גיבוי, לשם שינוי

זה קרה לכולנו: פתאום חסר לנו משהו – מסמך, תמונה או אימייל. חשוב, או אולי סתם מעניין. בגלל שהמחשב קרס, או נגנב, או חטף קצר חשמלי. לפעמים אנחנו שמים לב לחסרון שניה אחרי שמחקנו את הקובץ (או איש הקשר, או התכתובת), אבל כבר מאוחר מדי. איך שומרים על הנתונים שלנו כדי שלא יאבדו?

גיבוי הוא שמירת עותק של מידע על-מנת לוודא את זמינות המידע בשעת הצורך. במאמרים הבאים נראה איך שומרים על המידע ואיך יוצרים עותקים שלו. נתכנן את היקף הגיבוי, סוגיו ותדירותו. תוך כדי כך, נדבר על כלים (תוכנות) שיעזרו לנו במשימה.

שמירה על המידע

אם יש לנו מידע על המחשב – בצורת קבצים, תיקיות, אימיילים או תזכורות – כדאי לנו לשמור עליו, מי יודע מתי נזדקק לו. צעד ראשון בשמירה על מידע הוא לא למחוק אותו בטעות. כשאתם מוחקים קובץ, ודאו שהקובץ המסומן הוא אכן זה שרציתם למחוק ולא הקובץ שמעליו או מתחתיו.

גם אם אתם בטוחים במחיקה, שמרו על קו הגנה: קבצים שמחקנו ב-Windows ייכנסו לסל המיחזור; אימיילים ושאר פריטים שמחקנו ב-Outlook יועברו כצעד ראשון לתיקיית הפריטים שנמחקו. ניתן לדלג על צעדי הביניים הללו, באמצעות הגדרות או לחיצה על מקש Shift בזמן המחיקה, אבל לא כדאי: קווי ההגנה הללו הוקמו עבורנו, וכדאי לנו לנצל אותם. לדוגמה, אפשר להציג את הקבצים בסל המיחזור לפי תאריכים, ואז למחוק רק את הקבצים שהעברנו לשם לפני שבוע ויותר. בדרך זו, סל המיחזור יאחסן עבורנו את כל הקבצים שמחקנו למשך שבוע, ובזמן הזה נוכל להתחרט. אני עצמי משאיר את הקבצים בסל המיחזור במשך חודש, וכבר היו מקרים בהם הדבר הוכיח את עצמו – קבצים שמחקתי כי חשבתי שלא אצטרך הוכחו כנחוצים, וכל מה שהיה עלי לעשות הוא לשחזר אותם מסל המיחזור. השחזור הוציא את הקבצים הללו מהסל ומיקם אותם בחזרה במקומם המקורי.

כדי לוודא שהקצבים שאנחנו מוחקים עוברים דרך סל המיחזור ולא נמחקים לגמרי, נלחץ על כפתור העכבר הימני מעל הסל ונבחר במאפיינים. נקבל חלון ובו האפשרות לקבוע את גודלו של סל המיחזור (כדי שהדיסק שלנו לא ייסתם מקבצים מחוקים) או לבטלו כליל. נוודא שהאפשרות לא להעביר קבצים לסל אינה פעילה, ואם אנחנו רוצים להיות בטוחים לגמרי בכל מחיקה – נוכל לבקש מהמחשב לוודא איתנו כל מחיקת קובץ באמצעות תיבת דו-שיח (החלון השואל אותנו האם אנחנו בטוחים שברצוננו להעביר את הקובץ אל סל המיחזור).

מאפייני סל המיחזור
מאפייני סל המיחזור

סל המיחזור של Outlook

באופן דומה לשמירת הקבצים המחוקים, אני משאיר את האימיילים, אנשי הקשר והפגישות שמחקתי ב-Outlook בתיקיית הפריטים שנמחקו למשך חודש. סידור זה מאפשר לי לנקות את התיקיות – לדוגמה, לא להשאיר אימיילים ישנים בתיבת הדואר הנכנס רק כי אולי אצטרך אותם – אבל עדיין להיות מסוגל למצוא ולקרוא את המידע אם אצטרך אותו בזמן הקרוב. מנסיוני, חודש הוא זמן מספיק והותר, ולמעשה הפריטים ששחזרתי היו בדרך-כלל בני שבוע או שבועיים לכל היותר. אתם, כמובן, מוזמנים לקבוע את מרווח הזמן שלכם בעצמכם.

אינני שוכח את התיקיות האחרות ב-Outlook: לכל תיקיה ניתן ליצור כללי תיוק, שיגדירו כמה זמן יישארו פריטים בתיקיה ולאן הם יועברו בתום הזמן הזה. כדי להגדיר את הכללים הללו, יש ללחוץ עם הכפתור הימני של העכבר על התיקיה, ובתפריט לבחור במאפיינים. בחלון שנפתח, נלחץ על ארכיון אוטומטי (או AutoArchive, אם התוכנה שלנו דוברת אנגלית). כך זה ייראה:

ארכיון אוטומטי
ארכיון אוטומטי

בתיקיית לוח השנה, לדוגמה, אני מעוניין לשמור אירועים למשך שלושה חודשים, כדי שאוכל לזכור איפה הייתי ומה עשיתי. לכן יצרתי עבורה כללי ארכיון אוטומטי, המוחקים באופן אוטומטי את האירועים הישנים יותר. מאחר שהפריטים שיימחקו לאחר שלושה חודשים יהיו ישנים מאוד, אני לא מעביר אותם לתיקיית הפריטים שנמחקו, אלא מורה למחשב למחוק אותם לצמיתות.

לפני שהפעלתי את הארכיון האוטומטי בפעם הראשונה, יצרתי הגדרות בסיסיות עבור מערכת הארכיון האוטומטי. לשם כך, לחצתי על הלשונית קובץ, בחרתי באפשרויות ובלשונית מתקדם, ובסעיף ארכיון אוטומטי לחצתי על הכפתור הגדרות ארכיון אוטומטי.

אפשרויות ארכיון אוטומטי
אפשרויות ארכיון אוטומטי

בחלון שנפתח, בחרתי להורות ל-Outlook לסרוק את התיקיות בכל יום ולמחוק פריטים ישנים. הגדרת אפשרויות הארכיון נעשית פעם אחת, ותהיה תקפה לכל התיקיות שאגדיר בעתיד.

השלב הבא

לאחר שווידאנו שהקבצים והפריטים היום-יומיים שלנו בטוחים יותר מאובדן, נעבור לגיבוי עצמו. במאמר הבא נדון בסוגי הגיבוי ובשיקולים שינחו אותנו בבחירת הסוגים המתאימים לנו.

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *