אוגוסט 122013
 

אם התקנתם פעם תוכנה כמו Windows או Office, אתם ודאי זוכרים את התהליך המייגע של הזנת מפתח המוצר. במוצרי מיקרוסופט, לדוגמה, הוא נראה בערך ככה:

ABC12-DE34E-5FGH6-789IJ-KL0M1

תוכלו למצוא אותו על עטיפת דיסק ההתקנה של המוצר.

מפתח מוצר של מיקרוסופט

מפתח מוצר של מיקרוסופט

חברות ותוכנות אחרות מבקשות גם הן מפתחות מוצר, קודי רישיון, מספרי הפעלה ושאר שמות צופן שמשמעותם אחת: צירופים שונים של אותיות וספרות, שמטרתם לאמת את העובדה שהמוצר שאתם מתקינים אכן שלכם. המצב יכול להגיע לכדי מספר שדות (שם, כתובת אימייל, מספר סידורי וקוד ארווווווך מאוד), שאת כולם יש להקליד ללא אף טעות. כל שינוי קל, כגון דילוג על אות או החלפת 0 ב-O (התו הראשון היה אפס, השני הוא אות "או" אנגלית גדולה), יגרום לשגיאה ולצורך לחזור על כל התהליך מחדש. שלא לדבר על מקרים בהם אנו מתקינים מחדש תוכנה ישנה, ואיננו מסוגלים למצוא את הדיסק המקורי, את הקוד או אפילו את הודעת האימייל בה נמסרו לנו פרטים חשובים. אכן מצב בעל פוטנציאל ממשי לכאב ראש.

גזור ושמור

מפתח מוצר של Windows 8

מפתח מוצר של Windows 8

הפתרון המיידי הוא לשמור הכל במקום אחד: כל דיסק, דף עם מספר רישיון וחוברת הוראות. ייחדו מגירה, תיקיה, קלסר או פינה בארון לכל ניירת המחשב ושאר מוצרי הטכנולוגיה שלכם, והעבירו אליה כל דבר שאתם רוצים לשמור או שאולי תזדקקו לו ביום מן הימים.

דיסק או דף

אימיילים או קבצים אפשר לשמור כקבצים במחשב, או לחילופין להדפיס ולצרף לתיקיית/מגירת/קלסר הניירת שלכם. אם אתם שומרים את הדברים במחשב, זיכרו איפה מיקמתם אותם – חוברת הפעלה בדמות קובץ PDF בתיקיית המסמכים, אימייל עם מספר רישיון בתיקיה מסוימת בתיבת הדואר שלכם וכן הלאה.

היתרון בשמירת המידע בקבצים הוא, שניתן יהיה להעתיק את מספר הרישיון או את קוד ההתקנה באמצעות העתק-הדבק (copy-paste) מתוך המסמך השמור היישר אל תוכנת ההתקנה של המוצר, ובכך להימנע מההקלדה המייגעת ומשגיאות אפשריות בהעתקה הידנית.

איפה דיסק ההתקנה שלי?

אם קובצי ההתקנה אינם ברשותכם, נסו להוריד אותם מאתר החברה – לפעמים תוכלו להשיג כך את הגרסה החדשה ביותר של המוצר, הכוללת תיקוני באגים, שיפורי ביצועים ועוד. אם הקבצים אינם זמינים להורדה, תצטרכו לבקש אותם מהחברה, או לבקש ממישהו שיש לו עותק. לדוגמה, טכנאי מחשבים מחזיקים בדרך-כלל עותקים של כל גרסאות Windows ו-Office לדורותיהן, על שלל המהדורות שלהן.

ובכל זאת: איפה קוד המוצר שלי?

אם אינכם מצליחים למצוא את קוד המוצר, אך התוכנה כבר מותקנת אצלכם ואתם צריכים את הקוד כדי להתקין הכל על המחשב מחדש או כדי לעבור למחשב חדיש יותר, יש מוצא: קוד המוצר או מספר הרישיון מאוחסנים לעתים במחשב עצמו כחלק מתהליך ההתקנה והרישום. האתגר הוא למצוא אותם ולפענח את הקוד, שמאוחסן בדרך-כלל באופן מוצפן. וכמובן שמישהו חשב גם על כך:

ProduKey היא תוכנה חינמית שיודעת למצוא ולהציג את הרישיונות של Windows ושל Office, מכל הגרסאות והמהדורות (למעט Enterprise – אבל אם מותקנת אצלכם מהדורת Enterprise, אתם כנראה בתוך חברה או ארגון גדול ויש לכם מנהל מערכת שאמור לטפל בעניין עבורכם). את התוכנה פיתח ומעדכן ניר סופר, והאתר שלו, NirSoft.net, מציע עשרות תוכנות קטנות פרי מקלדתו. התוכנה כוללת גרסאות מותאמות ל-32 ול-64 סיביות, והיא מגיעה בשלל שפות – אפילו בעברית.

צילום מסך של ProduKey בפעולה

צילום מסך של ProduKey בפעולה

אם אתם צריכים לשחזר את הקוד של תוכנה אחרת, תיאלצו להיפרד מכמה שקלים: לדוגמה, תוכנת Recover Keys יודעת לחלץ ולהציג את מספרי הרישיונות של פוטושופ, Nero ועוד (רשימת 4500+ התוכנות הנתמכות מופיעה באתר המוצר).

צילום מסך של Recover Kets (לחצו להגדלת התמונה)

צילום מסך של Recover Kets (לחצו להגדלת התמונה)

גרסת הניסיון תעזור לכם לוודא שהתוכנה אכן מצליחה למצוא את מפתח המוצר שלכם, אבל תציג בפניכם רק חלק מהקוד. אם הכל עובד, תוכלו לשלם עבור התוכנה המלאה בלב שקט.

יולי 012012
 

במאמרים הקודמים בסדרה דיברנו על שמירת המידע שלנו באופן יום-יומי ועל סוגי גיבוי שונים. הפעם נדבר על יעד הגיבוי – איפה נשמור את הקבצים המגובים – ונסקור מספר תוכנות שיעזרו לנו במשימה.

מידע על מדיה

בבואנו לשמור עותקים של המידע החשוב לנו, יש לתת מקום חשוב לשיקולי מדיית האחסון: האם נשמור את הקבצים על דיסק במחשב או על דיסק-און-קי? אולי נצרוב אותם על CD או נעלה לרשת?

בואו נחשוב לרגע: הגיבוי נועד בראש ובראשונה למקרה שבו המידע שעל המחשב שלנו ייעלם. התרחישים יכולים לנוע מדיסק שהתקלקל, דרך מחשב שלם ש"נצלה" בעקבות קפיצת מתח ועד לאירועים כמו שריפה, הצפה או גניבה. בשני המקרים הראשונים, שמירת הגיבויים על המחשב עצמו תהיה חסרת תועלת – האירוע שיגרום למידע המקורי להיעלם, יעלים גם את קבצי הגיבוי. ניתן לטעון ששמירת קבצי הגיבוי על מחשב נפרד או בדיסק נייד תבודד את הגיבוי מגורלו של המחשב המקורי, אבל אירועים מהסוג השני (שריפה, הצפה וגניבה) עלולים לפגוע בכל דבר שנמצא בבית, כולל המידע המקורי והגיבוי גם יחד. מצד שני, לא נוכל לעמוד במצב בו עלינו לקחת איתנו יום-יום את הגיבוי היומי ולאחסן אותו בבית אחר, במשרד או אצל השכנים.

רשת האינטרנט נראית כמו פתרון מבטיח – שירותי "ענן" יכולים לאחסן עבורנו את כל המידע שלנו אי-שם ברשת, ולאחזר אותו לכל מקום שנבחר. אבל גם לרשת מגבלות משלה – ממהירות העלאת קבצים מוגבלת, דרך מקום אחסון מוגבל ברשת ועד לנושאי פרטיות וסודיות – האם אני באמת מעוניין להפקיד את קובץ הסיסמאות שלי, או כל מידע רגיש אחר, בידי כונן רשת עליו אין לי באמת שליטה?

בדומה לדיון על סוגי הגיבויים, גם כאן יש חשיבות לסוגי המידע: לדוגמה, תמונות אפשר לגבות ברשת (אם הן אינו אישיות במיוחד…), וכן מכתבים לעיריה ואישורי תשלום לחברת החשמל; קבצים כאלה נוכל לגבות באמצעות שירותי ענן, מ"כונן רשת" כמו SkyDrive ועד לתוכנות גיבוי ייעודיות. לעומת זאת, קבצי סיסמאות ואימיילים נרצה לשמור קרוב אלינו – במקרה כזה, ניתן לבצע גיבוי למחשב קרוב (אבל לא למחשב בו מאוחסן המידע המקורי!), לדיסק חיצוני או למדיה נשלפת כמו דיסק-און-קי או DVD-R (מדיית DVD לצריבה). עלינו למצוא את האיזון בין הרצון לשמור על כל המידע (ולגבות כל הזמן) לבין נוחות – פחות גיבויים, במחיר של מידע שילך לאיבוד. לדוגמה, בבחירה שלנו לבצע גיבוי פעם ביום אנו מסתכנים במצב בו המידע ייעלם (יאבד, ייגנב, ייהרס וכו') ממש לפני מועד הגיבוי הבא, דבר שיגרום לאובדן מידע של יום שלם. עבור רוב האנשים, המצב הזה נסבל – רובנו מסוגלים לזכור מה עשינו היום ולשחזר את המידע (לשלוח אימייל לאנשים ששלחו לנו מידע חשוב ולבקש מהם לשלוח אותו שוב, לשחזר מסמכים שכתבנו או לעדכן את פנקס הכתובות הממוחשב שלנו בפרטים שבכרטיס הביקור שקיבלנו). באופן דומה, ניתן להעריך כמה מידע אנו מוכנים "להקריב" כדי לא להצטרך לטלטל את הגיבוי שלנו למקום אחר. לדוגמה, תוכנת הגיבויים הראשית שלי שומרת את הגיבויים לדיסק המקומי ולדיסק נייד, ואני מעתיק אותם מדי שבוע למקום אחר. במקרה שחדר העבודה שלי עולה באש, אפסיד לכל היותר מידע של שבוע – אבל מאחר ששרת הדואר שלי ממוקם באינטרנט, המידע שעליו יישמר, כך ש"השבוע האבוד" יכיל רק מסמכים (שרובם המוחלט ניתן לאחזור ממקורות שונים).

עכשיו, לאחר שכיסינו את כל הדרך מהמידע המקורי שלנו, דרך גיבויו ועד לאחסון הגיבויים הללו, כל שנותר לנו הוא לבצע. לשם כך, נסקור מספר אפשרויות ותוכנות.

גיבוי ברשת

אחסון בענןהגיבוי לשרת כלשהו באינטרנט, המוכר כ"גיבוי לענן" או "כונן רשת", קיים כבר מספר שנים. בין השירותים הנפוצים נוכל למצוא את DropBox, המציעה סנכרון תיקיה על המחשב באופן רציף – חינם עד 2GB, ובעלות חודשית אפשר לאחסן גם יותר. גוגל מציעה מזה מספר חודשים את כונן Google לכל בעלי חשבון גוגל (אם יש לכם כתובת Gmail, לדוגמה, אתם כבר בפנים), הכולל אף הוא סנכרון חינמי, הפעם עד 5GB. מיקרוסופט מציעה את SkyDrive כחלק משירות Live. הבונוס: 25GB של אחסון, כולל תוכנת סנכרון, כמובן.

לידיעתכם: כל אחת מהחברות הללו מציעה תוכנות עבור מספר מערכות הפעלה, כולל טלפונים וטאבלטים, כך שתיקיית הסנכרון הופכת גם לאמצעי למשלוח קבצים בין הטלפון, הטאבלט והמחשב(ים) שלכם.

גיבוי מקומי

גיבוי ושחזור מובנה ב-Windows (לחצו להגדלת התמונה)

גיבוי ושחזור מובנה ב-Windows (לחצו להגדלת התמונה)

התוכנה הראשונה בקטגוריה זו מותקנת כבר על המחשב שלכם: תוכנת הגיבוי המובנית של Windows עושה עבודה לא רעה בכלל, ומשתפרת בכל גרסה של מערכת ההפעלה. להפעלה, גשו ללוח הבקרה וחפשו את "גיבוי ושחזור". הגיבוי המובנה של Windows יכול לגבות תיקיות, כוננים או את כל המחשב שלכם, כולל מערכת ההפעלה עצמה. הגיבוי מתבצע לתיקיה מיוחדת בכונן שתבחרו (אבל לא לכונן עליו מותקנת Windows) או לדיסק נייד.

קיימות תוכנות רבות נוספות לגיבוי קבצים מקומי (על המחשב או להתקן נייד), חלקן אינן עולות פרוטה. נציין את Cobian Backup, הכוללת אפשרות לדחיסת קובצי הגיבוי ולהצפנתם, כמו גם לגיבוי קבצים מהרשת (באמצעות FTP). תוכנות נוספות מציעות גיבוי לענן (אבל לא סנכרון), ובדרך-כלל יהיו כרוכות בעלות חודשית עבור האחסון, שיתבצע בשרתי החברה המציעה את התוכנה.

גיבוי נייד

חלק מהתוכנות המציעות גיבוי מקומי, מאפשרות לנו לשמור את קבצי הגיבוי על-גבי מדיה ניידת, כגון DVD או דיסק-און-קי. גם אלה שלא מציעות אפשרות כזו באופן ישיר, ייצרו בדרך-כלל בכל גיבוי קובץ או מספר קבצים, אותם נוכל להעתיק בעצמנו (ידנית או באמצעות תוכנת סנכרון/צריבה) לכונן הנייד. ניתן ליצור, כמובן, מספר עותקים על-גבי מספר מדיות. לדוגמה: נוסף על צריבת גיבויים על DVD, אני מחזיק עותק מלא של הכונן הקשיח שלי על-גבי כונן נייד, הנמצא בדרך-כלל עלי. אם אצטרך פתאום מידע, תוכנה מסוימת, או אפילו תמונה משפחתית להראות לדודה, אני מוכן. אם הדרך הזו מתאימה לכם, אל תשכחו להצפין את הכונן הנייד!

כל האפשרויות פתוחות…

…אבל לפעמים דווקא העובדה הזו מבלבלת כל-כך. אני ממליץ על הצעדים הבאים:

  1. עירכו רשימה של כל התיקיות במחשב המכילות מידע חשוב. חלקו את המידע לסטטי ולדינמי, ואם צריך – העבירו קבצים בין תיקיות או צרו חדשות.
  2. חישבו על תדירות הגיבוי – יומי, שבועי או כל תכיפות אחר, כולל מצב מעורב (חלק מהמידע דורש גיבוי באופן יום-יומי וחלק – רק פעם בשבוע).
  3. החליטו על שיטת הגיבוי: גיבוי מלא, גיבוי מצטבר או גיבוי שינויים. חישבו על מספר העותקים שתרצו לשמור.
  4. בחרו בתוכנה המתאימה לאפשרויות שבחרתם ובמדיה היעילה עבורכם.

זיכרו: רוב האנשים מכירים בחשיבותו של הגיבוי רק אחרי אובדן המידע הראשון שלהם. אל תתעצלו – לימדו מטעויות של אחרים וחיסכו מעצמכם כאבי ראש.

אם יש לכם שאלות, אם נתקעתם או אם אתם רוצים להמליץ על תוכנה מסוימת, אשמח לשמוע. אנא צרו תגובה למאמר זה ואתייחס אליה. גיבוי מוצלח ויעיל!

יוני 122012
 

לאחר שראינו איך נוכל לשמור על המידע שלנו באופן יום-יומי, הגיע הזמן לדבר על יצירת עותקים נוספים של המידע. הסיבות ברורות, אני מקווה: קבצים יכולים להימחק בטעות; אנחנו יכולים להתחרט על עריכות שביצענו ולרצות "לחזור אחורה" לגרסה הקודמת של המסמך שלנו; ובל נשכח שהמחשב הוא מוצר פיזי, וככזה הוא מועד לפורענויות: מדיסק קשיח ששבק חיים, דרך קצר חשמלי בבית ש"צלה" את כל רכיבי המחשב ועד לגניבה, שריפה, הצפה או סתם אובדן של מחשב נייד. לא תאמינו עד כמה המידע שלנו רגיש ופגיע.

ניתן להתגבר על הבעיות הללו באופן די פשוט: מכייוון שהמידע שאנו שומרים על המחשב הוא דיגיטלי ולא פיזי, אין בעיה לשכפל אותו כמה פעמים שנרצה. כך, נוכל להעתיק קבצים חשובים למספר מקומות, כדי שיהיו זמינים בשעת הצורך.

סוגי עותקים

את המידע שברשותנו נוכל לחלק לשתי קטגוריות: מידע "סטטי", כלומר יציב ובלתי משתנה; ומידע "דינמי", המשתנה עם הזמן.

דוגמאות למידע סטטי הן תמונות וסרטים שהעלינו למחשב מהמצלמה (הדיגיטלית או זו שבטלפון): מרגע שהקבצים הללו נוצרו, הם יישארו כפי שהיו ללא שינוי או עריכה. גם מסמכים מהבנק, או דפי חשבון הנשלחים אלינו כקובץ PDF מחברת האשראי, ניתן לשמור כפי שהם: אנחנו רוצים שהם לא יאבדו, אבל לא מתכוננים לשנות בהם שום דבר. הם כאן רק למקרה שנצטרך אותם ביום מן הימים.

דוגמאות למידע דינמי הן כל מסמך הנמצא בעריכה או קובץ שאנו מצפים לעבוד עליו ולשנותו: מכתב לעיריה, חישוב הוצאות והכנסות בגיליון אקסל, ואפילו האימיילים שלנו: תוכנת Outlook, לדוגמה, מאחסנת את כל האימיילים שלנו (היוצאים והנכנסים), בתוספת אנשי הקשר ולוח השנה, בקובץ אחד גדול. בכל פעם שאנו מפעילים את Outlook, מקבלים ושולחים אימיילים או מעדכנים מספר טלפון של איש קשר, הקובץ הזה משתנה.

בעוד מידע סטטי שגובה אתמול, היום או מחר ייראה בדיוק אותו הדבר, מידע דינמי יכול להיראות אחרת: במכתב של אתמול היו רק שמות השולח והנמען ושורת הנושא, היום הוספתי את תוכן המכתב ומחר אצרף צילום של חשבון הארנונה; גיליון הנתונים המכיל את פירוט ההוצאות וההכנסות שלי משתנה בכל פעם שאני קונה משהו, משלם חשבון או מקבל משכורת; ותיבת הדואר שלי משתנה בכל פעם שאני פותח אותה (אני לא זוכר מתי בפעם האחרונה פתחתי את התיבה בלי שיגיע אימייל חדש ובלי שאמחק אימיילים ישנים או אעביר אותם לתיקיה כלשהי). לכן, מידע דינמי נרצה לגבות באופן תכוף יותר, ובנוסף – נרצה ליצור עבורו עותקים עדכניים ולשמור כמה מהם, כדי שנוכל "לחזור אחורה בזמן" ולראות, לדוגמה, את הפיסקה שמחקנו לפני שבוע.

