יש מה להשוות – חלק ב'

במאמר הקודם סקרנו מספר אפשרויות מובנות ב-Word להשוואת מסמכים, ובסופו הבטחתי לספר לכם על האפשרות החזקה ביותר בפעם הבאה. מאחר שהבטחות צריך לקיים, לפניכם אופן ההשוואה השלישי של Word: מעקב אחר שינויים.

התרחיש

כמעט כל אחד התנסה בתרחיש הבא: אני כותב מסמך, שולח אותו באימייל ומקבל בחזרה את המסמך ששלחתי, בתוספת תיקונים, תוספות, הערות והגהות. אני עורך שוב את המסמך, שולח אותו שוב, ומקבל מסמך מתוקן נוסף.

חלקנו מתנסים בכך מדי פעם. עבור אחרים, זוהי צורת העבודה הסטנדרטית. לדוגמה: עורכי-דין מנסחים מסמכים משפטיים ושולחים אותם ללקוחות; הלקוחות מוסיפים פרטים, שואלים שאלות ומעירים הערות בגוף המסמך; עורכי-הדין עוברים על המסמך, מנסחים מחדש, מוחקים וכותבים ומתקנים, וכך הופכות אט-אט טיוטות למסמכים רשמיים.

מעבד התמלילים Word כולל תכונה חשובה, שהופכת את המעקב אחר שינויים במסמכים מחליפי ידיים למשחק ילדים. כל מה שאתם צריכים זה להורות ל-Word לעקוב אחר שינויים במסמך, והוא כבר יציג בפניכם את כל המידע הדרוש.

הביצוע

אחרי שכתבתם גרסה ראשונית של המסמך שלכם, ורגע לפני שאתם מתחילים את סבב המשלוחים והעריכות, גשו לרצועת הכלים סקירה ולחצו על עקוב אחר שינויים. זה הכל! מכאן והלאה זו העבודה של Word, והוא כבר זקף אוזניים והחל לעקוב.

לפני
לפני
אחרי
אחרי

 

 

 

 

מעכשיו, כל דבר שתוסיפו, תמחקו, תערכו או תשנו – כולל שינויי גופנים וכותרות – יסומן. תוכלו גם להוסיף הערות, ו-Word יציין את שמכם לידן. אם תתנו למישהו אחר לערוך את המסמך שלכם, גם השינויים שלו יסומנו – אבל בצבע אחר, כדי שתוכלו להבדיל בקלות בין השינויים של כל אחד מהעורכים.

אפשר לקבל דוגמה?

בוודאי! הנה המסמך הראשוני שכתבתי:

הגרסה הראשונה של המסמך (לחצו להגדלת התמונה)
הגרסה הראשונה של המסמך (לחצו להגדלת התמונה)

שמרתי אותו, הפעלתי את המעקב אחר השינויים, ואז שלחתי למישהו בשם Assaf. המשתמש השני שינה את מספר הטיוטה ל-2 במקום 1, עיצב את השורה הראשונה ככותרת וגם הוסיף שורה משלו. כך זה נראה:

הגרסה השניה של המסמך (לחצו להגדלת התמונה)
הגרסה השניה של המסמך (לחצו להגדלת התמונה)

לאחר שסיים, שלח אלי המשתמש את המסמך הערוך. איתרתי על נקלה את השינויים שלו – כולם סומנו באדום עמוק – ואז שיניתי את הניסוח במספר מקומות, וכמובן שעדכנתי את מספר הגרסה ל-3. לסיום, העליתי הצעה להדגיש את המלים "מעקב אחר שינויים" באמצעות הערה שהוספתי. Word סימן את כל השינויים שלי בשמי (אסף) והשתמש בצבע תכלת, כך:

הגרסה השלישית של המסמך (לחצו להגדלת התמונה)
הגרסה השלישית של המסמך (לחצו להגדלת התמונה)

מה עכשיו? אפשר לעבור על כל הערה ולהתייחס אליה; אפשר לעבור על כל שינוי ולאשר או לדחות אותו בעזרת קליק-ימני על הטקסט המסומן; ואפשר גם להתעלם בינתיים ולבקש מ-Word להציג את הגרסה הנוכחית של המסמך, תוך שהוא מסתיר את השינויים שבוצעו מאחורי הקלעים. כך זה ייראה (שימו לב לבחירה באפשרות ללא סימונים ליד הכפתור עקוב אחר שינויים):

הצגת המסמך ללא סימונים (לחצו להגדלת התמונה)
הצגת המסמך ללא סימונים (לחצו להגדלת התמונה)

זוהי אחת התכונות השימושיות ביותר עבור כל מי ששולח ומקבל גרסאות של מסמכים, והיא קיימת ב-Word מימים ימימה.

במאמר הבא נעבור ל-Excel ונראה איך משווים טורי מספרים.

 

2 thoughts on “יש מה להשוות – חלק ב'”

  1. היי,
    יש לי שאלה בקשר לסימון עקוב אחר שינויים בגרסאות אופיס שונות.
    יש לי אופיס 2010 ולמשתמש נוסף יש אופיס 2013, כאשר לשנינו מוגדר אותו שם משתמש כך שכלפי גורמים אחרים השינויים שלנו נראים כאילו בוצעו על ידי אדם אחד – ככה אנחנו רוצים שזה יראה וזה בסדר.

    אבל כשאחד מאיתנו מנסה לבצע שינויים על גבי השינויים שהשני ביצע הסימונים מופיעים כאילו ביצע אותם משתמש זר – למשל הוספתי משפט והמשתמש השני מחק חלק ממנו – יופיע סימון של מחיקה של אותו חלק מהמשפט אלא אם כן נאשר את המחיקה ידנית (וכך זה יראה גם אצל הגורם החיצוני אליו נוציא את המסמך).
    האם יש דרך לפתור את זה? האם זה נובע מהתנגשות בגרסאות אופיס? או שיש צורך פשוט בשינוי הגדרות?
    תודה

  2. שלום הילה (וסליחה על העיכוב הנוראי…),

    כשאת כותבת, מוסיפה, מוחקת ומשנה בתוך המסמך, Word מזהה זאת ומסמן כל שינוי מהמסמך המקורי. לאחר ששמרת את המסמך וסגרת אותו, Word מחליט שיש בידיו גרסה חדשה, ולכן בפעם הבאה שתפתחי את המסמך הוא יתחיל לסמן כל שינוי שלך מהגרסה האחרונה, למרות שמדובר באותו אדם. אני משער שלאחר שאת מבצעת את השינויים, את שומרת את המסמך, סוגרת אותו ומניחה לשותפך לעריכה לפתוח אותו ולערוך – ולכן Word מסמן את השינויים החדשים.

    לגבי תיקון ה"בעיה": מאחר שאין כאן בעיה אמיתית, אלא להיפך – שירות ש-Word נותן, אין דרך לגרום ל-Word לתת רק חצי שירות (ככל הידוע לי).

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *