המחברת הבלתי-נגמרת

בתגובה למאמר לא לשכוח, הוכיח אותי קורא ותיק של האתר על שזנחתי את OneNote (סליחה, שבתאי!). למעשה, הוא רק הזכיר לי שהתוכנה קיימת, ואני הייתי זה שנתן לי על הראש – איך יכולתי לשכוח את המחברת הבלתי-נגמרת?

כך אני מתייחס ל-OneNote, אחת מהתוכנות השימושיות של חבילת Office של מיקרוסופט מאז 2003: מחברת עם מספר אינסופי של עמודים, כשכל עמוד ניתן להארכה ככל הנדרש. למעשה, OneNote מעוצבת כאוגדן שיכול להכיל כמה מחברות שתרצו. לכל מחברת ניתן להוסיף מקטעים (תת-מחברת), וכל מקטע מכיל עמודים – כמה שתרצו, כמה ארוכים שתרצו. הנה כך:

מחברות, מקטעים ועמודים ב-OneNote (לחצו להגדלת התמונה)
מחברות, מקטעים ועמודים ב-OneNote (לחצו להגדלת התמונה)

בצילום המסך ניתן לראות את רשימת המחברות מצד ימין – מחברת בנושא אתרי אינטרנט, המחברת הפתוחה כרגע בנושא הדרכה ועוד. מחברת ההדרכה מחולקת למקטעים הצבעוניים המופיעים מעל לעמודים: שפות תכנות, שימוש במחשב ועוד. מקטע השימוש במחשב מכיל מספר עמודים, כגון “הדרכות מותאמות אישית” ו”שימוש בסיסי ב-Windows”. הוא פתוח בעמוד “הדרכות מותאמות אישית”, ותוכן העמוד נראה מצד שמאל. שימו לב לעמוד “שימוש בסיסי ב-Office”, המכיל תתי-עמודים – כותרותיהם מוכנסות מעט שמאלה.

מלבד טקסט, ניתן “להדביק” לעמודים מסמכים שלמים כקבצים, או רק את תוכנם של מסמכים; תמונות ותרשימים; ואם יש לכם מסך מגע, עם או בלי חרט (stylus, עט-המגע המיועד לכתיבה על מסכים מיוחדים), תוכלו לכתוב על-פני הדף הבלתי-נגמר, לשרטט נוסחאות או תרשימים, או סתם לקשקש.

מה אפשר לעשות עם מחברות

מה אפשר לעשות עם שפע העמודים הללו? הכל (חוץ ממטוסי נייר, בעצם). בעיקר, אפשר לראות בהם את מקומן הטבעי של כל הרשימות שאינן שייכות לקטגוריה ברורה כמו מסמכים, טורי מספרים או מצגות. רשימת המחברות שלי ושל אנשים אחרים שאני מכיר כוללת מתכונים, הוראות הפעלה מיוחדות, תוכניות לפרויקטים עסקיים וביתיים, וגם “רשימות בדיקה” (התרגום הלא-מי-יודע-מה לביטוי checklist) – רשימה של פריטים שצריכים להילקח או צעדים שצריכים להיעשות באופן קבוע במקרה מסוים. לדוגמה, אני מחזיק ברשימה כזו עבור טיולים: מכנסיים, חולצה לכל יום, סנדלי טיולים, נעלי טיולים, קרם הגנה וכו’, ואפילו רשימה קצרה לבוקר הטיול עצמו, הכוללת פריטים שאי-אפשר לארוז קודם לכן, כמו מברשת ומשחת שיניים או טלפון נייד. לפני כל טיול, אני צריך רק לעבור על הרשימה ולוודא שלקחתי הכל – אין צורך לחשוב בכל פעם מחדש מה עוד צריך לקחת ומה שכחתי הפעם.

חיפוש ושילוב

זיהוי טקסט והעתקתו (לחצו להגדלת התמונה)
זיהוי טקסט והעתקתו (לחצו להגדלת התמונה)

שתיים מהתכונות החשובות ביותר של OneNote, מבחינתי, הן החיפוש במחברות והשילוב (אינטגרציה) עם Outlook. החיפוש מזכיר את זה של Outlook: ניתן לבצע חיפוש של מלים בכל רחבי המחברות, מתוך תוכנת OneNote עצמה או אפילו ישירות מתפריט התחל (האינדקס של OneNote מקושר לשירות החיפוש של Windows). הדובדבן שבקצפת הוא יכולת החיפוש בטקסטים שאינם מוקלדים: אם הדבקתם במחברת תמונה המכילה טקסט כלשהו באנגלית (ובעוד מספר שפות – עברית עדיין אינה נתמכת), OneNote תמצא את הטקסט הזה. הדבר נכון גם לגבי כתיבה בחרט, עם זיהוי כתב-יד לא רע בכלל (שוב באנגלית). ואם כבר דיברנו על זיהוי טקסט – אתם יכולים ללחוץ על תמונה ולבקש מ-OneNote לסרוק ולהעתיק את הטקסט שזיהתה אל לוח העריכה (clipboard) של Windows, משם תוכלו להעתיק אותו לכל מקום שתרצו. כאמור, טכנולוגיית הזיהוי אינה תומכת בשפה העברית, אבל אני ממשיך לקוות שיום אחד האנשים הטובים במיקרוסופט יתעוררו ויפשילו שרוולים…

קישור משימות בין Outlook ל-OneNote (לחצו להגדלת התמונה)
קישור משימות בין Outlook ל-OneNote (לחצו להגדלת התמונה)

השילוב עם Outlook קיים מיומה הראשון של OneNote. במסגרת השילוב, ניתן לסמן שורות במחברות כמשימות, ואלו יסונכרנו עם Outlook ויהפכו למשימות שם. עדכונים וסימון שהמשימות בוצעו ב-Outlook ישפיעו על המשימות הללו ב-OneNote. בתמונה מימין, ניתן לראות כיצד נוכל ליצור משימות Outlook מתוך OneNote, כולל קביעת תאריכי היעד שלהן (שיסומנו בגוונים שונים). בתמונה למטה תוכלו לראות את המשימות שנוספו ל-Outlook.

משימות שנוצרו ב-OneNote, כפי שהן מוצגות ב-Outlook
משימות שנוצרו ב-OneNote, כפי שהן מוצגות ב-Outlook

ויש עוד (אם רק תרצו)

וזהו רק קצה הקרחון: עוד לא דיברנו על הקלטת אודיו ווידאו – לדוגמה, בזמן ישיבה או פגישה חשובה – ועל היכולת לסנכרן בין ההקלטות הללו לדברים שכתבנו באותו הזמן; על יכולות החיפוש בתוך ההקלטות הללו (עדיין באנגלית בלבד); על סימון שורות באמצעות אייקונים שונים שיסמלו דברים שונים – רואים את תיבות הסימון בתמונה למעלה מימין? אפשר לסמן או לרוקן אותן, וזו רק אחת מהאפשרויות לסימון פריטים במחברות; על האפשרות לשמור מחברות “בענן” האינטרנט ולהשתמש בהן גם מטלפונים חכמים; ועל עוד תכונות שימושיות הנחבאות בתוכנה.

מה שיפה ב-OneNote הוא היכולת להתחיל להשתמש בה באופן מיידי כמחברת, עם או בלי להכיר את כל היכולות המיוחדות שלה. ובתור כלי עזר לזכירה ולשמירה של מידע, שבתאי צודק לגמרי – אין כמוה.

2 תגובות בנושא “המחברת הבלתי-נגמרת”

  1. Assaf, Cheers!

    Aside from the cross notebook search capabilities, tagging is one really neat and useful feature. A great checklist feature, where you can check off things you’ve done/completed, and even a list generator from items that have been tagged! Not to mention the ability to create a customlist from all the items tagged and not checked off yet. Extremely useful. The only drawback about tags is that you can not migrate custom tags between machines in a user friendly manner.

    Always fun reading your pages, keep them coming,
    Shabtai

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *