לא לשכוח

שוב שכחתם לקנות משהו בסופר, למרות שהייתם ממש ליד המדף? שוב שכחתם להתקשר למיכל, ודווקא הייתם צמודים לטלפון כל הזמן? שוב אתם מוצאים את עצמכם בלי משהו לעשות, למרות שברור שאי-שם בירכתי ראשכם ממתינות עשרות משימות? אל תרגישו רע – ככה זה אצל כולם. כמעט. בואו נראה איך עוברים לצד של אלה ששולטים בעניינים, במקום שהעניינים ישלטו בהם ויפתיעו אותם בכל פעם מחדש.

הפתרון המושלם

הפתרון פשוט. למעשה, הוא כל-כך פשוט, שאתם כבר יודעים עליו מאז כיתה א', ואפילו מוקדם יותר: לכתוב. צריכים משהו מהסופר? הוסיפו לרשימת המכולת. צריכים להתקשר למיכל? כיתבו זאת, כדי שלא תשכחו. יש לכם רעיון פתאומי? אני יודע שאתם בטוחים שתזכרו אותו בעל-פה, אבל אולי כדאי לכם לגבות את זה גם בכתב איפשהו. ההצעה שלי: כיתבו הכל.

גם אם אנחנו בטוחים שנזכור (וכמו שידוע לכולנו, אנחנו שוכחים), גם אם יש לנו זיכרון מעולה, גם אם אמרנו למישהו שיזכור עבורנו – לכתיבה יש יתרונות נוספים.

שקט נפשי

כל עוד אנחנו נאלצים לזכור דברים בראש, אנחנו לא רגועים: אני זוכר שצריך לזכור, לחוץ שמא אשכח, ותמיד מוטרד מהאפשרות שאולי הייתי אמור לזכור משהו אבל שכחתי. ברגע שאנחנו כותבים הכל, אנחנו יכולים לסמוך על כך שהכל נמצא במקום בטוח – מחוץ לראש שלנו.

הקשר (קונטקסט)

רעיונות נוטים לצוץ במקומות ובזמנים בלתי צפויים: רעיון לבילוי עם הילדים צץ באמצע ישיבת עבודה, אנחנו נזכרים שצריך לקנות חלב תוך כדי נהיגה, ומבחינים בכסא הרעוע דווקא כשאנחנו רוצים לשבת עליו, ולא ליד מדף המסמרים והדבקים בחנות. אם נכתוב הכל, נוכל לשלוף את הרשימות שלנו בזמן הרלוונטי ולהיעזר בהן. כך, נוכל "להיזכר" במסמרים בזמן הקניות בחנות, ולשלב את הרעיון לבילוי עם הילדים בתכנון החופשה השנתית שלנו.

איך ואיפה?

בכל זמן, בכל מקום ובכל אמצעי. אני, לדוגמה, משתמש בדרך-כלל במחשב ובטלפון ככלי הכתיבה העיקריים שלי. בנוסף, אני מחזיק תמיד פנקס בהישג יד, כדי שסוללה מרוקנת או כל סיבה אחרת לא ימנעו ממני לכתוב מייד כל דבר שאני נזכר בו. במקרים בהם אני לא יכול לכתוב, כמו נהיגה, אני משתמש בתכונת ההקלטה הקולית של הטלפון שלי – אני מקליט את הרעיון, מספר הטלפון שקיבלתי כרגע, העדכון של תאריך המסיבה וכל השאר.

לכתוב בכל מקום - גם במקלחת (ותודה ל-AquaNotes על הרעיון)
לכתוב בכל מקום – גם במקלחת (ותודה ל-AquaNotes על הרעיון)

ארגון

לאחר שכתבנו הכל, כדאי שנארגן את הדברים לפי הנושא או ההקשר שלהם. לדוגמה, כל שיחות הטלפון שעלינו לערוך יישמרו ברשימה אחת – כך, בכל פעם שיהיו לנו כמה דקות ונרצה לנצל אותן היטב, נוכל לשלוף את רשימת הטלפונים ולהתחיל לעבוד, בלי שנצטרך להיזכר למי רצינו לחזור ועם מי אנחנו רוצים לפתוח בדיון.

הרעיון בארגון הוא ההפרדה והגישור בין הפעולות: לפעמים אנחנו חושבים על משהו שצריך לעשות (להתקשר לאודליה), ולפעמים אנחנו ליד הטלפון. הארגון ברשימות עוזר לנו להפריד בין הפעולות הללו רוב הזמן, ולגשר ביניהן רק כשצריך.

רשימות נוספות לשיקולכם:

  • פעילויות ליד המחשב: אימיילים שצריך לכתוב, מסמך שצריך לעדכן, מוצר שרצינו לרכוש באינטרנט ועוד.
  • קניות: זוכרים את החלב והמסמרים? זו הרשימה עבורם. אתם יכולים גם ליצור רשימות נפרדות עבור החנויות השונות – רשימת מכולת עבור הקניות השבועיות, רשימת מוצרים לבית למקרה שתעברו ליד החנות המתאימה וכו'. בפינת רשימת הקניות האישית שלי ממתינות אפילו המידות הפנימיות של אחד הארונות בבית – אני רוצה לרכוש סלסלות שיתאימו לשטחי המדפים, ובכל פעם שאני בחנות המתאימה אני מחפש סלסלות במידות הנכונות.
  • רשימת נושאים לשיחה עם האנשים שאתם מתקשרים איתם רוב הזמן – הבוס, בן/בת הזוג וכו'. בכל פעם שאתם חושבים על נושא לשיחה, אתם יכולים להוסיף אותו לרשימה. בפעם הבאה שיש לכם פגישה עם אותו אדם, תוכלו לדון בכל הנושאים בפעם אחת, במקום להפריע לו שוב ושוב.

מה הקשר למחשבים ולטכנולוגיה?

שאלה מצוינת. כחובב טכנולוגיה המסתדר מצוין גם עם נייר ועט, אני מוצא את עצמי משתמש בטוב שבכל אחד מהעולמות הללו, ולפעמים סתם במה שזמין באותו הרגע.

אני ממשתמשי Outlook, והרשימות שלי מתרכזות בסופו של דבר בצורת משימות בתיקיית המשימות שבתיבה שלי. לכל משימה יש כותרת, ואפשר להצמיד לה תאריך יעד, תזכורות, פירוט והערות, ואפילו לשלוח אותה לאנשים אחרים, במקרה שהם אמורים לבצע את המשימה (מי רוצה לערוך קניות מחר?).

משימות הקבועות בזמן – פגישות עם אנשים, פעילויות חוזרות כמו הגיבוי השבועי ודברים דומים – אני ממקם בלוח השנה, בלוויית תזכורת מתאימה. הוסיפו לכך את תיבת הדואר, ותקבלו סביבת עבודה שמכילה את כל הדרוש – מקום אחד המרכז את כל מה שאני צריך לעשות. סנכרון של Outlook עם תוכנה מקבילה בטלפון מאפשר לי לקחת את כל הרשימות הללו אתי לכל מקום, ואפילו לעדכן אותן ולסנכרן בחזרה אל המחשב שלי. משתמשי ג'ימייל ותוכנות אחרות יכולים ליצור לעצמם סביבת עבודה דומה.

לעשות דברים

את הרעיון לכתוב הכל לא המצאתי בעצמי. קדמו לי רבים וטובים. הנה מקור מהמאה ה-19 – קבלו ציטוט ישיר מתוך הספר "פלא יועץ", העוסק במוסר ומטפטף מדי פעם עצות כלליות לחיים:

שירשם בכתב ישר ויבטא בשפתים יום ליום יביע אמר, יזכר בפה ואל ישכח בלב… כי ראיה מביאה לידי זכירה, ובלבד שיזכר לרשם את הכל בכתב.

אם תרשו לי לחזור למאה הנוכחית, אספר לכם על ספר בשם Getting Things Done, או בקיצור GTD, מאת דייוויד אלן, המתווה דרך פעולה שעוזרת לי גם היום לזכור הכל ולהשתמש בצורה יעילה בזמן שלי. על הספר, ועל הרעיונות הנוספים שבו, אכתוב מאמרים נוספים בעתיד.

ועכשיו תסלחו לי, אני צריך להוסיף לעצמי תזכורת לכתוב את המאמרים הללו.

2 thoughts on “לא לשכוח”

  1. Assaf, you should check out OneNote, it's an even better way of Getting Things Done. It seamlessly integrates with Outlook, and is even more complete – enables searching and tagging that relly complete the GTD cycle.

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *