אוג 212014
 

במאמרים הקודמים התמקדנו ביכולות השוואת המסמכים של Word, מעבד התמלילים הפופולרי. במאמר זה נתמקד בגליון האלקטרוני הנפוץ בעולם: Excel.

השוואת גליונות, הגרסה ההיסטורית

עד שנת 2010, ל-Excel היתה יכולת מינימלית להשוות מסמכים, שהתמצתה במעקב אחר שינויים בלבד. אם ברשותכם Excel 2010 (או 2007), גשו לרצועת הכלים ובחרו בסקירה. לחצו על עקוב אחר שינויים, ואז בסימון שינויים.

עקוב אחר שינויים - Excel 2010

עקוב אחר שינויים – Excel 2010

בחלון שנפתח, ודאו שתיבת הסימון עקוב אחר שינויים בעת עריכה מסומנת ולחצו על הכפתור אישור. כל תא שיעודכן מעתה והלאה במסמך יסומן; מעבר של העכבר מעל התא יציג חלון קטן המתאר את העדכון שבוצע – מחיקה, הוספת טקסט או שינוי התוכן (מיקרוסופט עדיין צריכה לעבוד על הצגת העברית מימין לשמאל…).

הצגת שינויים - Excel 2010

הצגת שינויים – Excel 2010

הרעיון דומה למעקב אחר שינויים שמציעה Word, אך מוגבל יותר מתחינת התצוגה. אם לא די בכך, הוא מאפשר השוואה רק לאחר הפעלת התכונה מראש – לא ניתן להשוות בין שני מסמכים באופן אקראי.

השוואת גליונות – הדור הבא

למזלנו, בשנת 2013 הכל השתנה, עם צאת חבילת Office 2013. אפשרות המעקב אחר שינויים ב-Excel קיימת בדיוק כמו בעבר, אבל עכשיו יש לכם גם אפשרות לבצע השוואה נוחה יותר, כמו ב-Word: השוואה ויזואלית, ללא צורך בהגדרת מעקב מראש. כלי ההשוואה אינו חלק מובנה מ-Excel; תמצאו אותו בתפריט התחל, בשם Spreadsheet Compare 2013.

Spreadsheet Compare 2013

Spreadsheet Compare 2013

לפני שאתם מפעילים אותו, קחו נשימה עמוקה: הוא כל-כך מקיף ויסודי עד שהוא נראה יותר כמו תא טייס מאשר תוכנה לבני תמותה. כמו כן, אם אתם רגילים לתפריטים בעברית בתוכנות Office שלכם, תבחינו די מהר בעובדה שכלי השוואת הגליונות עדיין לא עבר גיור – הכל מופיע באנגלית צחה. לחצו על Compare Files למעלה משמאל ובחרו בשני מסמכי Excel. הנה, לדוגמה, דו"ח שעות ראשוני, כולל סכום השעות:

גליון 1

גליון 1

ולצדו דיווח מעודכן, הכולל הדגשת הכותרת, הוספת כותרות לעמודות, שינוי מבנה התאריך, עדכון אחת השורות והוספת שורה חדשה:

גליון 2

גליון 1

תוצאת ההשוואה (זוכרים לא להיכנס לפאניקה?) היא:

תוצאת ההשוואה (לחצו להגדלת התמונה)

תוצאת ההשוואה (לחצו להגדלת התמונה)

אם ננשום עמוק, נגלה שתא הטייס לא מסובך כל-כך: בחלקו העליון של המסך מוצגים שני הגליונות זה לצד זה, כשההבדלים ביניהם מסומנים בצבעים שונים. בחלק התחתון משמאל מופיע המקרא: תאים המכילים ערכים מוקלדים שונים צבועים בירוק (לדוגמה, תאים A1 ו-B7). שינויים בנוסחאות מסומנים בסגול (סכום השעות), ותאים בהם שונה העיצוב בלבד מסומנים בירוק כהה (התאריכים בעמודה A).

פירוט נוסף מצפה לנו באמצע החלק התחתון של המסך: עבור כל תא שונה, נקבל את מיקומו, את תוכנו בכל אחת מהגרסאות, את סוג השינוי (לדוגמה: תוכן התא שונה/נוסף/עוצב מחדש) ופרטים נוספים. אם לא די לכם בכך, תוכלו לעבור לפינה הימנית, בה ימתין לכם גרף המציג את סוגי השינויים (אצלנו בדוגמה ניתן לראות שעיצובי תאים לוקחים, ובגדול).

אני בטוח שמשתמשי Excel "כבדים" רבים ממלמלים ברגע זה ממש תודה חרישית לאנשי הפיתוח במיקרוסופט על הנס הקטן (נראה אתכם בודקים שינוי במסמך בן מספר עמודים ומאות אלפי תאים – זוהי מנת חוקם של משתמשים רבים!). שמחתי לעזור!

במאמר הבא בנושא נרחיב את מבטנו ונשווה בין תיקיות שלמות.

  4 תגובות to “יש מה להשוות – חלק ג': Excel”

Comments (3) Pingbacks (1)
  1. הי אסף
    הגעתי לאתר המקסים שלך במקרה ומאוד התרשמתי !!
    היפה במחשבים שתמיד לומדים דברים חדשים ומכיוון שגם לי יש אתר בנושא אקסל uniquetech.biz ואני שמח לקבל תגובות , החלטתי לרשום לך תודה על המאמר המתאר את הכלי המצויין להשוואה Spreadsheet Compare 2013., שלא ידעתי על קיומו, שמשווה שני חוברות עבודה אקסל 2013.
    שאפו! וכמובן נרשמתי לעידכונים.

    שיהיה לך שבוע מקסים !

    שלומי

  2. נהנתי מאד לקרוא את המאמרים, נח, ברור וחשוב.

    אשמח לדעת האם יש כלי להשוואה בתוך מסמך אקסל וכך לדוג':
    א ב ג ד מחיר
    123 123 987 987 17
    123 1 987 987 17

    125 125 985 985 16
    125 125 985 6 16

    127 127 983 983 80
    127 127 983 983 60

    אני צריכה השוואה אוטומטית שתבדוק לי שהנתונים בכל עמודה זהים בכל 2 שורות עוקבות.
    ותדגיש לי את השינויים, אם ישנם.

    אשמח להנות מידיעותיך!

  3. שלום רשל,

    ניתן לבצע את ההשוואה שאת מעוניינת בה באמצעות כפתור עיצוב מותנה (Conditional Formatting), המאפשר לצבוע תאים לפי הערכים שלהם, לדוגמה אדום אם הם שונים מהתא שמתחתם. אם את צריכה עזרה נוספת, את מוזמנת לפנות אלי!

 יש לך מה לומר?

ניתן להשתמש בתגי HTML הבאים: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

(חובה)

(חובה)