח מהמשחק הפופולרי Guitar Hero (גיבור הגיטרה), בו השחקן מקבל גיטרה מפלסטיק וצריך "לנגן" עליה את השיר שמופיע מולו. Ribbon Hero יכול לאתגר אותנו עם PowerPoint ,Excel ,Word ואפילו OneNote. הוא עובד עם גרסאות Office 2007 ו-2010.

כשנפעיל את המשחק, נוכל לבחור את הכלי בו נשחק (Excel ,Word וכו'). לאחר מכן, נקבל משימות (או אתגרים, כפי שקוראים להם במשחק) לביצוע ואת מספר הצעדים הדרוש. אם נבחר בפקודות הנכונות, נקבל נקודות, ובינתיים נתרגל לממשק החדש.

הנה האתגר הראשון שקיבלתי: למצוא את הדרך לשנות גודל גופן – להקטין קטע אחד ולהגדיל את השני. קלי קלות.

Ribbon Hero - Word, האתגר הראשון

כפי שניתן לראות בצילום המסך, ניתן לבחור במספר קטגוריות – עבודה עם טקסט, עריכת עמוד ועוד. ניתן לקבל את האתגר ולשחק בו, או לעבור לאתגר הבא. עם קבלת האתגר, תיפתח התוכנה המתאימה (במקרה זה, Word) ונתבקש לבצע את השינויים. בדוגמה שלנו, יש לבחור את הטקסט הקטן ואז ללחוץ על כפתור "הגדל גופן" (הכפתור הזה: כפתור הגדל גופן ב-Word). המשחק יאשר את הפעולה עם בלונים וצלילים. אם לא הצלחנו, ניתן לבקש עזרה: לעבור לקישור אל עמוד העזרה של אותה תכונה ואפילו לצפות בסרטון וידאו הממחיש אותה. כאן, אולי, המקום להוסיף אזהרה קטנה: המשחק כולו באנגלית. ניתן להתקין אותו גם על Office בעברית, אבל ההוראות והקישורים לעמודי העזרה יישארו באנגלית. למרות זאת, המשחק מומלץ ביותר, מאחר שאחד היתרונות של ממשק הרצועה הוא הגרפיות שלו, שעוזרת להבין פקודות גם אם הן בשפה אחרת.

לפרטים נוספים ולהורדת המשחק, גשו לאתר הבית של Ribbon Hero (כן, באנגלית).

עברי, דבר עברית!

רגע לפני שאתם רוגמים אותי בדיסק ההתקנה של Office: אני מבין שלא כולם שולטים בשפתו של שייקספיר (ושל ביל גייטס). למענכם, פיתחו אנשי מיקרוסופט כלי עזר קטנים, ה"מתרגמים" תפריטים וסרגלי כלים בגרסת 2003 לרצועה של גרסת 2007.

באמצעות אנימציית פלאש, ניתן לבחור בפקודות מתוך התפריט של Word 2003, לדוגמה, או מתוך סרגלי הכלים, ולקבל אנימציה שמנחה אותנו לפקודות המקבילות בגרסת 2007. לא מדובר במשחק, אלא במורה נבוכים גרפי.

ניתן להוריד ולהתקין את מדריכי הפקודות האינטראקטיביים (זה שמם הרשמי) עבור התוכנות הבאות:

תיהנו!