מה מגבים, איך ומתי?

ההבחנה בין מידע סטטי למידע דינמי מסייעת לנו בבחירת סוג הגיבוי הרצוי: עבור מידע סטטי, נוכל להסתפק בטכניקה הנקראת שיקוף (mirroring), המעתיקה את כל הקבצים כפי שהם לאחסון הגיבוי שלנו (עליו נדבר במאמרים הבאים). מידע דינמי נרצה לגבות תוך שמירה על העותקים שגובו, על-מנת שנוכל לגשת לגרסה המתאימה של הקבצים גם בעתיד. למעשה, אנו מעוניינים במספר עותקים של כל קובץ, מסודרים "בשכבות ארכיאולוגיות" לפי תאריך יצירתם.

מספר העותקים המדויק שנרצה לשמור תלוי בכמות המידע המתחלף במחשב שלנו – כמה מסמכים אנחנו משנים ובאיזו תדירות. תדירות השינויים תקבע גם את תדירות הגיבוי. לדוגמה, בנקים מגבים את כל התנועות המתבצעות בחשבונות באופן מתמיד, כך שאף העברת כספים לא תלך לאיבוד. לעומת זאת, מתכנתים נוהגים לעבוד על קבצים עד שהם מגיעים למצב "יציב" כלשהו, ואז הם מגבים את כל הקבצים ששונו אל תוך מערכת ניהול הקבצים; עבודה כזאת יכולה לארוך בין מספר דקות (לתיקון פעוט) לבין מספר ימים (עבור הוספת יכולת משמעותית לתוכנה).

לצרכים ביתיים, מקובל לבצע גיבוי פעם ביום. תדירות זו זולה הרבה יותר מעדכון מיידי (המצריך חומרה מיוחדת) ומונעת הצטברות של שינויים רבים (עותק של כל מסמך אחרי כל שינוי קטן שנערך בו); מאידך, גם אם יקרה למחשב משהו במשך היום והוא יתקלקל, נאבד לכל היותר את השינויים שביצענו ביום האחרון.

כמה עותקים כדאי לשמור

נתחיל דווקא בגיבויים הדינמיים: מאחר שכל גיבוי כזה מייצג "שכבה ארכיאולוגית" של יום שלם, השאלה היא כמה ימים אחורה נרצה לשמור. כאן הדבר תלוי בצורת העבודה שלכם, אבל גם לזיכרון האנושי יש תפקיד: הלא גם אם נשמור גיבויים דינמיים במשך שנה שלמה, לא נזכור בדיוק מתי ביצענו את השינוי אותו אנחנו רוצים לבטל. לדוגמה: מתישהו הוספנו פיסקה למסמך, ולאחר מספר ימים מחקנו אותה. עכשיו אנחנו מעוניינים להחזיר את הפיסקה הזו למסמך מבלי לנסח אותה מחדש, כלומר אנו רוצים להעתיק אותה מתוך גיבוי דינמי שנוצר בין תאריך כתיבת הפיסקה לתאריך המחיקה שלה. אם הדבר קרה לפני יותר משבועיים-שלושה, לא נזכור בדיוק מה התאריכים הללו, ולכן הגיבויים לא יעזרו לנו כל-כך.

אני ממליץ בדרך-כלל על שמירת הגיבויים למשך שבועיים עד חודש; גיבויים ישנים יותר יימחקו. אני עדיין שומר עותק אחד מדי חודש של הגיבויים הדינמיים שלי, כדי שאוכל תמיד "לחזור בזמן", אם כי לא ליום מדויק. יש לציין, שאמצעי הזהירות הללו לא הוכחו עד כה כנחוצים – עד היום לא ניגשתי בכלל לעותקים החודשיים הללו. לעומת זאת, העותקים היומיים הוכחו כיעילים ביותר בפעמים הספורות שנזקקתי לקיומם.

גיבוי מלא, גיבוי מצטבר או גיבוי שינויים?

כדי לחסוך במקום, נוכל לייעל את הגיבויים היומיים שלנו: אם אתמול ערכנו גיבוי מלא והיום לא נגענו בחלק מהקבצים, אין צורך לגבות אותם. תוכנות גיבוי מסוגלות לבצע גיבוי שינויים (differential backup), המגבה רק את הקבצים שלא שונו מאז הגיבוי המלא האחרון.

לדוגמה: נניח שיש לנו שלושה מסמכים – א', ב' וג'. ביום ראשון בבוקר, יגבה אותם הגיבוי המלא שלנו וייצור עותק נוסף שלהם. במשך היום אנחנו עובדים על מסמך א', ולמחרת בבוקר מתבצע גיבוי שינויים. מאחר שרק מסמך א' שונה מאז הגיבוי המלא אתמול, רק הוא יגובה. ביום שני אנו עובדים על מסמך ב', ולכן גיבוי השינויים ביום שלישי בבוקר יגבה את מסמך ב', אבל גם את מסמך א', ששונה מאז הגיבוי המלא האחרון (למרות שהוא לא שונה מאז אתמול). מסמך ג', שלא עודכן מאז ביצוע הגיבוי המלא בבוקר יום ראשון, לא יגובה שוב.

גיבוי שינויים (לחצו להגדלת התמונה)

גיבוי שינויים (לחצו להגדלת התמונה)

תוכנות הגיבוי נותנות לנו בדרך-כלל את האפשרות לקבוע את מחזוריות הגיבוי. לדוגמה: גיבוי מלא לאחר כל שלושה (או חמישה, או עשרה) גיבויי שינויים. מובן שהגיבוי הראשון חייב להיות גיבוי מלא, כדי שהתוכנה תוכל לקבוע נקודת זמן ולהתייחס אליה.

גיבוי השינויים עדיין יבצע גיבוי "מיותר" – קבצים שעודכנו מאז הגיבוי המלא האחרון, אבל לא עודכנו מאז גיבוי השינויים האחרון. בדוגמה שהבאנו, מסמך א' גובה שוב ביום שלישי בבוקר, למרות שהוא גובה כבר ביום שני ומאז לא השתנה. מעבר לעבודה הנוספת, הגיבוי המצטבר תופס יותר מקום: כל גיבוי מצטבר יכלול את כל הקבצים שעודכנו מאז הגיבוי המלא האחרון, ולכן גודל הגיבוי יגדל מדי יום (עד לגיבוי המלא הבא, בו נתחיל הכל מההתחלה). כדי לייעל את הגיבוי, קיימת שיטת גיבוי נוספת בשם גיבוי מצטבר (incremental backup). בשיטה זו, הגיבוי הראשון הינו גיבוי מלא, ולאחריו יגובו רק הקבצים שעודכנו מאז הגיבוי האחרון. בדוגמה לעיל, יתבצע גיבוי מלא ביום ראשון בבוקר. במשך היום עבדנו על מסמך א', ולכן למחרת בבוקר יגבה הגיבוי המצטבר רק את מסמך א'. ביום שני עבדנו על מסמך ב', ולכן הגיבוי המצטבר יגבה ביום שלישי בבוקר רק את מסמך ב'. אם נרצה לחזור למסמך א', נוכל למצוא אותו בגיבוי של יום שני. את מסמך ג', שלא עודכן מאז ביצוע הגיבוי המלא בבוקר יום ראשון, נוכל למצוא רק בגיבוי המלא של יום ראשון.

גיבוי מצטבר (לחצו להגדלת התמונה)

גיבוי מצטבר (לחצו להגדלת התמונה)

הגיבוי המצטבר יעיל יותר מבחינת המקום שהוא תופס (רק הקבצים ששונו מאז הגיבוי האחרון), אבל חיפוש הקבצים בו עלול לארוך זמן: את מסמך א' המעודכן נוכל למצוא בגיבוי של היום שאחרי השינוי האחרון (יום שני בדוגמה שלנו), אבל לשם כך עלינו לזכור בדיוק מתי שינינו את המסמך לאחרונה. בגיבוי שינויים, נצטרך לכל היותר לחפש בשני מקומות: תחילה נבדוק בגיבוי השינויים האחרון, ואם הקובץ לא שם, סימן שהוא לא השתנה מאז הגיבוי המלא האחרון, ואפשר יהיה למצוא אותו בגיבוי המלא.

מה עדיף? תלוי במספר ובגודל הקבצים שלכם: אם מדובר במעט קבצים, תוכלו לבצע תמיד גיבוי מלא. אם יש לכם יותר קבצים, כדאי יהיה לחסוך במקום ולבצע גיבויי שינויים. ואם יש לכם המון קבצים, זה הזמן לשקול גיבוי מצטבר. לשיקולים שלנו ייתווספו תדירות הגיבוי והמחזוריות – אחת לכמה גיבויי שינויים או גיבויים מצטברים יש לבצע גיבוי מלא. השיקול האחרון הינו התוכנה בה נשתמש – תוכנות גיבוי מסוימות יסייעו לנו בבחירת הגרסה המתאימה של הקובץ גם בגיבויים מצטברים.

במאמר הבא נחשוב על מקום הגיבוי: על מחשב שלנו, על מחשב אחר, על-גבי CD או דיסק-און-קי וכו'. לאחר שנסיים לסקור את כל השיקולים, נגיע סוף-סוף לבחירת תוכנת הגיבוי.

מאי 202012
 

זה קרה לכולנו: פתאום חסר לנו משהו – מסמך, תמונה או אימייל. חשוב, או אולי סתם מעניין. בגלל שהמחשב קרס, או נגנב, או חטף קצר חשמלי. לפעמים אנחנו שמים לב לחסרון שניה אחרי שמחקנו את הקובץ (או איש הקשר, או התכתובת), אבל כבר מאוחר מדי. איך שומרים על הנתונים שלנו כדי שלא יאבדו?

גיבוי הוא שמירת עותק של מידע על-מנת לוודא את זמינות המידע בשעת הצורך. במאמרים הבאים נראה איך שומרים על המידע ואיך יוצרים עותקים שלו. נתכנן את היקף הגיבוי, סוגיו ותדירותו. תוך כדי כך, נדבר על כלים (תוכנות) שיעזרו לנו במשימה.

שמירה על המידע

אם יש לנו מידע על המחשב – בצורת קבצים, תיקיות, אימיילים או תזכורות – כדאי לנו לשמור עליו, מי יודע מתי נזדקק לו. צעד ראשון בשמירה על מידע הוא לא למחוק אותו בטעות. כשאתם מוחקים קובץ, ודאו שהקובץ המסומן הוא אכן זה שרציתם למחוק ולא הקובץ שמעליו או מתחתיו.

גם אם אתם בטוחים במחיקה, שמרו על קו הגנה: קבצים שמחקנו ב-Windows ייכנסו לסל המיחזור; אימיילים ושאר פריטים שמחקנו ב-Outlook יועברו כצעד ראשון לתיקיית הפריטים שנמחקו. ניתן לדלג על צעדי הביניים הללו, באמצעות הגדרות או לחיצה על מקש Shift בזמן המחיקה, אבל לא כדאי: קווי ההגנה הללו הוקמו עבורנו, וכדאי לנו לנצל אותם. לדוגמה, אפשר להציג את הקבצים בסל המיחזור לפי תאריכים, ואז למחוק רק את הקבצים שהעברנו לשם לפני שבוע ויותר. בדרך זו, סל המיחזור יאחסן עבורנו את כל הקבצים שמחקנו למשך שבוע, ובזמן הזה נוכל להתחרט. אני עצמי משאיר את הקבצים בסל המיחזור במשך חודש, וכבר היו מקרים בהם הדבר הוכיח את עצמו – קבצים שמחקתי כי חשבתי שלא אצטרך הוכחו כנחוצים, וכל מה שהיה עלי לעשות הוא לשחזר אותם מסל המיחזור. השחזור הוציא את הקבצים הללו מהסל ומיקם אותם בחזרה במקומם המקורי.

כדי לוודא שהקצבים שאנחנו מוחקים עוברים דרך סל המיחזור ולא נמחקים לגמרי, נלחץ על כפתור העכבר הימני מעל הסל ונבחר במאפיינים. נקבל חלון ובו האפשרות לקבוע את גודלו של סל המיחזור (כדי שהדיסק שלנו לא ייסתם מקבצים מחוקים) או לבטלו כליל. נוודא שהאפשרות לא להעביר קבצים לסל אינה פעילה, ואם אנחנו רוצים להיות בטוחים לגמרי בכל מחיקה – נוכל לבקש מהמחשב לוודא איתנו כל מחיקת קובץ באמצעות תיבת דו-שיח (החלון השואל אותנו האם אנחנו בטוחים שברצוננו להעביר את הקובץ אל סל המיחזור).

מאפייני סל המיחזור

מאפייני סל המיחזור

סל המיחזור של Outlook

באופן דומה לשמירת הקבצים המחוקים, אני משאיר את האימיילים, אנשי הקשר והפגישות שמחקתי ב-Outlook בתיקיית הפריטים שנמחקו למשך חודש. סידור זה מאפשר לי לנקות את התיקיות – לדוגמה, לא להשאיר אימיילים ישנים בתיבת הדואר הנכנס רק כי אולי אצטרך אותם – אבל עדיין להיות מסוגל למצוא ולקרוא את המידע אם אצטרך אותו בזמן הקרוב. מנסיוני, חודש הוא זמן מספיק והותר, ולמעשה הפריטים ששחזרתי היו בדרך-כלל בני שבוע או שבועיים לכל היותר. אתם, כמובן, מוזמנים לקבוע את מרווח הזמן שלכם בעצמכם.

אינני שוכח את התיקיות האחרות ב-Outlook: לכל תיקיה ניתן ליצור כללי תיוק, שיגדירו כמה זמן יישארו פריטים בתיקיה ולאן הם יועברו בתום הזמן הזה. כדי להגדיר את הכללים הללו, יש ללחוץ עם הכפתור הימני של העכבר על התיקיה, ובתפריט לבחור במאפיינים. בחלון שנפתח, נלחץ על ארכיון אוטומטי (או AutoArchive, אם התוכנה שלנו דוברת אנגלית). כך זה ייראה:

ארכיון אוטומטי

ארכיון אוטומטי

בתיקיית לוח השנה, לדוגמה, אני מעוניין לשמור אירועים למשך שלושה חודשים, כדי שאוכל לזכור איפה הייתי ומה עשיתי. לכן יצרתי עבורה כללי ארכיון אוטומטי, המוחקים באופן אוטומטי את האירועים הישנים יותר. מאחר שהפריטים שיימחקו לאחר שלושה חודשים יהיו ישנים מאוד, אני לא מעביר אותם לתיקיית הפריטים שנמחקו, אלא מורה למחשב למחוק אותם לצמיתות.

לפני שהפעלתי את הארכיון האוטומטי בפעם הראשונה, יצרתי הגדרות בסיסיות עבור מערכת הארכיון האוטומטי. לשם כך, לחצתי על הלשונית קובץ, בחרתי באפשרויות ובלשונית מתקדם, ובסעיף ארכיון אוטומטי לחצתי על הכפתור הגדרות ארכיון אוטומטי.

אפשרויות ארכיון אוטומטי

אפשרויות ארכיון אוטומטי

בחלון שנפתח, בחרתי להורות ל-Outlook לסרוק את התיקיות בכל יום ולמחוק פריטים ישנים. הגדרת אפשרויות הארכיון נעשית פעם אחת, ותהיה תקפה לכל התיקיות שאגדיר בעתיד.

השלב הבא

לאחר שווידאנו שהקבצים והפריטים היום-יומיים שלנו בטוחים יותר מאובדן, נעבור לגיבוי עצמו. במאמר הבא נדון בסוגי הגיבוי ובשיקולים שינחו אותנו בבחירת הסוגים המתאימים לנו.

דצמבר 252011
 

אחת הצרות הגדולות ביותר שאנו נתקלים בהן בעבודתנו עם המחשב היא נושא השמירה, או ליתר דיוק – אי-שמירה. כמה פעמים כתבתם מסמך, ערכתם ושיפצתם, ואז המחשב נתקע/כבה/סגר את החלון לפני שהספקתם לשמור? לי זה קרה פעם בסוף יום עבודה, כשהמסמך עליו עבדתי בימים האחרונים נסגר לפתע והקובץ הפך בלתי קריא. למזלי, היה לי עותק של המסמך מאתמול, כך שאיבדתי "רק" עבודה של יום שלם ולא יותר. בדרך כלל המצב פחות גרוע, אבל עדיין לא כיף לאבד פתאום מידע.

באופן אוטומטי

מסתבר שלתוכנות רבות יש אמצעי גיבוי מינימליים שיכולים לעזור: קוראים לזה שמירה אוטומטית. וורד, לדוגמה, שומר את כל השינויים במסמך באופן אוטומטי כל עשר דקות. השמירה הזו נעשית בנפרד מקובץ המסמך, כך שאם החלטתם במודע לא לשמור את השינויים האחרונים, השמירה האוטומטית לא תגרום לתוצאות לא רצויות. לעומת זאת, אם קרה משהו נוראי לפני שהספקתם לשמור (וורד קרס, החתול אכל את כבל החשמל או שהתינוק של השכנים לחץ על הכפתור וכיבה את המחשב), בפעם הבאה שתפעילו את וורד תקבלו את החלון הצדדי הבא:

שחזור מסמכים

שחזור מסמכים

לחיצה על הקובץ תפתח בפניכם את האפשרות לפתוח את המסמך ולהמשיך לעבוד עליו, לשמור אותו (לפני שעוד משהו יקרה לו) או אפילו למחוק אותו לצמיתות.

כאמור, השמירה האוטומטית מופעלת בכל עשר דקות. עבור רובנו זה מן הסתם לא מספיק: למה להמר על תשע דקות אם לא חייבים? מסתבר שאפשר לשמור גם כל דקה (או שתיים, או שבע עשרה): בגרסת 2010, יש לגשת לוורד, ללחוץ על כפתור קובץ ואז אפשרויות. בתוכן, יש לבחור בשמירה, לסמן את תיבת "שמור מידע שחזור אוטומטי כל…" ולשנות את המספר לערך המיטבי מבחינתכם. אם תקבעו "1", לדוגמה, המסמכים שלכם יישמרו כל דקה, כך שגם אם קרה הנורא מכל, המקסימום שאיבדתם הוא המידע מהדקה האחרונה. לא לשכוח ללחוץ על כפתור אישור!

בגרסת 2007, האפשרויות נמצאות בכפתור Office (העגול למעלה). בגרסת 2003, חפשו את תפריט כלים ובתוכו את אפשרויות.

לא רק וורד

האפשרות לשמירה אוטומטית קיימת גם באקסל וב-PowerPoint. תוכלו למצוא אותה באותו המקום בכל אחת מהתוכנות.

שימו לב: השמירה האוטומטית לא מחליפה את השמירה הרגילה – עדיין כדאי ללחוץ על כפתור השמירה מדי פעם, או על שילוב המקשים Ctrl-S.

שמירה נעימה!